حتى في الاقتصاد المتنامي ، يُنظر إلى نفقات السفر عدة مرات على أنها عالية للغاية بالنسبة لهذه الأنواع من الأحداث ، ويختار العديد من المحترفين ببساطة أن يختاروا دون ذلك.
على الرغم من هذا التحول ، لا تزال معظم الشركات والمنظمات ترى الأثر المهم للاجتماعات. في اقتصاد اليوم ، قد يعني استضافة الاجتماعات الناجحة تركيزًا على عقد اجتماعات محلية ومركزية تحقق تكاليف سفر أقل ، ولكن الأهم من ذلك أنها ستعني توظيف هذه النصائح العشر لزيادة الحضور في الاجتماعات.
جعل المكالمات تذكير
بعد إرسال الدعوات الأولية ، قم بتذكير ومتابعة المكالمات الهاتفية إلى أكبر عدد ممكن من المدعوين وتوسيع الدعوة الشخصية والتوصية بحضور الحدث. من الناحية التاريخية ، فإن المتابعة الهاتفية تزيد بشكل كبير من حضور اجتماعات العمل. تأكد من التحدث عن الحدث القادم في مناسبات الأعمال الأخرى. لا يزال بإمكان الحديث الشفوي أن يكون طريقة رائعة لخلق ضجة ، الأمر الذي يقودنا إلى الطرف التالي.
انشر الكلمة
نشر الأخبار حول الحدث الخاص بك في أي مكان وفي كل مكان ، بما في ذلك المنشورات المحلية ، والمنشورات الوطنية ، والمنشورات الأعضاء ، والمنشورات التجارية ، والنشرات الإخبارية الشخصية ، وأية أداة اتصال أخرى متاحة.
تأكد من التفكير في الأدوات التي تصل إلى جمهورك المستهدف.
الترويج عبر الإنترنت (موقع الشركة ، وسائل الإعلام الاجتماعية ، والبريد الإلكتروني)
نشر تفاصيل الحدث على موقع شركتك. قم بالترويج للحدث على مدونتك والنشرة الإخبارية الشهرية. نشر تفاصيل الأحداث على مواقع التواصل الاجتماعي حيث يكون جمهورك المستهدف نشطًا مثل LinkedIn و Facebook و Twitter.
شجع أعضاء منظمتك على القيام بنفس الشيء. اطلب منهم مشاركة رابط الحدث مع اتصالاتهم وأصدقائهم والمتابعين لهم. إذا كنت تشارك في منتديات الإنترنت ذات الصلة مثل منتديات الصناعة ، فقم بالترويج لحدثك داخل هذه المجتمعات.
دمج الدعوات في كل مكان
هناك طريقة أخرى لإيصال الرسالة إلى الضيوف المحتملين وهي التسلل الدعوات للانضمام إليك في الأحداث الخاصة بك في جميع طرق التواصل في مجال الأعمال. أضف سطرًا في توقيع بريدك الإلكتروني يحتوي على رابط إلى موقع ويب أو دعوة حدث مخصص. إذا كان لديك بريد صوتي أو رسالة تعليق عبر الإنترنت ، فتأكد من تضمين معلومات الحدث القادمة في رسالتك المسجلة.
استخدم شبكتك الاجتماعية وشبكتها
الشبكات الاجتماعية تدور حول تنمية مجموعة الأشخاص الذين تعتبرهم أصدقاء وعملاء وشركاء تجاريين ومعارف متخصصة. الحصول على الحضور الذي تبحث عنه أسهل عندما يتم تشجيع الحضور على إحضار ضيف أو علاقة عمل. ولا تفترض أن الأشخاص في شبكتك يعرفون بالفعل عن الحدث. لا يضر أبدا أن يمد يده ويذكرهم.
تضمين مكبر صوت الضيف من خلال السحب
يجب أن يكون هدف الاجتماع وموضوعه وموضوعه والمتحدثين الضيوف ذات صلة وجديدة وممتعة.
تتمثل إحدى الطرق الناجحة لزيادة الحضور في فعاليات العمل في جذب متحدثين محبوبين ، خاصة إذا كانوا يعملون في نفس المجال أو الصناعة ذات الصلة. يجب عليك أيضا النظر في الحصول على msee الذي سيكون تفاعلي ومسلية.
اختر موقع الحدث العظيم
اختر حدثًا جديدًا ومكانًا مثيرًا للحدث. سواء كان السحب الكبير هو المدينة المختارة أو المكان نفسه ، فمن المرجح أن يحضر الناس حدثًا مناسبًا ويوفر فرصة للاستمتاع بجو رائع. تأكد من أن الحدث في موقع مناسب لحضور الضيوف وأنظر في وسائل الراحة الأخرى مثل وقوف السيارات أو وسائل النقل العام إلى المكان.
الحصول على الإبداع
الهدف هو جعل حدث فريدًا. عرض أنشطة جديدة استخدام تنسيق تفاعلي جديد أثناء العرض التقديمي ؛ ابذل جهدًا لتكون أصليًا.
كن على علم بجدول أعمالك. لا تستخدم الهدايا التقليدية في النهاية عندما يكون الحضور على استعداد للمغادرة. فكر في تضمين جلسة حول الابتكار تُشرك المشاركين من خلال التخطيط لمؤتمرك / حدثك القادم. سيكون للجلسة الممتعة والغنية بالمعلومات تأثير إيجابي على الحضور في الأحداث المستقبلية. قم بعقد جلسة عصف ذهني وارجع الأفكار إلى لجنة التخطيط الخاصة بك لحدث العام المقبل.
إرسال استطلاعات الرأي
سواء قمت بتضمين جلسة عصف ذهني أم لا ، قم بزيادة نجاحك في المستقبل عن طريق إرسال استطلاعات الرأي بعد الحدث. اسأل دائمًا عن اقتراحات الموضوعات المستقبلية وحتى النقد البناء لأن الحصول على هذه التعليقات مفيد جدًا لتخطيط الاجتماعات والأحداث المستقبلية.
على سبيل المثال ، بعض الناس يفضلون الحلقات الدراسية في الصباح ، وآخرون يفضلون البرامج في فترة ما بعد الظهر. البعض يحبون أيام الثلاثاء وآخرون مثل الخميس. في استطلاع الرأي الذي أجريته ، تعرّف على ما يحبه الحاضرون وكانوا يودون رؤيته في الحدث. المتابعة هي المفتاح لنجاح التسويق الخاص بك.
الاستماع والاستلام
من المهم دائمًا الاستماع إلى احتياجات المشاركين والحضور ، ولكن إذا طلبت الحصول على تعليقات ، تأكد من إظهار أنك تستمع. وكما يقول المثل القديم ، لدينا آذانان وفم واحد ، لذلك ينبغي أن نستمع إلى ضعف ما نتحدث. ضع في اعتبارك دائمًا أن الحضور في هذا الحدث يمكن أن يكون مرتبطًا بجودة الأحداث السابقة التي استضافتها. بناء سمعة للاستماع إلى احتياجات ضيوفك ورغباتهم وتلبية تلك الوعود.