لا مجرد تتبع وقتك. إدارة ذلك!
ثم يتوقفون عن فعل ذلك لأنهم لم يدركوا أي تغييرات إيجابية. بالتأكيد ، لقد أزالوا بعض الأحداث وأعطوا الأولوية لبعضهم البعض. لكنهم لم يدبروا أي شيء لقد أعادوا ترتيبها في نهاية يومهم لا يزالون محيرون ومحبون.
لكن تتبع كيفية قضاء وقتك ليس إدارة الوقت. تدور إدارة الوقت حول إجراء تغييرات على الطريقة التي تقضي بها وقتك.
للحصول على إدارة فعالة للوقت ، يجب عليك تطبيق نظام إدارة الوقت الذي يساعدك في معرفة أين يمكن إجراء التغييرات ويجب القيام بها ... مما يعني أن الخطوة الأولى لإدارة الوقت هي تحليل كيفية قضاء وقتك حتى تتمكن من تحديد ما هي التغييرات التي تريد القيام بها.
تصنيف لإدارة الوقت الفعال
كيف تدير الوقت بالفعل؟ السر هو في الفئات. انظر إلى التقويم الخاص بك للغد. من المحتمل أنها مليئة بالأحداث والأنشطة التي تأمل في تحقيقها. أثناء العمل أو بعد ذلك ، ستقوم بتعبئة المساحات الفارغة بتفاصيل حول ما قمت به بالفعل.
في نهاية اليوم ، انظر إلى القائمة وقم بتسمية كل مهمة و / أو حدث بأحد الفئات التالية. كم من الوقت خلال يوم عملك قضيت بالفعل:
1) إطفاء الحرائق. مكالمة هاتفية غير متوقعة. تقرير ضروري للاجتماع الذي كان يجب طباعته بالأمس. ملف مفقود يجب أن يكون على مكتبك . كم من يومك تم إنفاقه فعليًا في وضع الأزمة؟ بالنسبة لمعظم الناس ، هذه فئة سلبية تستنزف طاقتها وتتداخل مع إنتاجيتها.
مساعدة في تنظيم الملفات
كيفية إعداد نظام إدارة الوثائق
10 نصائح لتنظيم الملفات الإلكترونية
2) التعامل مع الانقطاعات. من المحتمل أن تتصدر المكالمات الهاتفية والأشخاص الذين ينزلون من مكتبك القائمة عند تعيين أحداث لهذه الفئة. مرة أخرى ، بالنسبة لمعظم الناس ، هذه فئة سلبية لأنها تتداخل مع الإنتاجية (وفي بعض الأحيان تقتل).
مساعدة في التعامل مع الانقطاعات
التعامل مع المكالمات الهاتفية الواردة
البقاء على الجدول الزمني عند العمل
إدارة الأعمال المنزلية الناجحة مع الأطفال
3) القيام بالمهام المزمعة. هذا هو الاستخدام الأكثر استخدامًا للوقت أثناء يوم العمل. أنت تتحكم وتحقق ما تنوي إنجازه. يمكن أن تشمل المهام المخططة المكالمات الهاتفية ، والاجتماعات مع الموظفين ، وحتى الرد على البريد الإلكتروني - إذا كانت هذه المهام قد وضعت على جدول أعمالك.
4) العمل دون انقطاع. قد لا تعمل على مهمة كنت قد خططت للقيام بها ، ولكنك ستنجح في إنجاز شيء ما ، وبالنسبة لمعظم الناس ، يعد هذا أسلوب عمل إيجابيًا وإنتاجيًا للغاية .
5) التوقف دون انقطاع. تلك الأوقات خلال يوم العمل التي يتم استخدامها لإعادة تنشيط وإعادة تجميع. قد يتم احتساب الغداء أو العطلة الصباحية في حالة عدم انقطاعها.
إذا كنت محظوظًا بما يكفي للعمل مع شركة تقدم تسهيلات عمل في الموقع أو غرف غفوة (فورتشن) ، فسيعد ذلك أيضًا. يحتاج الجميع إلى قدر معين من التوقف غير المتقطع في يومهم ليكونوا منتجين خلال وقت العمل.
أسبوع من ماضيك هو مفتاح المستقبل
الآن بعد أن فهمت فئات نظام إدارة الوقت هذا ، فقد حان الوقت لاستخدامها لتحليل أسبوع العمل "المعتاد". باستخدام أي نظام تقويم تستخدمه لسرد المواعيد والأنشطة في حياتك اليومية ، ارجع وحدد أسبوعًا عاديًا حديثًا. راجع إدخالات كل يوم عمل وقم بتصنيفها وفقًا لفئات إدارة الوقت المذكورة أعلاه إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل. سيؤدي الاحتفاظ بإجمالي كلي في أسفل كل يوم إلى تسهيل معرفة كيفية قضاء وقت عملك كل يوم.
الآن لديك البيانات التي تحتاج إليها لإجراء تغييرات على الطريقة التي تقضي بها وقتك في العمل. هل تقضي الكثير من الوقت في إطفاء الحرائق؟ ثم تحتاج إلى إجراء التغييرات التنظيمية أو المادية لمنع أو تأجيل هذه الأزمات المستمرة. قم بتنظيف وإعادة تنظيم مكتبك ، على سبيل المثال ، حتى تتمكن من العثور على الملفات التي تحتاجها بسهولة ، ووضع روتين لوضع الملفات التي تحتاجها لليوم التالي على مكتبك قبل المغادرة لهذا اليوم.
عدم الحصول على ما يكفي من التوقف دون انقطاع أثناء يوم العمل الخاص بك؟ ثم تحتاج إلى جدول زمني لك . على سبيل المثال ، توقف عن تناول طعام الغداء في مكتبك وغادر المبنى فعليًا لوقت الغداء المحدد.
من خلال تطبيق فئات العمل الخاصة بإدارة الوقت ، وإجراء التغييرات التي تحتاجها لإنفاق المزيد من وقتك خلال يوم عملك في الفئات الإيجابية ووقت أقل في الفئات السلبية ، ستتمكن حقًا من إدارة وقتك بفعالية - وتحقيق الهدف الحقيقي لإدارة الوقت ، ليشعر على نحو أفضل.