5 طرق لتجنب سوء التواصل مع الموظفين

في حين أن هناك العديد من العوامل التي يمكن أن تسهم في نجاح أو فشل الأعمال التجارية ، إلا أن التواصل الفعال في الأعمال التجارية الصغيرة أمر ضروري إذا كانت الشركة ستنجح. يشمل التواصل الجيد التواصل الشفوي الواضح ومهارات الاستماع الممتازة وكتابة الأعمال الفعالة. بدون هذه العناصر ، من المرجح أن يكون هناك انقطاع في الاتصال.

جميع الشركات ، الكبيرة والصغيرة ، يمكن أن تتأثر سلبًا بالنزاعات المتكررة الناجمة عن سوء التواصل.

إن أصحاب الأعمال الصغيرة لديهم ميزة هنا ، لأنهم في وضع أفضل لرؤية مشاكل الاتصال المحتملة ومعالجتها قبل حدوث الضرر في العمل. ستساعدك النصائح التالية على تحسين عملية التواصل مع الموظفين بحيث يمكنك تجنب المشاكل الناجمة عن سوء التواصل.

1. تأكد من كل اجتماع لديه جدول أعمال

إن الحمل الزائد عن العمل أمر سيء لكل عمل ، لكن مواجهة الحمل الزائد بدون غرض واضح هو أمر أسوأ. ويمكن أن يكون سببا لسوء التواصل. بدلاً من جدولة الاجتماعات وتأمل أن تتحقق الأشياء خلال ذلك الوقت ، كن هادفًا حول الاجتماعات من البداية. قم بإعداد جداول أعمال محددة لكل اجتماع تقوم بجدولته ، وقم بمشاركته مع موظفيك قبل الاجتماع بشكل جيد لتهيئة المسرح للمناقشة. من المستحسن أيضًا دعوة موظفيك لإضافة عناصر جدول أعمال يريدون مناقشتها قبل الاجتماع.

2. مشاركة جميع العروض / الوثائق

لا يدون الجميع الملاحظات بشكل جيد خلال الاجتماعات ، ولن يتم الاحتفاظ بكل ما تمت مناقشته عند انتهاء الاجتماع. ولهذا السبب من المهم للغاية التأكد من أن جميع المشاركين يتلقون نسخة من ملفات العروض التقديمية أو أي مستندات تمت مناقشتها أثناء الاجتماع. ومن الأفضل حتى إذا كان بإمكانك مشاركة هذه الملفات قبل الاجتماع حتى يتمكن الموظفون من تدوين الملاحظات ومراجعة المعلومات في الوقت الفعلي.

3. تبسيط رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

هل سبق لك أن تلقيت بريدًا إلكترونيًا للنشاط التجاري كان طويلاً للغاية وتطرق إلى العديد من الموضوعات المختلفة التي كنت في حيرة من أمرك عندما انتهيت من قراءتها؟ البريد الإلكتروني هو أحد أنماط المحادثة التي تعتبر ممتازة للإنتاجية ، ولكن يمكن أن يؤدي أيضًا إلى الارتباك وسوء الفهم. عادات بسيطة مثل الاحتفاظ بموضوع واحد لكل رسالة بريد إلكتروني ، وكسر رسالتك إلى عناوين فرعية و / أو نقاط ، وكونها وصفية جدًا عند صياغة سطر الموضوع يمكن أن يكون الفرق بين الوضوح والارتباك.

4. استمع بعناية واراقب عن الاشارات غير اللفظية

ليس كل الاتصالات - وسوء الفهم - يحدث لفظيا. لقد تطرقنا إلى أفضل ممارسات البريد الإلكتروني أعلاه ، وتلك التي تمتد إلى الأنواع الأخرى من التواصل الكتابي أيضًا. لكن ماذا عن لغة الجسد؟ من الأهمية بمكان أن تكون متناغماً مع موظفيك وقادرة على التقاط إشارات غير لفظية. يمكن أن يساعدك ذلك على معالجة القضايا التي قد لا يشعر الموظف بارتياحها بنسبة 100٪ بشكل مباشر معك. تذكر أنه إلى جانب التواصل غير اللفظي ، من المهم كمدير أنك لا تتواصل بشكل فعال مع موظفيك فقط ولكنك تستمع أيضًا بفعالية.

5. يمكن الوصول إليها

يمكن أن تكون سياسة الباب المفتوح فائدة للأنشطة التجارية من جميع الأنواع. إن الوصول إلى موظفيك يعني أنك تهتم بمخاوفهم وتريد سماع ملاحظاتهم. يُمكّن الباب المفتوح موظفيك من التحدث إليك بشأن الأشياء التي تحدث في النشاط التجاري والتي قد لا تكون مرئية لك بسهولة. هذا النوع من إمكانية الوصول يمكن أن يجعل احتمال سوء الفهم أقل احتمالا في عملك الصغير.

يمكن أن يحدث سوء التواصل بسهولة بالغة في بيئة الأعمال ، لكن كونك استباقيًا حول الطريقة التي تتواصل بها مع موظفيك - وتمكينهم من التواصل معك بشكل علني - يمكن أن يساعدك على تجنب المشاكل التي غالباً ما تنبع من سوء الفهم. عند استخدامها جنبًا إلى جنب مع نصائح الاتصالات التجارية هذه ، فأنت تضع أساسًا لنشاط تجاري يحتمل أن يزدهر ولا يعيقه التواصل الضعيف.