3 طرق مجربة وصحيحة لتنظيم أعمالك الصغيرة

إن تنظيم العمل ينطوي على أكثر بكثير من مجرد تكديس رزم الأوراق وإزالة الغبار من الفوضى الموجودة على مكتبك. التنظيم ينطوي على إنشاء أنظمة وإجراءات لجميع أجزاء مختلفة من عملك. هذا لديه القدرة على مساعدتك على أن تصبح أكثر إنتاجية ومربحة. تتضمن الأفكار أدناه بعض أفضل الطرق التي يمكنك أن تصبح أكثر تنظيماً في أعمالك الصغيرة. جرب واحدة للتحسين البطيء والمتواصل أو وضع خطة لدمج عملية تنظيمية جديدة كل شهر في عملك هذا العام.

  • 01 - السيطرة على الأوراق والوثائق

    سنبدأ بالورقة لأن هذا هو أكبر فوضى في التنظيم بالنسبة لمعظمنا. ماذا تفعل بالوثائق بعد اتخاذ إجراء بشأنها؟ كيف تقوم بتخزين الأوراق للرجوع إليها مستقبلاً؟ إذا لم يكن لديك نظام لحفظ الملفات و / أو نظام أرشفة رقمي ، فقد حان الوقت لبناء نظام. ابدأ بإلقاء نظرة على الأوراق التي وضعتها. جعل كومة الاحتفاظ وكومة كومة ، ثم أجاد أو إعادة تدوير جميع الأوراق والمجلات والنشرات الإخبارية والبطاقات والملاحظات وغيرها التي جعلت إلى كومة الثانية. إذا لم تكن متأكداً من أين تبدأ ، اقرأ هذه المقالة من Staples التي تعطي مخلصة شاملة على المستندات التي يجب عليك الاحتفاظ بها ، والباقي هي لعبة عادلة للقطعة.

    الآن وبعد أن أصبحت لديك فكرة أفضل عن نوع المستندات التي تعمل بها ، فقد حان الوقت لإنشاء نظام ملفات المكتب أو تحسينه. وضعت سوزان وارد معا دليلا مفيدا لإنشاء نظام إدارة الوثائق التي يمكن أن تساعدك على إنشاء أو تحسين عملية الورقة الخاصة بك وتنظيمها.

    إذا قررت أن الوقت قد حان للبدء في التحرك نحو المكتب اللاورقي ( اقرأ هذه الإيجابيات والسلبيات أولاً ) ، فيمكنك البدء بالمسح الضوئي وإيصالات الإيصالات الخاصة بك ، باستخدام خدمات الفواتير والدفع عبر الإنترنت مثل FreshBooks ، والانتقال إلى برنامج التوقيع الرقمي مثل DocuSign واستخدام السحابة للنسخ الاحتياطي للبيانات والأرشفة. إذا قمت بجمع بطاقات العمل في المناسبات خلال العام ، فقد يكون من المفيد أيضًا الاستثمار في ماسحة بطاقات الأعمال حتى تتمكن من رقمنة معلومات الاتصال على الفور والتخلص من البطاقات الورقية.

