كيفية إكمال نموذج I-9 ، التحقق من أهلية التوظيف

يستخدم النموذج I-9 للتحقق من أهلية الموظفين للعمل في الولايات المتحدة الأمريكية. يتطلب قانون إصلاح الهجرة والسيطرة عليها (1986) من أصحاب العمل التحقق من أهلية عمل جميع الموظفين عند التوظيف. يتضمن التحقق كلاً من الهوية وأهلية العمل. يشهد الموظف على صحة المعلومات من خلال تقديم المستندات ، ويؤكد صاحب العمل أنه قد قام بمراجعة الوثائق. يُطلب من أصحاب العمل الاحتفاظ بالنموذج في حالة التفتيش.

النموذج I-9 هو أيضا الأساس لمزيد من التحقق من جانب صاحب العمل ، وذلك باستخدام نظام التحقق الإلكتروني .

قبل أن تبدأ في ملء النموذج I-9

احصل على نسخ من النموذج I-9 في متناول اليد قبل البدء في تعيين أول موظف لك. تأكد من حصولك على أحدث إصدار من النموذج I-9. يجب استخدام النموذج الحالي ، مع تاريخ انتهاء الصلاحية 3/31/2016 ، من قبل أصحاب العمل للتحقق من العمل بعد 7 مايو 2013.

يمكن الحصول على نسخ من النموذج I-9 (تنسيق PDF) من موقع خدمات الجمارك والهجرة الأمريكية (USCIS). يمكن ملء هذا النموذج عبر الإنترنت ، ثم طبع للتوقيعات.

يجب إكمال النموذج I-9 في وقت الإيجار ، ويجب عليك (صاحب العمل) الاحتفاظ بجميع نماذج I-9 لجميع الموظفين. إذا تم ملء النموذج بالكامل وقبلت المستندات التي قدمها الموظف ، فيجوز لك إطلاق سراح الموظف إذا اكتشفت أن الموظف قد أساء تمثيل حالة أهليته أو إذا كانت الاستمارات المقدمة من الموظف غير صالحة. .

استكمال القسم 1 - معلومات الموظف والشهادة

اكتمال القسم 1 من قبل الموظف. يجب أن يتضمن الموظف الاسم واسم العائلة والعنوان وتاريخ الميلاد. يجب أن يتضمن الموظف رقم الضمان الاجتماعي ، ولكن هذا الرقم اختياري ما لم تكن شركتك تستخدم نظام التحقق الإلكتروني.


بعد ذلك يشهد الموظف على حالته - واحد مما يلي:

مواطن من الولايات المتحدة

مواطن من غير مواطني الولايات المتحدة

مقيم دائم شرعي (بما في ذلك الأجانب #)

الأجنبي المفوض بالعمل (بما في ذلك Alien # أو القبول #) حتى (يتضمن تاريخ انتهاء الصلاحية ، إن وجد)

قد يقوم شخص ما بمساعدة الموظف في إكمال القسم الأول من النموذج I-9. يجب إكمال قسم إعداد و / أو مترجم الشهادات بواسطة المساعد. تأكد من طباعة اسم وعنوان المساعد.

استكمال القسم 2: مراجعة صاحب العمل والتحقق

اكتمال القسم 2 من قبل صاحب العمل. يجب عليك مراجعة المستندات اللازمة للتحقق من كل من (أ) الهوية و (ب) أهلية العمل للموظف. لاحظ أن الوثائق في القائمة A ، مثل جواز سفر الولايات المتحدة ، تحقق من كل من الهوية وأهلية العمل. تتحقق المستندات الموجودة في القائمة B من الهوية والمستندات الموجودة في القائمة C تحقق من أهلية العمل. يجب أن يكون لديك مستند واحد من EACH من القائمة B والقائمة C إذا لم يكن لديك مستند من القائمة A.

وثائق مقبولة

يتم تضمين قائمة المستندات المقبولة في نموذج I-9. يمكنك العثور على مزيد من المعلومات حول المستندات المقبولة ، بما في ذلك أمثلة المستندات ، في دليل USCIS لأصحاب العمل.

ملاحظة حول بطاقات الضمان الاجتماعي: لا يمكنك قبول بطاقة الضمان الاجتماعي أو بطاقة الضمان الاجتماعي التي تنص على أنها "غير صالحة لأغراض التوظيف". لا تعد المطبوعات الصادرة عن إدارة الضمان الاجتماعي التي تعرض معلومات الضمان الاجتماعي للموظف بدائل مقبولة لبطاقة الضمان الاجتماعي.

يجب أن تتطابق المستندات المقدمة لك لأغراض التحقق مع حالة الأهلية التي يشهد عليها الموظف. إذا كانت المستندات المقدمة لك غير متوافقة مع الحالة التي يشهدها الموظف ، فلا يمكنك قبولها. على سبيل المثال ، إذا شاهد الموظف أنه مواطن أمريكي ، لكنه يعرض عليك "البطاقة الخضراء" ، فلا يمكنك قبول المستند.

