كيف تكتب رسالة استفسار لمؤسسة

تفضل معظم المؤسسات اليوم إرسال خطاب اقتراح (ويعرف أيضًا باسم خطاب الاستعلام - خطاب الاعتماد) بدلاً من اقتراح المنحة الكاملة ، خاصة عندما تقترب مؤسستك غير الربحية من التمويل.

إن رسالة الاستعلام تشبه إلى حد ما إجراء الاختبار لجزء في مسرحية. لماذا تنفق وقتك ووقت الممول إذا تبين أنك لست مناسبًا؟ حتى عندما تقوم بعمل ممتاز في البحث عن الأسس التي يجب عليك اتباعها للحصول على التمويل ، من الصعب أن تتأكد من أن مؤسستك ومؤسستك مناسبة بشكل جيد.

يمكن أن يكون خطاب الاقتراح بمثابة اختبار آخر لمعرفة ما إذا كنت أنت والممول متماثلين بشكل جيد.

من وجهة نظر المؤسسة ، من الأسرع أن نجعل هذا الجزء الأول من أفكار التمويل الممكنة مع خطاب من صفحتين إلى ثلاث صفحات بدلاً من حزمة اقتراح كاملة. بمجرد أن تقرر المؤسسة أن مشروعك قد يكون مناسبًا لأهدافه وأولوياته التمويلية ، فقد يطلب منك إرسال اقتراح كامل.

قد يكون خطاب الاستعلام أسهل كثيرًا بالنسبة للمنظمات غير الربحية. ولكن ، كما هو الحال بالنسبة إلى الاختبار ، يجب ألا تأخذ خطاب النوايا أمراً مفروغاً منه ، أو أن تغلق شيئاً بسرعة. قد يكون خطاب النوايا هو أفضل فرصة للحصول على انطباع أول جيد.

ما الذي يجب عليك تضمينه في خطاب النوايا؟

رسالة الاقتراح تشبه إلى حد كبير مقترح ما عدا أنه قصير ... مقترح صغير. خطابات الاقتراح أو خطاب النوايا ليست سوى واحدة من عدة أنواع من المقترحات التي يستخدمها كاتب المنح.

قد ترسم عناصر خطاب النوايا من خلال اقتراح المنحة الذي كتبته بالفعل ، حتى لو كان قد تم تمويله جزئيًا بالفعل.

أو يمكنك استخدام المعلومات التي أنت بصدد وضعها للحصول على اقتراح محتمل.

يعد إرسال خطاب النوايا قبل إتمام الاقتراح طريقة للحصول على تعليقات قيمة يمكنك استخدامها لمراجعة أفكار الاقتراح.

عناصر من رسالة نموذجية من التحقيق

المقدمة

يجب أن تكون المقدمة ملخصًا تنفيذيًا قصيرًا .

ويشمل اسم منظمتك ، ومقدار المال المطلوب ، ووصف للمشروع. ستحتاج إلى شرح كيفية تناسب المشروع مع إرشادات الممولين ومصالح التمويل.

الوصف التنظيمي

كن موجزا والتركيز على قدرة مؤسستك على تلبية الحاجة التي ذكرتها. قدم نبذة مختصرة عن مؤسستك غير الربحية وقدم لك نظرة عامة على برامجك. تأكد من الاتصال مباشرة بما تفعله حاليًا وما تريد تحقيقه باستخدام التمويل المطلوب.

بيان الحاجة

اشرح الحاجة التي يمكن تلبيتها بواسطة مشروعك . صف السكان المستهدفين والمنطقة الجغرافية. قدم بعض الحقائق الإحصائية الهامة والعديد من الأمثلة.

المنهجية

كيف ستحل الحاجة؟ صف المشروع بإيجاز واشتمل على الأنشطة الرئيسية والأسماء وعناوين أهم موظفي المشروع وأهداف مشروعك.

