كيف ينظم مخططو الأحداث الناجحون

تعلم مفاتيح البقاء المنظمة

سواء كنت أحد مخططي أحداث الشركات أو شخص إداري ، تتطلب أساسيات تخطيط الأحداث أن تكون لديك مهارات تنظيمية وتواصلية ووثائقية قوية. وبغض النظر عن مستوى خبرتك ، يمكن حتى لعشاق الضيافة أن يمارس نشاطًا تجاريًا رائعًا مع القليل من الإبداع والكثير من التنظيم على طول الطريق. ولكن عندما يتعلق الأمر بالتخطيط للأحداث ، خاصة بالنسبة لمخططي الأحداث المزدحمة بأكثر من حدث واحد في كتبهم ، فإن البقاء منظمًا قد يكون عقبة أكبر مما يدركه معظم الناس.

كيف ينظم منظمو الحدث

المنظمة هي واحدة من المفاتيح العديدة للنجاح لمعظم مخططي الأحداث. لا يمكن أن يؤدي إتقان المهارات التنظيمية إلى إجهاد أقل فحسب ، بل يمكن أن يعزز أيضًا إبداعك كمخطط أحداث ، مما يسمح لك برؤية الصورة الأكبر والتفكير خارج الصندوق مع العلم أنه لديك مؤشر قوي على التفاصيل. فيما يلي بعض الطرق التي يبقي بها منظمو الأحداث الناجحين منظمين.

إنشاء Binder الأحداث

من المحتمل أن يكون إنشاء ملفات تخطيط الأحداث والفعاليات هو الطريقة الأكثر فاعلية للبقاء منظمين في تنظيم الندوات والمؤتمرات والدورات التدريبية الداخلية والاجتماعات التنفيذية وجميع أنواع الأحداث. في الوقت الذي ينتقل فيه العديد من مخططي الأحداث إلى المزيد من أدوات التنظيم الإلكترونية والرقمية ، يمكن للمجلدات الفعلية أن تكون بمثابة المكان الأكثر أهمية لتفاصيل الحدث والبرنامج. يمكن أن يمثل الاحتفاظ بنسخ مطبوعة من مستندات وملاحظات وتفاصيل أخرى منقذاً للحياة طوال فترة الحدث.

من الناحية المثالية ، ينبغي أن يكون لكل حدث و / أو برنامج رابط خاص به. استنادًا إلى مدى تعقيد الحدث ، يمكن أن يشتمل الموثق الخاص بك على عدة أقسام ، بما في ذلك:

• مسار / جدول الأعمال
• الاتصالات الرئيسية
• الحاضرين
• مجال الاتصالات
• انكماش
• طلبات حفلات الولائم
• وسائل الترفيه
• الإقامة / قائمة الغرف
• القادمون / المغادرون
• أنشطة

• الهدايا
• ميزانية
• متنوع

مع تحديث مؤشّر تخطيط الحدث بانتظام ، ستتمكن بسهولة من مشاركة المعلومات مع زملائك وزبائنك الداخليين ، حتى إذا لم يعطوك الكثير من الوقت للاستعداد.

استخدام برامج تخطيط الأحداث أو تخزين المستندات عبر الإنترنت

على الرغم من أن مجلدات الحدث الخاصة بك يجب أن تتضمن جميع التفاصيل الأكثر أهمية لكل حدث في نسخة ورقية ، فإن بقية ملاحظاتك المرجعية وأفكارك ومراسلاتك يجب أن تظل منظمة ومجتمعة. واليوم ، يستخدم العديد من مخططي الأحداث برنامجًا للتخطيط وإدارة الأحداث ، لكن الكثير من الأشخاص الآخرين يبحثون عن خيارات تخزين الملفات عبر الإنترنت للمحافظة على التنظيم.

يمكن أن توفر الأدوات عبر الإنترنت مثل Google Drive و Dropbox مكانًا منظمًا لجميع أنواع المستندات الإلكترونية من جداول البيانات إلى الفواتير. تسمح لك هذه الأدوات بتحميل المستندات وتخزينها وتنظيمها في ملفات ومجلدات عبر الإنترنت حيث يمكن الوصول إليها بسهولة من أي مكان. يمكنك فتح المستندات على جهاز الكمبيوتر المحمول أو الهاتف الذكي أو الجهاز اللوحي. يمكنك أيضًا إرفاق هذه الملفات بسهولة بالبريد الإلكتروني أو مشاركة المستند مع الزملاء والبائعين والعملاء. يمكن أن يكون هذا هو الحل التنظيمي المثالي لمخططي الأحداث الذين يذهبون دائمًا.

الخط التنظيمي السفلي

في النهاية ، فإن الطريقة التي تنظم بها مستنداتك وملاحظاتك ومراسلاتك متروك لك.

كل مخطط حدث لديه نظام مختلف يعمل لهم ولأحداثهم. يجب أن يكون العامل الأكثر أهمية هو سهولة الوصول إلى المعلومات واستعدادها. لذا تأكد من أن أي نظام تستخدمه ، يمكنك تحديد مكان المعلومات التي تبحث عنها بسرعة وسهولة.