قد يكون الاحتفاظ بالسجلات الضريبية هو السجل الأهم الذي يجعلك تقوم به لشركتك. تتطلب دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) الاحتفاظ ببعض السجلات الضريبية لفترات زمنية معينة وسجلات أخرى لفترات زمنية مختلفة. لا تريد وقتًا ضريبيًا للالتفاف ويجب أن تشعر بالذعر لأن شركتك لا تملك سجلات ضرائبها بالترتيب. يمكن للسجلات الضريبية في حالة الفوضى أن تكلفك الخصومات ، وإذا كنت ستخضع للمراجعة ، فقد تتسبب في مشكلة وتكلفة. بعد كل شيء ، كنت ترغب في الحصول على جميع الخصومات التي يمكنك القيام بها وتكون قادرة على النسخ الاحتياطي لهم.
في ما يلي 8 نصائح حول السجلات الضريبية التي يجب الاحتفاظ بها وكيفية الاحتفاظ بها ومدة الاحتفاظ بها:
01 - إعداد نظام جيد لمحاسبة البرامج
إن الإقرار الضريبي النهائي هو منتج سجلك الجيد الذي يحتفظ به من خلال نظام برمجيات المحاسبة الخاص بك داخل الشركة.
02 - عبء إثبات ضرائب الأعمال
عندما تقوم بإدخال ، مثل الدخل ، والنفقات ، والخصومات ، على إقرارك الضريبي ، لديك ما يعرف باسم عبء الإثبات بالنسبة لهم. يجب أن تكون قادراً على إثبات أنك تستحق بعض الاستقطاعات والنفقات لكي تكون مؤهلاً لأخذها كخصوم.
كيف تقيم الدليل؟ من خلال حفظ السجلات الجيدة ، بالطبع. إذا كان لديك سجلات تدعم هذه الخصومات والنفقات ، فقد حققت مسؤولياتك في تحمل عبء إثبات مصلحة الضرائب. لا تأخذ الخصومات أو المطالبة بالدخل دون وجود وثائق تثبت أن لديك عبء الإثبات.
03 - وثائق المصدر للمجلات المحاسبية
إن المستندات المصدر لعمليات الشراء لشركاتك ، مثل الشيكات الملغاة والإيصالات وأشرطة تسجيل النقدية وغيرها ، هي ما تقوم بإعداده لدفتر حساباتك ومدفوعات دفتر اليومية. وهي أيضًا مستنداتك الخاصة بالخصم الضريبي لنشاطك التجاري الذي تحصل عليه في نهاية السنة الضريبية. يمكن الاحتفاظ بالمستندات المصدّرة بشكل صحيح ، مما قد يقطع مسافة طويلة مع الاحتفاظ بسجل جيد.
يجب حفظ الوثائق الورقية الأصلية مع دفاتر الأستاذ حيث تسجل المعاملة. كنسخة احتياطية ، في حالة نشوب حريق أو كارثة أخرى ، يجب فحص كل مستند مصدر في ملف الكمبيوتر الصحيح ويتم تخزينه على محرك أقراص محمول.
04 - تحويل الأموال الإلكتروني ومدفوعات العمل الخاصة بك
التكنولوجيا تغير الطريقة التي ندير بها أعمالنا. بدلاً من كتابة الشيكات الورقية للمعاملات ، غالبًا ما نستخدم بطاقات الائتمان أو الخصم أو تحويل الأموال الإلكتروني (EFT) لدفع الفواتير. كيف نتأكد من أن لدينا وثائق المصدر المناسبة لمصلحة الضرائب تحت هذه الظروف؟
إذا كنت تستخدم EFT أو بطاقات الائتمان / الخصم ، فاستخدم البيانات المالية الصادرة عن البنك الذي تتعامل معه كوثائق مصدر. بالنسبة إلى التحويل الإلكتروني ، يجب أن يظهر البيان ما يلي: المبلغ المحول ، واسم المدفوع ، وتاريخ نقل التحويل من الحساب إلى المؤسسة المالية. بالنسبة لبطاقات الائتمان / الخصم ، يجب أن يظهر البيان ما يلي: المبلغ المدفوع ، اسم المدفوع لأمره ، تاريخ المعاملة.
إثبات الدفع من تلقاء نفسها لا يعني بالضرورة أنه يحق لك الحصول على خصم ضريبي. حافظ على قسائم بطاقات الائتمان والفواتير لإثبات مطالبتك بالخصم.
05 - ملخص يومي و شهري لإيصالات و مدفوعات نقدية
إن إيصالاتك النقدية اليومية والشهرية وأوراق العمل للصرف النقدي تستحق وزنها بالذهب. أي شيء فاتك في دفاتر الحسابات والمجلات ، من المحتمل أن تجده هنا. مرة أخرى ، ستحتاج إلى وثائق مصدر. يمكن الحصول على المصروفات مثل مصروفات الخدمة الهاتفية والإنترنت وخدمات الشاحنات / السيارات هنا كخصم ضريبي ممكن.
06 - الانتباه إلى صندوق المصروفات النثرية الخاصة بك
يجب معاملة أي معاملات يتم إجراؤها من صندوق المصروفات النثرية كمصروفات نقدية مع مستند المصدر. البعض قد يكون معفى من الضرائب .
07 - خصومات ضرائب الرواتب للموظف
خصومات ضريبة الرواتب للموظفين معقدة. يركز الدليل الضريبي عادة على الضرائب الشخصية ، ولكن هذه المقالة تلخص الآثار الضريبية لضريبة الأعمال الموظف. احتفظ بسجلات جيدة على غير العادة لموظفيك.
08 - متى يجب عليك الاحتفاظ بسجلات الضرائب الخاصة بك؟
وفقًا لقانون ضريبة الدخل الداخلي ، يجب عليك الاحتفاظ بسجلاتك طالما أنها قد تكون مطلوبة لإدارة أي جزء من رمز الضريبة.
إذا كان لديك موظفين ، يجب عليك الاحتفاظ بسجلاتهم لمدة لا تقل عن 4 سنوات. لكي تكون آمنًا ، احتفظ بسجلات الموظفين لمدة لا تقل عن 7 سنوات. إذا كنت مدينًا للضريبة ، احتفظ بسجلاتك لمدة لا تقل عن 3 سنوات. إذا كنت تملك عقارًا ، احتفظ بسجلاتك عليه حتى تنتهي فترة التقييدات للسنة التي تتصرف فيها بالممتلكات في تصرف خاضع للضريبة. إذا لم تقم بالإبلاغ عن الدخل ، فيجب عليك الإبلاغ عنه وأكثر من 25٪ من إجمالي الدخل على الإقرار الضريبي ، احتفظ بسجلاتك لمدة 6 سنوات.