تستخدم حلول مسك الدفاتر عبر الإنترنت بيئة الحوسبة السحابية لجمع وربط المعلومات التي يحتاجها النشاط التجاري لإدارة شؤونه المالية. هذه المنصات البرمجية تبسط عملية مسك الدفاتر ، وتقليل الوقت المستغرق في إدخال البيانات وزيادة الكفاءة في جميع المجالات. يستفيد العديد من أصحاب الأعمال والمديرين الماليين من هذه الفوائد من خلال اتباع عمليات التنفيذ الذكية لخلق بيئة مثالية للتعامل مع الشؤون المالية اليومية.
ابحث عن أفضل البرامج
تتمثل الخطوة الأولى في إعداد بيئة مثالية لإمساك الدفاتر عبر الإنترنت في تحديد منصة البرامج التي تمتلك الأدوات المناسبة للشركة. يجب أن يتعرف المديرون الماليون على أكثر الخيارات فائدة وأن يضعوا قائمة بالأنظمة الأساسية التي تقدم أفضل الميزات. تختلف الأعمال الصغيرة من حيث الحجم والنطاق والاحتياجات ، لذا من المهم التشاور مع المديرين التنفيذيين للشركة مسبقًا لتحديد الأدوات اللازمة للتعامل مع التقلبات المستمرة في بياناتهم المالية.
الاعتبارات كثيرة في هذه المرحلة ولكن يجب تقييم كل شيء من الميزات والفوائد إلى خدمات الدعم التي تقدمها منصة المحاسبة. تتطلب العديد من الشركات الكثير من التخصيص أو قد تحتاج إلى برنامج لتوسيع نطاق وتقديم تقارير أكثر شمولية على الطريق. يجب تحليل احتياجات المحاسبة لهذا اليوم وكذلك في المستقبل قبل التوقيع على الخط المنقط.
تبسيط الرواتب
تصبح كشوف المرتبات أكثر تعقيدًا مع توسع الأعمال الصغيرة وتولي الموظفين الإضافيين. يجب أن يتم نقل معلومات تتبع الوقت إلى قسم المرتبات لإنشاء التقارير اللازمة لمنح الموظفين تعويضات دقيقة. يمكن لأدوات مسك الدفاتر عبر الإنترنت أخذ البيانات المدخلة في برامج التتبع والرواتب وترجمتها إلى صيغة يمكن استخدامها لإعداد الشيكات مباشرة من البرنامج.
هذا يزيد من الدقة ويضمن أن جميع الموظفين يحصلون على أموالهم في الوقت المحدد ، في كل مرة بدون أن يضطر قسم المحاسبة إلى قضاء ساعات في العمل على كشوف المرتبات كل أسبوع.
كما تتبنى العديد من تطبيقات تتبع الوقت مجموعة واسعة من الخيارات والفوائد المتاحة من خلال الاتصال المحمول. هناك برامج تتبع الوقت التي تسمح للمستخدمين بإدخال الوقت من الميدان ، عبر تطبيق الهاتف المحمول وحتى عبر الرسائل النصية القصيرة. يمكن للمديرين الماليين إعداد عمليات موافقة متعددة للعديد من الأعضاء ، مع الاستمرار في المساعدة على تحسين البيانات والتفاصيل في الوقت المُقَدَّر المتبع في كشوف المرتبات.
إدارة بيانات المبيعات
الشركات الصغيرة تتعامل مع تدفق مستمر لبيانات المبيعات. تشتمل الفواتير الواردة والصادرة والمدفوعات وأوامر الشراء واستلام الطلبات ومعلومات الشحن على بيانات مالية حيوية تشكل جزءًا كبيرًا من الصورة عندما يتعلق الأمر بالتدفق النقدي. قد يؤدي عدم تتبع هذه الأرقام بدقة وفي الوقت المناسب إلى إرباك يخنق قدرة الشركة على اتخاذ قرارات بشأن النمو المستقبلي.
يدير برنامج مسك الدفاتر على الإنترنت كل هذه البيانات الأساسية عندما يأتي ذلك بحيث يكون لدى مديري الشركة دائماً صورة واضحة عن مقدار المال المتاح في أي وقت.
من خلال توفير طريقة سريعة ودقيقة لتحديد حالة الطلبات الفردية والفواتير ، توفر هذه الأنظمة الأساسية الوقت في كل خطوة على مسار تحويل المبيعات. توفر بعض حلول البرامج خيارًا لتوليد الفواتير تلقائيًا وإرسالها إلى العملاء لفك ضغط قسم المبيعات بشكل أكبر.
مراقبة الحسابات الدائنة والمدينة
من الممكن أن تبدو الأعمال التجارية مربحة على الورق ولكنها تكافح أو تخفق في الواقع. هذه مشكلة شائعة تواجهها الشركات مع عمليات مسك الدفاتر غير الفعالة التي لا تظهر القصة الحقيقية وراء التدفق النقدي. إن استخدام أداة عبر الإنترنت لمتابعة حالة كل من الحسابات الدائنة والحسابات المستحقة يزيل التشويش ويوضح أين يجب اتخاذ إجراءات لتحسين صحة موارد الشركة.
