قم بتهيئة رسالة عمل احترافية مع هذه النصائح
تنسيقات رسالة العمل المناسبة
خطابات الأعمال في الولايات المتحدة ، استخدم أربعة تنسيقات رسائل شائعة. تختلف الاختلافات بالنسبة للبلدان الأخرى مثل التاريخ يتكون في نمط آخر.
كافة تنسيقات رسائل العمل المناسبة مقبولة ، ولكن الكتلة أكثر شيوعًا.
تنسيق Letter Block: تنسيق رسالة الحظر الشائعة يتم تنسيقه مع كل النص الخاص بك مع تدفق الهامش الأيسر. تتضاعف الفقرات متباعدة وكل سطر سطر واحد متباعدة. تعتبر الهوامش إعدادًا قياسيًا لمعالج الكلمات بمقدار بوصة واحدة. (انظر صورة تنسيق Letter Block).
تنسيق Letter شبه الكتلة: بالنسبة للفدرة شبه ، فإن الفرق الوحيد بين الكتلة شبه والبديلة هو عكس ما إذا كان نص الجسم مبررًا لليسار ، يتم وضع مسافة بادئة للسطر الأول من كل فقرة.
تنسيق Letter Block البديلة: يقوم تنسيق letter block البديل بنقل عنوان الإرجاع والتاريخ والإغلاق والاسم والعنوان والتوقيع إلى الجانب الأيسر من الصفحة.
تنسيق Letter المبسط: يأخذ هذا التنسيق نفس خصائص حرف الكتلة مع استثناء واحد ، يتم حذف التحية أو التحية. إنه تنسيق مفيد عندما لا تعرف جنس المتلقي هو ذكر أو أنثى ، أو السيدة أو ملكة جمال.
أقسام رسالة العمل
- عنوان المرسل: إذا كان لديك ترويسة الشركة ، فيمكنك تخطي هذا القسم. ضمّن عنوان عملك بالكامل واسم العمل القانوني الصحيح. يمكنك أيضًا تضمين عنوان بريدك الإلكتروني أو رقم هاتفك إذا احتاجه المستلم.
- التاريخ: اتبع الشهر ، اليوم ، تنسيق السنة. اجعل تاريخك الحالي هو التاريخ البريدي الفعلي للرسالة.
- اسم وعنوان المتلقي: قم بتضمين الاسم الكامل وعنوان جهة الاتصال التي تقوم بإرسال الرسالة إليها. يمكن إضافة عنوان الشخص مع رقم الهاتف إذا لزم الأمر.
- تحية: لتحية استخدام اسم الشخص الرسمي وتنتهي بنقطتين لخطاب عملك.
- الموضوع: تفيد بوضوح أن موضوع الرسالة يساعدك ، المتلقي ، على معرفة سياق الرسالة.
- Body: يجب أن يبدأ نص الرسالة بمقدمة عامة حول من أنت والغرض من الرسالة. تضمين فقرات محددة توضح المشكلة أو المشكلة. أغلق الجسد مع عبارة تحث على اتخاذ إجراء. يجب أن تكون كل رسالة عمل قصيرة وموجزة مع الأخذ بعين الاعتبار الوقت المحدود للقارئ.
- الإغلاق: يمكنك هنا اختيار أي تنسيق رسمي مثل "مع أطيب التحيات" أو "مع خالص التقدير".
- التوقيع: قم بتسجيل اسمك كما هو في رسالتك. الاسم والعنوان: قم بتضمين الاسم الكامل والمسمى الوظيفي.
- يرفق و CC: إذا كنت ترسل مستندات إضافية تتضمن خطًا محاطًا وإذا كان شخصًا آخر يتلقى نسخة من الرسالة ، فيرجى تضمين cc. أو نسخة كربونية من المستقبل أو المستقبلات الأخرى.
يمكنك تبسيط العملية الكاملة لإنشاء حرف عمل منسق بشكل صحيح باستخدام برنامج معالجة الكلمات الخاص بك.
في Microsoft Word ، يمكنك استخدام معالج الحروف بالانتقال إلى وظيفة "أدوات" ، وتحديد "رسائل ومراسلات" والنقر فوق "معالج الرسالة". سيطالبك المعالج بكل حقل ويسمح لك باختيار تنسيق.
إن استخدام تنسيق خطاب الأعمال المناسب هو خطوة واحدة لجعل عملك أكثر احترافية. خذ الوقت الكافي لإضفاء الانطباع الصحيح على عملك.