  • 02 - استخدم أدوات الإنتاجية الصحيحة

    لدينا جميع التطبيقات والأدوات المفضلة التي نستخدمها كل يوم ، على الرغم من أن بعضها قد يكون أكثر فائدة من الآخرين. في الواقع ، بالنسبة إلى كل تطبيق تحسين الإنتاجية الذي تستخدمه ، أراهن أن هناك تطبيقًا آخر ليس مناسبًا تمامًا ، ولكنك تستمر في استخدامه لأنه كنت تستخدمه لفترة طويلة وكنت معتادًا عليه. ولهذا السبب ، من المهم جدًا - على الأقل مرة واحدة سنويًا - تقييم التطبيقات والأدوات التي تستخدمها في عملك الصغير وتحديد ما إذا كانت لا تزال تلبي احتياجاتك. هذا هو أيضا وقت كبير للنظر إذا كان لديك بعض الثغرات والعثور على الأدوات المناسبة لملئها. وفيما يلي بعض أهم المجالات التي يجد فيها العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة أدوات إنتاجية مفيدة. من المفترض أن يمنحك ذلك نقطة بداية ثابتة للحصول على أدوات الإنتاجية التي نظمتها هذا العام:
    • إدارة الاتصال. من تعقب عملائك إلى تذكر الأشخاص الذين تلتقي بهم أثناء الاتصال ، يحتاج كل صاحب عمل صغير إلى نظام لإدارة معلومات الاتصال. يمكنك اختيار نظام شامل لإدارة علاقات العملاء (CRM) مثل Salesforce ، أو للإدارة ذات النطاق الأصغر ، يمكنك إعداد تطبيق جهات الاتصال الحالية للعمل من أجل عملك.
    • الاجتماعات والتواصل. سواء قمت بإجراء الاجتماعات وجهًا لوجه أو عبر الهاتف أو عبر خدمات الدردشة المرئية ، فهناك طريقة لجعل العملية أكثر تنظيماً. يمكنك استخدام خدمة مثل Do لجعل اجتماعاتك أكثر تنظيماً - قبل وأثناء وبعد.
    • المحاسبة ومسك الدفاتر. يمكنك تنظيم وتبسيط طريقة تسديد الفاتورة وسداد المدفوعات وإدارة التدفق النقدي باستخدام أدوات مثل Quickbooks Online و Xero و Wave.
    • السفر وتتبع النفقات. يمكنك استخدام تطبيقات مثل Expedia و TripAdvisor لجعل خطط السفر أسهل. بعد ذلك ، عندما تكون على الطريق ، تساعدك تطبيقات مثل Expensify في تتبع النفقات وإعداد التقارير عندما تصل إلى المنزل أكثر تنظيمًا.
    • إدارة وسائل الاعلام الاجتماعية. نعلم جميعًا كم من الوقت يمكن أن يضيع على وسائل التواصل الاجتماعي إذا كنت لا تقترب منه بطريقة منظمة ومنهجية. هذا هو السبب في أن أدوات مثل Hootsuite و Buffer يمكن أن تكون لا تقدر بثمن بالنسبة لأصحاب الأعمال الصغيرة.
    • إدارة البريد الإلكتروني. إذا كنت تستخدم Gmail في نشاطك التجاري الصغير ، فستتمكن من الوصول إلى عدد قليل جدًا من إضافات Google التي يمكنها تنظيم البريد الوارد بسرعة. إذا كنت تستخدم تطبيقًا آخر للبريد الإلكتروني ، فحاول استخدام SaneBox للتصفية التلقائية والتذكير والمزيد.
    • ادارة مشروع. سيساعدك تطبيق إدارة المشروع الجيد على تتبع المهام ومشاركة الملفات والتعاون مع زملائك في الفريق في مكان واحد ، ويمكن أن يكون أحد أفضل الأدوات التي يمكنك استخدامها لتنظيم عملك. جرب Basecamp أو Asana لحلول إدارة المشاريع المتكاملة.

    الإنتاجية عملية شخصية للغاية وستكون التطبيقات التي تحتاج إليها محددة للعمل الذي تقوم به والطريقة التي تميل إلى العمل بها. خصص بعض الوقت لاستكشاف احتياجاتك قبل دمج أداة جديدة في العملية. قد لا تحتاج إلى ما تشائين. للحصول على المزيد من إلهام أدوات الإنتاجية ، اقرأ هذه المقالة مع 101 من تطبيقات إنتاجية الشركات الصغيرة واستكشف هذه التطبيقات الـ 27 التي توفر الوقت .

  • 03 - احصل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك المنظم

    هذا أمر كبير لأي مالك أعمال صغير يقوم بالجزء الأكبر من عمله على الكمبيوتر. من المحتمل أنك تعلم أن الأمر لا يستغرق وقتًا طويلاً حتى يصبح سطح مكتبك مزدحمًا بالرموز ، ومجلد التنزيلات الخاص بك للحصول على الكثير من المستندات المسماة بشكل غريب أنه من المستحيل العثور على أي شيء ، أو صندوق الوارد للبريد الإلكتروني الخاص بك حتى تخرج عن نطاق السيطرة التي تبدأ بها أعتقد أنه من الممكن أن ينفجر ليس هذا فقط أمر مرعب لإنتاجيتك ، ولكنه يمكن أن يبطئ أداء الكمبيوتر بشكل كبير.