مصادر التمويل الأخرى

إذا كنت تقترب من وكالات أخرى أو منظمات غير ربحية لدعم هذا المشروع ، فأذكرها في فقرة موجزة. قم بتضمين التمويل الذي حصلت عليه بالفعل وشرح كيف تتوقع دعم المشروع بعد فترة البدء.

ملخص

أعد صياغة مقاصد مشروعك ، وادع أسئلة إضافية ، وشكر الممول على وقته أو وقته.

قم بتضمين أي مرفقات مطلوبة في إرشادات المُموِّل.

قد تكون أو لا تكون هناك حاجة لميزانية لرسالتك. تحقق من إرشادات المُموِّل. بعض الإرشادات دقيقة ، ومن المهم اتباعها تمامًا.

ولكن ، أيضًا ، تقترح ميمي كارلسون ، مؤلفة كتاب " منح الفوز: خطوة خطوة" ، مراجعة خطاب النوايا الخاص بك مع وضع هذه الأسئلة في الاعتبار:

  1. هل ذكرت اسم المشروع ومقدار المال الذي أسعى إليه في الفقرة الأولى؟
  2. هل توضح فقرتي الثانية بشكل كافٍ عن المشروع وأي مشاريع ذات صلة؟
  3. هل قمت بتضمين بيان مهمتنا؟
  4. هل حددت الحاجة للمشروع؟
  5. هل كنت واضحًا في النتائج التي سيحققها المشروع؟
  6. هل تنفيذ المشروع واضح؟
  7. هل قمت بعمل قضية مناسبة بين هذا المشروع وأولويات المؤسسة؟
  1. هل قمت بتضمين معلومات حول أي تمويل تم الالتزام به بالفعل؟
  2. هل قمت بتضمين تفاصيل الاتصال بشخص معين يستطيع الإجابة عن الأسئلة؟

قم بمراجعة عناصر الاقتراح الكامل قبل محاولة كتابته. يمكنك الاطلاع على نماذج إضافية لخطابات الاستفسار في الكتاب المتميز لمركز التأسيس ، دليل مركز التأسيس للمقترحات الفائزة .

عينة من خطاب النوايا

جون هنتر
مدير برنامج
مؤسسة المجتمع في أي مكان
625 شارع سميث
أي مدينة ، XN 28905

عزيزي السيد هانتر:

نشكرك على قراءة رسالة البحث هذه إلى مؤسسة مجتمعك في أي مكان. نأمل أن نحدد اهتمامك في تلقي اقتراح كامل لبرنامجنا التجريبي للتوعية النسائية التابع لمركز أي سيتي. نحن نطلب بكل احترام النظر في منحة قدرها 35،000 دولار.

هذا المشروع هو أول تواصل لنا مع النساء في بيوتهن. نحن نجد المزيد والمزيد من النساء الكبار في بيوتهن عندما لا يستطيعن الذهاب لزيارة مرافق مثل مركزنا الكبير.

نحن نخطط لتوفير فرص التنشئة الاجتماعية ، والمعلومات الصحية والعافية ، والخدمات الاجتماعية عند الحاجة للنساء المعزولات من المجتمع.

يتناسب برنامجنا التجريبي بشكل مباشر مع مجالات اهتمام مؤسستك: الخدمات الصحية لكبار السن ؛ زيادة التواصل مع المسنين الموجودين في المنزل ؛ ومساعدة مقدمي خدمات كبار السن لتحقيق قدر أكبر من الوصول داخل المجتمع.

أي مركز رئيسي للمدينة ، أنشئ في عام 1985 ، وهو أكبر مركز كبير في بلدنا ، يخدم أكثر من 400 من كبار السن كل يوم في منشأتنا التي أعيد بناؤها مؤخرا.

مهمتنا هي مساعدة كبار السن على تحسين والحفاظ على أنماط حياة صحية ومستقلة من خلال تحسين نوعية حياتهم.

