بيانات إغلاق خدمة العملاء: إنهاء المكالمة من الناحية المهنية

01 - 1. فكر أولاً

02 - 2. دائما تكون من الفئة الفنية

اختر ما تقوله بعناية ؛ مرة أخرى ، لا تريد أن يشعر المتصل وكأنه يحصل على الفرار. لا تكن متعاليا في كلماتك أو لهجة صوتك. ولكن في الوقت نفسه ، حاول تجنب الإدلاء بتصريحات أو طرح أسئلة من شأنها إطالة أمد المحادثة. كن حازما ، ولكن تجنب الوقوع في الفظ أو غير مهذب.

03 - 3. ضع حد زمني

جزء من كل عمل ناجح هو بناء علاقات مع عملائك ومن الجميل أن تسمع عن عطلهم أو أحفادهم. هذا النوع من الاهتمام الشخصي بالتفاصيل مهم بشكل خاص إذا كنت في المبيعات. إليك طريقة للتأكد من العثور على هذا التوازن بين دردشة chit-chat وإضاعة الوقت: عندما تكون متأكدًا من إنهاء جزء العمل الخاص بالمكالمة ، انظر إلى الساعة أو مؤقت الاتصال على هاتفك. امنح المتصل آخر ثلاث أو أربع دقائق للإنهاء قبل البدء في تصفية الأمور.

04 - 4. الاستيلاء على وقفة

انتظر حتى يتوقف المتصل في محادثته واقفز مباشرة مع بيان نهاية المكالمة. لتوضيح أنك توجه المكالمة إلى نهايتها. فمثلا:

• "حسنا تهانينا على المنزل الجديد! سأختتم حتى أتمكن من إجراء هذه المكالمة التالية ، ولكن اسمحوا لي أن أعرف ما إذا كان هناك أي شيء آخر تحتاجه. لديك رقم هاتفي".
• "لقد كان من الجيد التحدث معك ، لكني بحاجة إلى الانتهاء. هل يمكننا تحديد موعد لمحادثتنا القادمة؟"
• "يسعدني دائمًا أن أسمع منك. هل هناك أي شيء آخر تحتاجه قبل أن أدعك تذهب؟"

05 - 5. عرض البدائل

قد يكون لديك طرق أخرى بخلاف الهاتف الذي يمكن للأشخاص استخدامه للاتصال بك. يمكن أن تشمل هذه الرسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو الدردشة عبر الإنترنت أو حتى السكرتير الخاص بك أو المساعد. إذا كان الاتصال الهاتفي سيتم تقديمه بشكل أفضل بواسطة أحد أشكال الاتصال البديلة هذه ، فقم بتدوير المحادثة.

على سبيل المثال ، إذا كان البريد الإلكتروني طريقة أسهل لتلقي هذه المعلومات نفسها ، فطلب أن يتابع المتصل في بريدك الوارد:

"سأسمح لك بالانتقال الآن ولكن إليك عنوان بريدي الإلكتروني إذا كنت بحاجة إلى أي شيء آخر."

يمكنك أيضًا السماح لهم بمعرفة كيف يمكنهم الاتصال بمساعدك أو بالشخص الذي يمكنه التعامل مع مشكلات أو مشكلات إضافية. الأفضل من ذلك ، عرض لنقلها مباشرة إلى هذا الشخص.

06 - 6. استخدام التكنولوجيا

إذا كان لديك معرف المتصل ، اكتب أرقام هاتف المتصل المخالف في قائمة واحتفظ بها بالقرب من الهاتف. عندما تشاهدهم يتصلون ، دعهم يرنون إلى البريد الصوتي وإرجاع المكالمة عبر البريد الإلكتروني.