الحصول على ملفاتك المانحة في النظام
متى تعرف متى جاء ذلك الوقت ، ثم ماذا تفعل؟ قدم العديد من المهنيين غير الربحيين هذه الإجابات عندما طلبت منهم إكمال هذه الجملة: "أدركت أن الوقت قد حان للحصول على نظام جديد لإدارة الجهات المانحة عندما ..."
- لم نتمكن من الإبلاغ عن البيانات بالطرق التي نحتاجها.
- أكل الكلب بطاقات الفهرسة الخاصة بي.
- كنت أرغب في معرفة أشياء عن المتبرعين ، واستغرق الأمر وقتًا سخيفًا من وقت الموظفين للعثور على الإجابة.
- ترك "النظام" الأخير في رأسه.
- كان الشخص الوحيد الذي لديه فكرة عن كيفية استخدام النظام (قاعدة بيانات قديمة) يتقاعد.
- تحطم جهاز كمبيوتر متطوع ، وفقدنا كل شيء.
هل هذه الأسباب صحيحة لمؤسستك غير الربحية؟
ومع ذلك ، فإن القرار بأنك بحاجة إلى نظام جديد هو الجزء السهل. هناك عالم من المعلومات المربكة حول الأنظمة المنافسة هناك ، ولا توجد طريقة سهلة لوضعها معًا.
التفت إلى "تقارير المستهلك" للتكنولوجيا غير الربحية للعثور على الإجابات. تعد Idealware منظمة غير ربحية تساعد المنظمات غير الربحية الأخرى في اتخاذ قرارات البرامج الذكية عن طريق إجراء أبحاث غير منحازة ثم ترجمتها إلى تقارير ومقالات وتدريب يسهل فهمه.
وتقترح أندريا بيري ، مديرة الشراكات والتعليم في Idealware ، اتخاذ هذه الخطوات لاختيار نظام جديد لإدارة الجهات المانحة.
معرفة ما إذا كنت حقا بحاجة إلى نظام جديد.
يقول Berry للبدء في تقييم سبب عدم إعجابك بنظامك. قد لا تكون المشكلة هي ما تعتقده ، وليس من السهل تبديل البرامج. يستغرق الأمر بعض الوقت والجهد والمال.
وقال بيري: "لا يوجد نظام رصاصة فضية ، لذا تأكد من أن نظامك الحالي غير ملائم حقًا.
على سبيل المثال ، قد تحتاج فقط إلى معرفة المزيد عن النظام لديك ، بدلاً من التبديل بشكل كامل إلى نظام جديد تمامًا. "
خذ الوقت لتحديد ما هي المشكلة حقا. يمكن أن يكون واحدا من التالي؟
- تحتاج إلى مزيد من التدريب. ربما يحتوي النظام الحالي الخاص بك على ميزات لا تفهمها أو تعرف كيفية استخدامها. اسأل البائع عما إذا كان هناك خيارات تدريبية ، مثل مقاطع الفيديو أو الموارد عبر الإنترنت ، التي يمكنك الوصول إليها.
- أنت في حاجة لمزيد من الدعم. ما هي خيارات الدعم لنظامك الحالي؟ هل هناك دعم متاح وبأسعار معقولة؟ هل يفهم البائع مشكلاتك ويحاول مساعدتها ، أم هل يتحدثون معك؟ هل لديهم حل لمشكلتك الخاصة؟
- أنت لا تفهم جميع إمكانات نظامك الحالي. هل تعرف حقا على يقين من أنها لا تفعل ما تريد؟ هل هناك وثائق متاحة؟ يعمل بعض الموردين بجد لتقديم المزيد من المساعدة مثل مقاطع الفيديو والمنتديات حيث يمكنك طرح الأسئلة والأدب المكتوب لغير التقنيين.
- نظامك ضعيف جدًا أو قوي جدًا. يعد تحديد حجم نظام لعملياتك وميزانيتك خطوة حاسمة.
- نظامك مكلف للغاية. هل تدفع مقابل وظائف أكثر مما تحتاج؟ يقول بيري: "عندما نتحدث إلى بائع ، تذكر أن هذا بيع ... الطبيعة هي" البيع. " سيساعدك فهم احتياجاتك على عدم تشتيت الانتباه من "متلازمة الكائن اللامع".
- نظامك غير محدث. ربما يفقد نظامك ميزات جديدة. ضع في اعتبارك أنه يجب تحديثها بشكل تلقائي إما تلقائيًا أو بنفسك أو من خلال مورّدك. فقط كن على وعي بكيفية تحديث نظامك.
- لم يعد البائع يدعم النظام الخاص بك. يقول بيري إن هذا الأمر ليس شائعًا ولكن يحدث ، خاصةً إذا تم شراء بائع أصغر بواسطة بائع أكبر.
توفر Idealware كتابًا ، دليل للمستهلكين لأنظمة إدارة منخفضة التكلفة من المانحين يساعدك في إرشادك خلال عملية التقييم الذاتي هذه.
التعرف على فريق من أصحاب المصلحة.
لذا قررت التبديل. ما التالي؟
وقال بيري: "ما نراه طوال الوقت هو مدير التطوير الذي يقرر الحصول على نظام جديد ولكن لا يتشاور مع قسم التسويق ، أو المدير التنفيذي ، أو المنسق المتطوع ، وجميعهم سوف يستخدمون النظام".