تواريخ انتهاء الصلاحية للوثائق

بعض الوثائق ، مثل جواز السفر أو تصريح العمل ، لها تواريخ انتهاء الصلاحية. المستندات التي انتهت صلاحيتها غير مقبولة للتحقق. في حالة انتهاء صلاحية المستند في المستقبل ، يجب عليك قبوله ، ولكن قم بتدوين تاريخ انتهاء الصلاحية في نظام الاحتفاظ بسجل الموظف. إذا انتهت صلاحية المستند ولم يقدم الموظف مستندًا جديدًا يوضح تاريخ انتهاء الصلاحية في المستقبل ، لم يعد هذا الموظف مؤهلاً للعمل في الولايات المتحدة. إذا تم فحص شركتك ، فقد تخضع لغرامات وعقوبات لمواصلة استخدام هذا الشخص .

المستندات الأصلية فقط

يجب أن تكون جميع الوثائق المقدمة أصلية. النسخ المصورة غير مقبولة. إذا كان لديك سؤال حول ما إذا كان المستند عبارة عن نسخة ، فابحث عن ختم أو ختم من وكالة حكومية أمريكية أو من جهة حكومية أو بلدية أو كيان حكومي.
إذا كان للمستند اسم مختلف عن الاسم الذي قدمه الموظف على I-9 ، اطرح الأسئلة. تُقبل الاختلافات الإملائية الطفيفة للأسماء طالما أن الوثيقة تبدو حقيقية وتتعلق بالشخص.

بعد أن تقوم بمراجعة المستندات واتخاذ قرار معقول بأن كلاهما (أ) أصلي (ليس نسخًا أو مشكوكًا فيها بأي شكل آخر) و (ب) تتعلق بالموظف المسمى ، يجب أن تصادق على عقوبة الحنث باليمين ، حسب معرفتك الموظف مصرح له بالعمل في الولايات المتحدة. قم بتضمين التاريخ الذي بدأ فيه الموظف العمل لشركتك. التوقيع والتاريخ وطباعة اسمك وعنوانك وتضمين عنوان الشركة.

القسم 3 تحديث وإعادة التحقق

يستخدم القسم 3 لتحديث المعلومات حول المستندات التي انتهت صلاحيتها ويسمح بإضافة تاريخ انتهاء صلاحية مستند جديد إلى النموذج.

الاحتفاظ بنسخ من المستندات

إذا كانت شركتك تستخدم نظام التحقق الإلكتروني ، فاحتفظ بنسخ من جميع المستندات. إذا كنت لا تستخدم E-Verify ، فلا تحتاج إلى الاحتفاظ بنسخ من المستندات. إذا احتفظت بنسخ ، فافعل ذلك لجميع الموظفين.

بعد اكتمال النموذج I-9 - ماذا تفعل

يجب عليك بصفتك صاحب العمل الاحتفاظ بنسخة من النموذج I-9 المكتمل لجميع الموظفين. لست بحاجة إلى إرسال هذا المستند إلى أي وكالة حكومية أمريكية.

التفاصيل الواردة في هذه المقالة قدمت لمساعدتك في رب العمل في فهم متطلبات استكمال نموذج I-9. لا يقصد بها أن تكون شاملة. تأكد من قراءة مستند I-9 بالكامل للتأكد من إكمال هذا المستند بالكامل وبشكل صحيح.

تصحيح الأخطاء

كانت الأخطاء الصحيحة في النموذج I-9 في نفس الحالة كما تفعل مع الوثائق الهامة الأخرى. لا تستخدم whiteout أو تحاول محو الخطأ. الإجراء القياسي لتصحيح الأخطاء في المستندات المهمة هو:

نصائح لاستكمال نموذج I-9

  1. يجوز لك كصاحب عمل تعيين موظف أو شخص آخر لإكمال أجزاء صاحب العمل من نموذج I-9. ولكن ، يقول INS ، "إذا كان شخص آخر يملأ نموذج I-9 نيابة عنك ، يجب عليه / عليها تحمل مسؤوليات I-9 كاملة."
    يمكن للموظف تلقي المساعدة في إكمال القسم 1. تأكد من أن المساعد يكمل فدرة "إعداد و / أو شهادة المترجم" ولديه علامة الموظف.
  2. مزيد من المعلومات - إجابات على الأسئلة حول نموذج I-9
    راجع هذه المقالة مع إجابات على الأسئلة الشائعة حول النموذج I-9 والتحقق من أهلية التوظيف

  3. أنت مطالب بحماية المعلومات الخاصة التي يقدمها الموظفون على نموذج I-9 وعلى المستندات الداعمة. استخدم هذه المعلومات لأغراض I-9 فقط وقم بتخزين المستندات في مكان آمن ومأمون ، مثل خزانة الملفات المقفلة التي لا يملك سوى عدد قليل من الأفراد الموثوقين المفتاح.
  4. قد تتحقق بعض وكالات التوظيف الحكومية الأمريكية من أهلية التوظيف وتؤكد الموظفين الذين يرسلونها إليك. تأكد من الحصول على نسخة من الشهادة وحفظها من دولتك في هذه الحالة.