نصائح الرد على الهاتف للفوز الأعمال
1) الرد على جميع المكالمات الهاتفية الواردة قبل الحلقة الثالثة.
2) عندما تجيب على الهاتف ، كن دافئًا ومتحمسًا ومهنيًا .
أحيانًا يكون صوتك على الهاتف هو الانطباع الوحيد لشركتك الذي سيحصل عليه المتصل.
3) عند الرد على الهاتف ، رحب بالمتصلين بشكل مهذب وتعرف على نفسك ومؤسستك على الفور. قل ، على سبيل المثال ، "صباح الخير. تقنيات السرو. سوزان تتحدث. كيف يمكنني مساعدتك؟" لا ينبغي لأحد أن يتساءل عما إذا كانوا قد وصلوا إلى مثل هذه الأعمال.
4) أعلن بوضوح ، حافظ على حجم صوتك معتدلاً ، وتحدث ببطء ووضوح عند الرد على الهاتف حتى يتمكن المتصل من فهمك بسهولة.
(سوف يعلمك مكاني المجاني للتحدث عبر الإنترنت على كيفية التحدث بشكل احترافي).
5) التحكم في لغتك عند الرد على الهاتف. لا تستخدم اللغة العامية أو الكلمات الطنانة . بدلاً من قول "حسنًا" أو "لا مشكلة" ، على سبيل المثال ، قل "بالتأكيد" أو "جيد جدًا" أو "حسنًا". إذا كنت شخصًا يستخدم حشوًا عندما تتحدث ، مثل "uh huh" أو "um" أو عبارات مثل "like" أو "you know" ، فعليك تدريب نفسك بحرص على عدم استخدامها عند التحدث على الهاتف .
( تعرف على المزيد حول مشكلة الكلام الخاصة باستخدام الحشو وكيفية حل المشكلة .)
6) قم بتدريب صوتك ومفرداتك لتكون إيجابيًا عند الرد على الهاتف ، حتى في يوم "منخفض". على سبيل المثال ، بدلاً من قول "لا أعرف" ، قل "دعني أعرف ذلك عنك".
7) خذ رسائل هاتفية بشكل كامل ودقيق.
إذا كان هناك شيء لا تفهمه أو لا تستطيع تهجئته ، مثل اسم العائلة ، اطلب من المتصل أن يكررها أو تهجئها لك. ثم تأكد من وصول الرسالة إلى المستلم المقصود.
8) أجب على جميع المكالمات الهاتفية خلال يوم عمل واحد. لا أستطيع أن أؤكد على هذا واحد بما فيه الكفاية. تذكر الطيور في وقت مبكر؟ يمكن للمتصل المبكر الحصول على العقد ، والبيع ، والمشكلة التي تم حلها ... وتعزيز الانطباع الإيجابي لنشاطك التجاري الذي ترغب في تداوله. هناك أشياء قليلة تزعج المتصلين الذين يحاولون الوصول إلى عملك أكثر من المكالمات غير المستعصية.
9) اسأل المتصل دائمًا إذا كان من الأفضل تعليقه عند الرد على الهاتف ، وعدم ترك الأشخاص قيد الانتظار. قم بتوصيل المتصلين بتقارير مرحلية كل 30 إلى 45 ثانية. قدم لهم اختيارات إن أمكن ، مثل "ما زال هذا الخط مشغولاً. هل ستستمر في الاحتفاظ بك أم يجب عليك الاتصال بك مرة أخرى؟"
10) لا تستخدم هاتف مكبر صوت ما لم يكن ذلك ضروريًا تمامًا. تمنح هواتف المتحدث المتصل الانطباع بأنك لا تركز بشكل كامل على مكالمته ، وتجعله يعتقد أن مكالمته ليست خاصة. الوقت الوحيد لاستخدام هاتف مكبر الصوت هو عندما تحتاج إلى أكثر من شخص واحد للمشاركة في المحادثة في نهايتك. اسأل المتصل إذا كنت قد تضعه على سماعة الهاتف قبل أن تفعل ذلك.
11) إذا كنت تستخدم البريد الصوتي أو جهاز الرد الآلي للإجابة على المكالمات عندما لا يمكنك ذلك ، تأكد من أن لديك رسالة مهنية مسجلة ، وهذا هو الشيء نفسه كطرف رقم 3 ، ويعطي المتصلين أي معلومات أخرى ذات صلة قبل أن يسجل رسائلهم. قم بتحديث رسالة البريد الصوتي الخاصة بك حسب الحاجة. على سبيل المثال ، إذا كان نشاطك التجاري مغلقًا لقضاء عطلة ، فحدّث رسالة البريد الصوتي لتقول ذلك وقول موعد إعادة فتح نشاطك التجاري.
12) قم بتدريب جميع الأشخاص الذين يجيبون على الهاتف للإجابة بنفس الطريقة ، بما في ذلك أفراد العائلة الآخرين إذا كنت تدير عملًا منزليًا . تحقق من كيفية الرد على هاتف نشاطك التجاري من خلال الاتصال بالإنترنت ومعرفة ما إذا كان يتم الرد على الهاتف بطريقة احترافية. إذا لم يجتاز الاختبار ، فانتقل إلى قائمة "كيفية الرد على الهاتف" معهم للتأكد من أن كل شخص في عملك يعرف كيفية الرد على المكالمات الهاتفية بشكل صحيح.
أنظر أيضا:
نصائح لإدارة الوقت للمكالمات الهاتفية الواردة
10 طرق للحصول على كلمة إيجابية من فمه لعملك
10 طرق منخفضة التكلفة لتعزيز عملك