كتابة جدول أعمال لرحلة حافزة أو ملاذ تنفيذي

كيفية إنتاج جدول أعمال اجتماع موجز

مخططو الأحداث هم المكلفون بإعداد جدول أعمال موجز ومفيد للاجتماعات والأحداث التي ينظمونها ، بما في ذلك جداول الأعمال الخاصة بمؤتمرات الشركات التي تستغرق أسبوعًا. وسواء أكان جدول الأعمال مدته يوم واحد من الاجتماعات لمديري الفروع أو أربعة أيام من تمارين بناء الفريق للموظفين الجدد ، تظل العناصر الأساسية كما هي.

نصائح لكتابة جدول الأعمال

إن كتابة جدول أعمال لحدث ما - وخاصة حدثًا يستغرق عدة أيام - أمر صعب أحيانًا نظرًا لأن جدول الأعمال (أو مسار الرحلة) يجب أن يكون موجزًا ​​مع توفير جميع المعلومات الضرورية.

بعد كل شيء ، سيكون معظم الحاضرين على دراية بالبرامج التي يتم تقديمها ولا يرغبون في الحصول على وثيقة شاملة لمعرفة أين يجب أن يكونوا ومتى. إنها وظيفتك كمخطط للأحداث لجعل حياة الحضور سهلة قدر الإمكان.

يجب أن تحتوي العناصر الأساسية لجدول الأعمال على المعلومات التالية:

• اسم وموقع الحدث.
• اليوم والوقت المحدد لكل حدث / نشاط إلى ربع ساعة.
• هذا النوع من الأحداث مثل الجلسة الإبداعية للعصف الذهني مقابل جلسة إستراتيجية لتحديد الأهداف مقابل النقاش مع قادة الفرق
• معلومات ذات صلة بالحدث ، مثل كيفية ارتداء الملابس في تجمع إذا كان الغداء أو العشاء أو حفلة الكوكتيل (على سبيل المثال ، الأعمال عارضة مقابل ربطة عنق سوداء)
• نصيحة: اسمح دائمًا للحاضرين بمعرفة مكان العثور على معلومات إضافية مثل الموقع الإلكتروني للمؤسسة المضيفة.

نموذج تنسيق جدول اجتماع

تحتوي معظم تنسيقات جدول الأعمال على قسم رأس في وسط الصفحة مع سطر واحد إلى ثلاثة أسطر مع اسم الحدث ، واسم المنظمة التي تستضيف الحدث وتاريخ بدء الحدث.

ثم يتم تنظيم جدول الأعمال في عمودين: يحتوي العمود الأيسر على التواريخ والأوقات. على الجانب الأيمن يوجد اسم الحدث مع تفاصيل حول النشاط.

يجب أن تكون الأجندة سهلة المتابعة ، وإذا كان حدثًا مدته يوم واحد ، فحاول الحصول على كل شيء في صفحة واحدة. تذكر أن مسار الرحلة العام هو أحد العناصر العديدة التي تم تكليفك بالتحضير لها مع مواد دعوة رسمية أخرى مثل الدعوات الإلكترونية والمطبوعة .

نظرًا لأن الحضور سيحصلون على أجزاء متعددة من مواد التواصل منك ، فسيكون هناك الكثير من الفرص لتقديم معلومات متعمقة في مستند آخر.