    إليك قائمة بالأشياء التي يمكنك القيام بها الآن لتنشيط جهاز الكمبيوتر الخاص بك والعودة إلى شكل العمل:

    • تنظيف سطح المكتب الخاص بك. هناك طريقتان يمكنك اتباعهما هنا ، وكل ذلك يعتمد على أسلوب عملك وكيفية استخدامك للكمبيوتر. يمكنك التخلص من كل شيء من سطح المكتب الخاص بك باستثناء سلة المهملات (تذكر أن رموز التطبيق على سطح المكتب هي مجرد اختصارات - كل التطبيقات الفعلية الخاصة بك عادة ما تكون موجودة في مجلد التطبيقات الخاصة بك). أو يمكنك إضافة بعض الاختصارات إلى التطبيقات والملفات الأكثر استخدامًا. أميل إلى أن أخطئ نحو الخيار الأول ، كما هو مبسط قدر الإمكان ، ولكن في كثير من الأحيان باستخدام سطح المكتب لسهولة الوصول إلى الملفات التي أعمل عليها حاليًا. ثم أقوم بنقلهم إلى منزلهم الدائم بمجرد انتهائي.
    • انشاء نظام الايداع الرقمي. عندما تتحدث عن منح مستنداتك مكانًا دائمًا ، يمكنك إنشاء نظام حفظ ملفات يجعل ذلك منطقيًا لك بحيث يمكنك العثور على المستندات التي تحتاجها عند الحاجة إليها. يقدم هذا الدليل إلى تنظيم الملفات والمجلدات عددًا من النصائح الممتازة لمساعدتك على البدء.
    • تحديث البرنامج. إذا تم ضبط جهاز الكمبيوتر الخاص بك على تثبيت تحديثات النظام ونظام التشغيل تلقائيًا ، فهذا أمر رائع. إذا كانت عملية يدوية بالنسبة لك ، فيجب عليك التحقق من التحديثات كل شهرين على الأقل حيث أن العديد منها يتضمن تصحيحات أمان. ثم ، مرة في السنة ، راجع الإصدارات الحالية من البرنامج الذي تستخدمه واتخذ القرار إذا كان وقته للترقية.
    • المسح بحثًا عن الفيروسات ومشكلات الأداء. بغض النظر عن نوع الكمبيوتر لديك ، يمكن أن يحصل جميعهم على فيروسات أو برامج ضارة (نعم ، حتى أجهزة Mac!). إذا كان لديك جهاز كمبيوتر يستند إلى Windows ، ستساعدك تلميحات صيانة الكمبيوتر الشخصي هذه من PCWorld على الحفاظ على جهاز الكمبيوتر الخاص بك سليمًا ويعمل بسلاسة.
    • تحقق من سلامة النسخ الاحتياطي للبيانات الخاصة بك. أنت تقوم بعمل نسخ احتياطية لبياناتك ، أليس كذلك؟ إذا لم يكن كذلك ، تخطي كل شيء آخر في الوقت الحالي وقم بذلك أولاً. يمكنك استخدام خدمة النسخ الاحتياطي للبيانات المستندة إلى Cloud مثل Carbonite أو Backblaze أو CrashPlan أو يمكنك استخدام محرك أقراص ثابت خارجي تقوم بتوصيله بالكمبيوتر (أفعل كليهما). باستخدام أي من الخيارين ، قم بتكوين الخدمة أو محرك الأقراص لإجراء نسخ احتياطي تلقائي متواصل حتى لا تضطر إلى القيام بأي شيء يدويًا. بعد ذلك ، مرة أو مرتين في السنة ، انتقل إلى خدمة النسخ الاحتياطي أو محرك الأقراص وتأكد من أن كل شيء موجود ويمكن الوصول إليه إذا احتجت لسحب نسخ إلى جهاز الكمبيوتر المحلي.
    • جادل البريد الوارد الخاص بك. العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة لديهم علاقة حب كراهية مع صندوق البريد الإلكتروني الخاص بهم. إنهم يحبون ذلك لأنها أداة اتصال عالية الإنتاجية وفعالة ؛ ومع ذلك يكرهون ذلك لأنه يمكن أن يخرج بسرعة عن السيطرة مما يسبب ضغوط لا لزوم لها . هناك أشياء يمكنك القيام بها للحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك ، مثل استخدام الأتمتة ، وتبسيط ما تتلقاه على أساس يومي ، والحد من عدد المرات التي تتحقق فيها من البريد الإلكتروني خلال يومك. اقرأ هذه المقالة لنصائح إدارة البريد الإلكتروني التي ستجعل بريدك الوارد أداة إنتاجية قوية وليس وقتًا ممتعًا.

    ستساعدك النصائح الواردة أعلاه في جعل عملك الصغير أكثر تنظيماً على الفور ، ولكن تذكر كيف يمكن أن تخرج الأمور عن نطاق السيطرة. قم بإقران هذه الأنشطة بقرار لإجراء مراجعة سريعة وسهلة لأوراقك وأدوات الإنتاجية وحالة الكمبيوتر بضع مرات في الشهر حتى يمكنك البقاء منظمًا وتمنع الأشياء من الوصول إلى مستويات هائلة من الفوضى.