يعمل إعداد تذكيرات البريد الإلكتروني والتنبيهات على تسريع عملية الجمع على المستحقات وتذكير مالكي الشركات والمديرين التنفيذيين عند استحقاق الدائنين.
هذا يجعل من السهل إنشاء جدول دفع متوازن يحافظ على الشركة في اللون الأحمر بدلاً من هدم ميزانيتها.
شجع استخدام الهاتف المحمول
يعد الوصول عن بعد جزءًا كبيرًا مما يجعل مسك الدفاتر عبر الإنترنت فعالاً للغاية. يمكن لأي شخص من CFO إلى القوى العاملة المتنقلة الوصول إلى البرنامج وإدخال البيانات الأساسية من أي جهاز بغض النظر عن موقعه الحالي. عندما ينضم الجميع إلى الشركة من خلال تسجيل المبيعات والنفقات فور حدوثها ، يجب أن يؤدي ذلك إلى زيادة كبيرة في الدقة على جميع الأصعدة. لم يعد على الموظفين الذين يمارسون الأعمال التجارية خارج المكتب الانتظار حتى يعودوا إلى أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم لتسجيل بيانات المعاملات. بدلاً من ذلك ، يمكنهم إدخال جميع الأرقام باستخدام تطبيق على أجهزتهم الجوالة يتكامل مع برنامج مسك الدفاتر الرئيسي ويقدم المعلومات مباشرة إلى السحابة.
تزامن مع البنوك
من السهل جداً أن تنسى كتابة إيداع أو سحب في دفتر شيكات الأعمال والحصول على مفاجأة غير سارة عند وصول البيان الشهري. يمكن تجنب هذه المشكلة من خلال إعداد برنامج مسك الدفاتر عبر الإنترنت لتلقي البيانات المالية تلقائيًا في اللحظة التي تحدث فيها المعاملات المصرفية. يتم تسجيل المبالغ بالدولار على الفور ويمكن الوصول إليها من لوحة المعلومات ، وهي طريقة لا تعمل على تحسين الدقة فحسب ، بل تجعل من غير الضروري أيضًا قضاء الوقت كل شهر في ترتيب البيانات الورقية للتأكد من توازن الكتب.
حافظ على التواصل مفتوح
يجب أن يسمح حل مسك الدفاتر الموثق عبر الإنترنت للمسؤولين بإنشاء أذونات تسجيل دخول مختلفة بحيث يمكن لرؤساء الأقسام والمشرفين والعاملين في الشركة الوصول إلى المعلومات وتعديلها. تتيح أدوات المراقبة للمدراء الماليين التحقق من أن كل شيء يعمل بسلاسة والرد على أي أسئلة باستخدام خيارات التعاون داخل التطبيق. هذا يحافظ على تدفق المعلومات بين جميع الأطراف المعنية في القرارات المالية للشركة وإزالة الحواجز التي تقف في طريق التشغيل الفعال. إذا كانت احتياجات العمل تتغير ، فإن المدير المالي ومقدم الخدمة يكونان متاحين دائمًا للمساعدة في إجراء التحسينات.
الاستفادة من التقارير
يعد إنشاء التقارير من البيانات المالية دون مساعدة من البرامج عملية شاقة تربط بين موظفي الشركات الصغيرة الذين يمكن أن يكونوا أكثر إنتاجية في أماكن أخرى. إن التأخير بين جمع البيانات وتجميع هذه التقارير اليدوية يخلق خطر احتمال أن تكون المعلومات قديمة عند انتهاء التقرير. تشمل منصات المحاسبة على الإنترنت أدوات الإبلاغ للعديد من أهم مقاييس الأعمال:
- المبيعات المتوقعة
- الإيرادات والمصروفات
- تدفق مالي
- الربح والخسارة
بما أن جميع البيانات التي تم إدخالها في النظام مرتبطة على الفور ، فإن كل تقرير جديد يعكس أحدث التغييرات في الموارد المالية للشركة. تعد المزامنة عبر الأنظمة الأساسية إحدى الفوائد الرئيسية لأنظمة إعداد التقارير عبر الإنترنت ولكنها ليست الوحيدة. يمكن أن تقوم لوحات المعلومات الشاملة بتجميع البيانات وتحسين التقارير وتسمح للمراقبين الماليين بالوصول إلى مؤشرات الأداء الرئيسية للشركة دون حتى تشغيل الكمبيوتر الخاص بهم. اتصال المحمول في تطبيقات المحاسبة في كل مكان ، ويسمح للمستخدمين ليس فقط عرض ولكن أيضا تحرير ومعالجة وتحليل جميع البيانات الهامة أينما ومتى كان ذلك ضروريا.
