تخطيط استرداد الحالات المستعصية هو عملية إنشاء مستند يشرح كيفية استرداد عملك من حدث كارثي. تحتاج جميع الشركات إلى خطة لاستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ، ولكن قلة من الشركات تأخذ وقتها في كتابة خطة مفصلة شاملة.
هناك أنواع وأنواع مختلفة من الأحداث الكارثية. سنركز على وضع خطة لاستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث يمكن استخدامها إذا فقدت مكتبك ، ولكن ليس قدرات الإنتاج في عملك. على سبيل المثال ، يدمر الحريق المكاتب ولكن ليس المصنع.
01 - قائمة الوظائف
تتمثل الخطوة الأولى في إنشاء خطة لاستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث في إنشاء قائمة بجميع مهام المكتب التي يجب نقلها إلى موقع بديل حتى يستمر العمل في العمل. ضع علامة على كل مهمة بنجمة (أو علامة نجمية) تعتبرها حرجة إذا كنت في وضع استعادة البيانات بعد الكوارث. بمعنى آخر ، ما هي الوظائف التي تحتاجها وتعمل في أسرع وقت ممكن. على سبيل المثال ، يجب وضع علامة على ممثلي خدمة العملاء وموظفي المحاسبة على أنه أمر بالغ الأهمية ، بينما لا يجب على الأشخاص الذين يقومون بإجراء المكالمات الهاتفية الصادرة عبر الهاتف إجراء المكالمات الهاتفية.
02 - معدات مكتبية ضرورية للمخزون
لكل موظف ، فقط قائمة المعدات المكتبية الأساسيةوالأثاث التي يحتاجون إليها لأداء وظائفهم. تذكر ، في حالة وقوع كارثة ، فإن المكان والزمان والمال سيكون أعلى. ركز على العناصر الضرورية حقًا وليس كل العناصر التي يستخدمونها حاليًا. يمكن أن تتضمن قائمة استرداد الحالات المستعصية ما يلي:
مكتب وكرسي
الحاسوب
برامج الكمبيوتر
هاتف
آلة حاسبة
ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية
03 - كتالوج معدات الدعم
بعد ذلك ، ألق نظرة على المعدات المكتبية الأساسية التي يتم استخدامها من وراء الكواليس. يحتاج الهاتف الموجود على مكتب ممثلي الخدمة إلى الاتصال بشيء ما. يجب أن تتصل أجهزة الكمبيوتر الموجودة في المكتب بنوع من الخوادم أو التطبيقات التي تسمح بأخذ الطلبات ، والمواد التي يتم شحنها ، والخدمات التي يتم تنفيذها ، والفواتير المرسلة بالبريد والمرتبات. تجول في مكتبك وستجد الأشياء التي تربط عملك التجاري معًا.
قد تتضمن قائمة استرداد الحالات المستعصية العناصر التالية:
الخوادم
برنامج الخادم
النسخ الاحتياطي للبيانات
نظام هاتف العمل
مكتب آمن
يومية بدء نقود درج النقود
04 - مكتب بديل
الآن بعد أن أصبح لديك قائمة بالأشخاص ، والأثاث والمعدات ، ستحتاج إلى مكان مادي لوضعها. هذا لا يعني أن عليك استئجار مساحات مكتبية وتركها فارغة. ما يعنيه ذلك هو أنه كان يجب عليك بالفعل البحث عن عدة أماكن بديلة لنقل مكتبك في حالة وقوع كارثة.
يمكن أن يشمل هذا أيًا من أو كل ما يلي:
الوكيل العقاري المحلي مع قائمة من مساحة المكاتب الشاغرة المتاحة
الاتفاق مع شركة مجاورة لتبادل المساحات المكتبية في حالة وقوع كارثة
الانتقال داخل شركتك (أي إلى جزء فارغ من المستودع)
اسمح للموظفين بالعمل عن بعد حتى يتم استعادة المكتب
05 - التأمين والميزانية
التأمين والميزانية. بيتر دزللي الميزانية
بعد أن تقرر أين تضع الناس ، سوف تحتاج إلى البدء في شرائها الأشياء التي يحتاجون إليها للقيام بعملهم. من قائمة "المعدات المكتبية الضرورية" التي قمت بإنشائها سابقًا ، ابدأ في تقدير مقدار تكلفة كل قطعة لشراء أو تأجيرها. سيقضي الوقت المستغرق في هذه المهمة في التخلص من أيام الاسترداد لأنك ستتمكن من تقديم قائمة لوكيل التأمين الخاص بك بما تحتاج إليه بالضبط. سيكون لديك الشيك عاجلاً ثم يمكنك البدء في شراء الأثاث والمعدات على الفور.
06 - شاركها و قم بتخزينها خارج الموقع
لن تفيدك أفضل خطة للتعافي من الكوارث إذا تم حرقها في النار أو لم يتمكن أحد من العثور عليها. تتمثل أفضل استراتيجية في مشاركتها مع شخص آخر على الأقل في عملك والتأكد من تخزين نسخة واحدة على الأقل خارج الموقع. بعد التأكد من سلامة جميع الموظفين لديك ، يجب أن يكون هذا هو أول شيء تتوصل إليه بعد وقوع كارثة في عملك. يتم تكديس الصعاب ضدك والوقت ليس على جانبك. يمكن لخطة استعادة القدرة على العمل بعد الكوارث أن تُحدث الفرق بين الإفلاس وبقاء شركتك.