إنه في الأساس المؤتمر قبل المؤتمر.
بالنسبة لأولئك الذين قد لا يخططون لعقد اجتماعات متكررة ، قد يبدو اجتماع ما قبل الاجتماع غير مريح أو محرج في البداية لأنه قد يتضمن مصطلحات أو لغة جديدة ، مثل "حدث استئناف" أو "أمر حدث مأدبة".
ما الذي يجب أن يتوقعه مخططو الأحداث من الاشتراك المسبق؟
ما قبل الاشتراك هو اجتماع يعقد مع موردي الحدث والموردين حيث من المقرر عقد الحدث أو البرنامج. يتم الاحتفاظ به عادة قبل يوم واحد أو يومين من الحدث الفعلي ويختلف عن المشي الذي يحدث في يوم الحدث.
قد يربط بعض الأشخاص اجتماعات ما قبل المؤتمر بالتخطيط للمؤتمرات الكبرى والمؤتمرات والاجتماعات وبرامج الحوافز. ومع ذلك ، من الشائع أيضًا عقد اجتماع ما قبل المؤتمر للندوات والمناسبات الخاصة الأخرى.
ما المتوقع خلال اجتماع ما قبل اجتماع
يتيح اجتماع ما قبل المؤتمر لمخطط الحدث فرصة لمراجعة جميع الخدمات اللوجستية النهائية لبرنامج معين مع فريق إدارة الموردين المشاركين في البرنامج.
عادة ، يتم تنسيق اجتماع ما قبل المؤتمر وتحديد موعده من قبل مدير خدمات المؤتمرات بالمكان. سوف يقوم هو أو هي بدعوة المديرين من مختلف المجالات التي تشارك في الحدث لمراجعة الخدمات اللوجستية لدورهم الخاص لحدث ما.
هذا هو الوقت المناسب للاجتماع أو مخطط الحدث لإقامة علاقة مع جميع المعنيين.
خلال فترة ما قبل الاشتراك ، من المناسب أن يبرز مخطط الحدث بعض الأهداف الرئيسية للحدث ، بما في ذلك معلومات مهمة حول المنظمة التي تستضيف الحدث ، والرسائل الرئيسية التي يتم نقلها في الحدث ، وكبار الشخصيات المهمة.
ما قبل الاشتراك هو الوقت المناسب لمراجعة استئناف الحدث
يُعرف أيضًا استئناف الحدث بمواصفات الحدث. ويشمل جميع المعلومات ذات الصلة حول برنامج أو حدث ، بما في ذلك تفاصيل حول البرنامج نفسه. قد تتضمن هذه العناصر بعض أو كل ما يلي: التواريخ ، الأوقات ، جهات الاتصال ، ملفات تعريف الحضور ، جهات اتصال الطوارئ ، الأغذية والمشروبات ، النقل ، معلومات الشحن ، الفواتير ، الصوت / البصرية ، وغيرها من الاحتياجات الخاصة.
سيراجع كل مدير قسم فهمه للحدث ، بما في ذلك التفاصيل ذات الصلة وإجراءات التشغيل المعتادة. كما سيراجعون أيضًا فهمهم لعقد الحدث والمعلومات التي شاركوها سابقًا في طلبات حدث المأدبة.
يجب أن يتذكر مخططي الاجتماعات والفعاليات طرح أسئلة مفصلة تتعلق بمواصفات الحدث خلال هذا الوقت ، مثل مستويات التوظيف وأسماء جهات الاتصال الرئيسية خلال الحدث الفعلي من جميع المناطق الممثلة. قد تشمل العناصر الأساسية للمناقشة قبل المؤتمر مراجعة ما يلي:
- متطلبات الطعام والشراب
- متطلبات قائمة غرف النزلاء (إذا كان ذلك مناسبًا)
- معرض المعرض التجاري والمتطلبات
- غرفة الاجتماعات والمتطلبات مساحة المعرض التجاري (خطط الكلمة)
- المتطلبات الفنية ، مثل الكهرباء والاتصالات السلكية واللاسلكية
- تفاصيل حول وضع اللافتات
هذا هو الوقت المثالي لإجراء أي تغييرات في اللحظة الأخيرة. على الرغم من أنها قد لا تحبه دائمًا ، إلا أن معظم الموردين والموردين يتوقعون تغييرات معقولة (وغير معقولة). وبالطبع ، إذا تمت جدولة مرحلة ما قبل الاشتراك في وقت يتم فيه الإعداد ، ففكر في إجراء فحص مبكر للغرفة للتأكد من أن كل شيء يعمل بسلاسة.