دمج جميع البرامج
تعد مسك الدفاتر عبر الإنترنت أكثر فائدة عند ربطها بالتطبيقات الأخرى التي تستخدمها الأعمال لإدارة العمليات. إن الجمع بين تتبع الوقت وكشوف الرواتب وإدارة المخزون والبرامج الأخرى باستخدام منصة تكامل آمنة يبسط تدفق البيانات ويضمن أن المعلومات التي يمكن الوصول إليها من خلال برنامج مسك الدفاتر عبر الإنترنت دقيقة دائمًا.
كما هو الحال مع الأتمتة ، يسهل التكامل زيادة الكفاءة ويمكن أن يوفر على العمل مبلغًا كبيرًا من المال عن طريق تقليل الوقت الذي يقضيه في البحث عن أجزاء من المعلومات كانت مبعثرة من قبل في الأقسام. ويؤدي التكامل أيضًا إلى تقليل قدر كبير من مهام إدخال البيانات المتكررة ، ويقلل من معدل الخطأ ويسمح للشركات بتحسين التقارير لاحتواء أكبر قدر من التفاصيل.
أحد المكونات المهمة في تكامل النظام الأساسي للمحاسبة هو فهم أولاً النتيجة المرجوة قبل محاذاة الأنظمة. من خلال معرفة متطلبات المحاسبة ، يمكن للمديرين الماليين الماليين تقييم مدى دقة ميزات وفوائد العديد من البرامج المختلفة لضمان أنها تلبي احتياجات الشركة بشكل أكثر دقة. على سبيل المثال ، تتطلب تكلفة العمل أن تتحدث أنظمة متعددة مع بعضها البعض عبر نظام الرواتب وتتبع الوقت وأنظمة دفتر الأستاذ العام. إذا كان تقدير تكاليف العمل هو أحد المبادئ الرئيسية في إعداد التقارير ، فعندئذ ما إذا كان تطبيق تتبع الوقت يقوم بمزامنة بياناته مع خدمات معالجة كشوف المرتبات يعتبر اعتبارًا محددًا وهامًا.
تخصيص بيئة العمل
غالباً ما تتضمن الشركات التي تقدم حلول التكامل التخصيص كجزء من خدماتها. يمكن للمدراء الماليين الاستفادة من ذلك لإنشاء منصة مركزية مصممة خصيصًا للتعامل مع احتياجات أي شركة. كل عمل يتطلب إعدادًا معينًا من حيث سير العمل ، ونماذج إدخال البيانات والوصلات بين تطبيقات البرامج. يجب أن يكون النظام الأساسي نفسه سهلاً بما يكفي ليستخدمه الجميع دون الحاجة إلى تدريب مكثف. يمكن دمج مسك الدفاتر عبر الإنترنت بسهولة في هذه البيئة بحيث تصبح أداة منتظمة في إدارة تدفق البيانات.
ضع في اعتبارك أن عمليات التخصيص قد تتطلب تدخل من خدمات تكنولوجيا المعلومات المدربة حسب الحاجة لإعداد الاتصال ، وضمان مزامنة البيانات بشكل مناسب والتقارير دقيقة. وينبغي وضع هذا الدعم في الميزانية عند النظر في تكلفة تنفيذ حلول محاسبية جديدة وخدمات مسك الدفاتر عبر الإنترنت لأنها ستكون ضرورية في نهاية المطاف ليس فقط أثناء الإعداد ولكن خلال أوقات التغيير وأثناء النمو وعندما يتطلب فريق المحاسبة معلومات جديدة وإعداد تقارير. الشركات تتعامل مع هذا بطرق متنوعة.
قد تفضل الشركات الصغيرة ذات الميزانية المحدودة والمسؤول المالي الجزئي الجزئي على رأس المحاسبة الاحتفاظ بعلاقة مع مالك وحيد يمكن أن يكون مرناً وتحت الطلب حسب الحاجة. ما لم تكن هناك حاجة واسعة النطاق ، فالفواتير لساعات العمل سيكون من المرجح أن تستفيد ميزانيات الأعمال الصغيرة من التجنيب الشهري. بالمقابل ، قد تستفيد الشركات أو الشركات الأكبر حجماً ذات الاحتياجات المحاسبية المعقدة بشكل أكبر من الاحتفاظ بشركة تكنولوجيا المعلومات على التجنيب لخدمة احتياجاتها المستمرة. في حالات محدودة ، تكون بعض الأنشطة التجارية مناسبة بشكل أفضل من خلال وجود شخص دعم داخلي لتكنولوجيا المعلومات على الموظفين. عادة ما يكون هذا هو الأكثر ملاءمة للشركات التي لديها شخص في مجال تكنولوجيا المعلومات بالفعل على الموظفين الذين يمكنهم تحمل مسؤوليات الأنظمة الإضافية.
من خلال إعطاء CFOs وأصحاب الأعمال والموظفين بيئة مشتركة لتتبع وإدارة الشؤون المالية ، فإن مسك الدفاتر عبر الإنترنت يعالج العديد من قضايا الدقة والاتصالات التي يمكن أن تسبب أخطاء ضارة. يخلق التنفيذ الصحيح منصة تعمل على تحويل الطريقة التي تتعامل بها الشركات مع الأمور المالية وتوفر البيئة المثالية للإنتاجية والنمو.