من المستحسن استشارة كل من سيستخدم النظام. عندما تقوم بتجميع الأفكار التي تحتاجها ، دع كل شخص لديه رأي. تأكد من تمثيل كل من سيستعمل النظام أو يتأثر به. يجب أن يكون شخص ما في قسم الهدايا الكبرى حاضراً بالتأكيد كما ينبغي على الفرد الذي يرأس جهود جمع التبرعات.
فهم العمليات الحالية الخاصة بك.
قم بعمل قائمة مفصلة بعمليات جمع التبرعات وقم بتوحيدها وتقييم كل ما تفعله بقواعد بياناتك. اسأل منظمتك:
- لماذا نفعل ذلك بهذه الطريقة؟
- هل علينا أن نواصل القيام بهذه الأمور بهذه الطريقة؟
وقال بيري: "إن التوحيد يعطيك المرونة في اختيار نظام ... فالأنظمة الأقل تكلفة لا تتحمل المرونة الكبيرة ، لذا كلما قلت" الشذوذات "كلما كان ذلك أفضل. ابحث عن أفضل الممارسات في هذا المجال وتجنب الإجراءات الفريدة."
القضاء على التكرار قبل أن تستثمر. كم مرة تدخل عنوانًا ، على سبيل المثال؟ لا تحمل التكتيكات الغريبة التي انتشرت على مر السنين وبدلاً من ذلك ركز على ما تحتاجه مؤسستك حاليًا.
على سبيل المثال ، سترغب في تعيين معيار لإدخال رقم الهاتف. سوف تسجل الأرقام باسم (555) 555-5555 أو 555-555-5555؟ هذه كلها تفاصيل أساسية للتفكير.
اعطِ الأولوية لقائمة رغباتك .
اجمع كل الأشخاص الذين سيستخدمون النظام أو الذين سيحصلون على تقارير منه. قم بعصف ذهني لكل شيء قد ترغب فيه ، ثم قم بتصنيف هذه الميزات. تحديد ما تحتاجه على الإطلاق ، بدونه النظام غير ذي جدوى. سيؤدي ذلك أولاً إلى منعك من الذهاب إلى مستوى التعقيد الذي يمكن أن يدمر ميزانيتك.
توصي Berry بإنشاء قائمة من ثلاثة مستويات:
- ماذا تحتاج أو غير ذلك النظام غير مجدية؟
- ما الذي سيكون من اللطيف الحصول عليه ولكن ليس صفقة؟
- ماذا تريد إذا لم يكن المال خيارًا؟
تتضمن الميزات الشائعة غالبًا ما يلي:
- تتبع مشاركة المانح
- الحقول والملاحظات المخصصة
- زراعة المانحين
- قدرات الجدولة
- تقارير عن الاتجاهات الشعبية
- إدارة العضوية
مكافأة: ألقِ نظرة على دليل Salsa إلى CRMs لتحديد الميزات المناسبة لمؤسستك.
هل البحث الخاص بك.
استخدم Idealware. لقد قاموا بالبحث اللازم لك. قامت تقارير Idealware بتضييق المجال ، واخترت الأنظمة التي تعد أنظمة إدارة مخصصة للمانحين ، ثم سحبت الأنظمة العشرة الأولى وقدمت قائمة بالميزات.
تحقق من دليل المستهلك لأنظمة إدارة منخفضة التكلفة المانحة.
باستخدام التقرير ، قم بعمل قائمة مختصرة من ثلاثة أو أربعة أنظمة قابلة للتطبيق.
جدولة عروض البائعين.
سوف يأتي إليك بعض البائعين ، أو يمكنك الذهاب إليهم. ولكن يتم بث العديد من العروض التوضيحية عبر الإنترنت بمساعدة أداة مشاركة ويب. في بعض الأحيان يمكنك حتى تنزيل نسخة تجريبية.
تأكد من استخدام أمثلة حقيقية لمعرفة كيف يعمل كل نظام لاحتياجاتك. وهناك مساعدة كبيرة هي ستة نصائح لإيدلويور لإبحار التجريبي البائع.
رتب الأنظمة مقابل قائمة أمنياتك - تناسب الاحتياجات الأساسية والتكلفة المرتفعة مقابل التكلفة المعقولة - واختر النظام المناسب لك.
قد تتمكن من شراء نظامك الجديد باستخدام بطاقة الائتمان عبر الإنترنت ، ولكن قد يكون للأنظمة الأكبر عقدًا يجب معالجته وتوقيعه.
يقول بيري: "في بعض الأحيان يمكنك البدء في استخدام نظامك الجديد على الفور ، في حين أن الأنظمة الأخرى تحتاج إلى أن تكون مخصصة. إن DonorPerfect Online معروفة بتخصيص النظام قبل البدء ، في حين أن الأنظمة الأخرى ، مثل GiftWorks ، سهلة الاستخدام من قبل بعض الأنظمة ستحتاج إلى خبير استشاري ليتم إعدادها. "
ضع في اعتبارك أنك ستستخدم إدارة علاقات العملاء الخاصة بك لتحسين علاقات المانحين ، ولكن يمكنك استخدامها أيضًا لتعزيز استراتيجيات جمع التبرعات أيضًا.
دان كويرك هو مدير التسويق في شركة سالا لابز ، شركة برمجيات جمع التبرعات الرائدة للمنظمات غير الربحية التي تركز على النمو. يساعد تركيز Dan على التسويق على إنشاء المحتوى وتحسين التحويل وتكنولوجيا التسويق الحديثة على تدريب فرق التطوير غير الربحية على أفضل الممارسات لجمع التبرعات الرقمية.