إن نسبة رضانا بين كبار السن الذين نخدمهم هي نسبة عالية جداً تبلغ 95 في المائة ، وفقاً لآخر استطلاع أجريناه. نحن نقدم وجبات غذائية مغذية وفرصًا اجتماعية وفرص ممارسة بدنية وأحداثًا تعليمية على مدار العام.

ومن المتوقع أن يزداد عدد كبار سكان بلدنا بنسبة 30 في المائة خلال العقدين المقبلين. كثير من هؤلاء المسنين في مستويات الدخل أو أقل من الفقر ، وتحديا جسديا إلى حد ما.

يمكننا نقل بعض هؤلاء المسنين إلى مركزنا الاجتماعي من خلال أسطولنا الحالي المكون من خمس شاحنات صغيرة تخدم حالياً ما بين 25 إلى 35 عميلاً كل يوم.

ومع ذلك ، فإن توسيع نظام النقل مكلف ولن يسمح لنا بالتوسع بما فيه الكفاية لخدمة العدد المتزايد من كبار السن في الداخل ، وبعضهم لا يستطيع مغادرة منازلهم على الإطلاق.

وبناءً على ذلك ، نقترح البرنامج التجريبي لتوعية النساء في أي مركز من المراكز الكبرى في المدينة لاختبار مدى جدوى تقديم الخدمات للأفراد في منازلهم.

نعتقد أنه باستخدام المتطوعين ، تحت إشراف أحد الموظفين الفنيين (أخصائي اجتماعي) ، يمكننا توسيع آفاق عدد كبير من النساء البارزات في المنزل.

لقد حددنا الطيار لدينا للنساء بسبب رجحان كبار السن من النساء العازبات في مجتمعنا. إذا أثبت الطيار نجاحه ، فسنرغب بالطبع في توسيع برامجنا لتشمل الرجال والأزواج القادمين إلى منازلهم.

تتضمن أهداف البرنامج التجريبي لسنة واحدة ما يلي:

1) إقامة زيارات مرة واحدة أسبوعيا إلى 50 امرأة من الداخليات ؛

2) توظيف 100 متطوع للقيام بهذه الزيارات على أساس التناوب (يمكن تعيين العديد من المتطوعين من كبار السن الحاليين الذين يزورون منشآتنا) ؛ و

3) تحسين مستوى الصحة والنشاط لدى كبار السن الذين تمت زيارتهم وفقًا لعدد من أدوات المسح المتاحة ، والتي يتم استخدامها في فترات محددة مسبقًا على مدار العام.

تتضمن بعض الأنشطة التي نخطط تضمينها في زياراتنا المنزلية ما يلي:

التكلفة الإجمالية لبرنامجنا التجريبي لمدة عام واحد هو 70000 دولار. وقد تم بالفعل نصف هذا الالتزام من كل من حكومة المقاطعة والممولين الآخرين.

سوف يستكمل استثمارك البالغ 35،000 دولار التمويل الذي نحتاجه لتنفيذ المشروع التجريبي بالكامل. لدينا مجلس إدارة متحمس للمشروع ، ولدينا بالفعل العديد من المتطوعين الذين أعربوا عن اهتمامهم.

نحن نتطلع إلى إقامة شراكات مع مؤسستك في هذا المشروع المثير.

إذا كان لديك أي أسئلة أو ترغب في الحصول على اقتراح كامل ، فلا تتردد في الاتصال بي على 490-982-1157 (أو عبر البريد الإلكتروني على jlikely@srcntr.org).

نحن نقدر بصدق نظرك في طلبنا ونتطلع إلى الاستماع منك قريبًا.

بإخلاص،

جانيت ب. فيلدجود
المدير التنفيذي
أي مركز مدينة كبار

ملاحظة: أرفق أحدث تقرير سنوي لدينا وكتالوج للأنشطة المقدمة في مركز كبار لدينا.

(استنادًا إلى عينات من الرسائل ، بإذن من منح الفوز: خطوة خطوة ، ميم كارلسون ، وتوري أونيل ماكليراث (Jossey-Bass 2013)