وثيقة المصدر في المعاملات المحاسبية

تعرف على معلومات المفتاح التي تم العثور عليها في المستند المصدر

في كل مرة تقوم فيها شركة بإجراء معاملة مالية ، يتم إنشاء نوع من الأوراق. يسمى هذا الدرب الورقي مستند مصدر. إذا كانت إحدى الشركات الصغيرة تكتب شيكًا من حساب التدقيق الخاص بها للوازم المكتب ، على سبيل المثال ، فإن المستندات المصدر هي الشيك وإيصال المستلزمات المكتبية.

لماذا مصدر الوثائق مهمة

يعد المستند المصدر ضروريًا لعملية مسك الدفاتر والمحاسبة ، حيث إنه دليل على حدوث معاملة مالية.

إذا تم تدقيق الشركة ، فستقوم مستندات المصدر بعمل نسخ احتياطية من دفاتر المحاسبة ودفتر الأستاذ العام كدليل تدقيق غير قابل للمراجعة.

إن الحفاظ على مستند مصدر لنشاط تجاري هو مثل الاحتفاظ بإيصالات للعناصر القابلة للاقتطاع من الضرائب على ضرائبك الشخصية. إذا تم تدقيق الضرائب الخاصة بك ، فإنها توفر الدليل على أنك قمت بإجراء تلك المشتريات. وينطبق الشيء نفسه على عملك ، ولكن في مجال الأعمال التجارية ، لا تحتفظ بالإيصالات فقط للنفقات المعفاة من الضرائب. يمكنك الاحتفاظ بالمستندات الأصلية لكل معاملة مالية.

ما مصدر الوثائق تقدم

يصف المستند المصدر جميع الحقائق الأساسية للمعاملة ، مثل مبلغ المعاملة ، الذي تم إجراء المعاملة به ، والغرض من المعاملة ، وتاريخ المعاملة.

في ما يلي بعض الأمثلة على مستندات المصدر الشائعة:

كيفية علاج وثائق المصدر

يجب تسجيل المستند المصدر في دفتر الحسابات المناسب في أقرب وقت ممكن بعد المعاملة. بعد التسجيل ، يجب إيداع جميع الوثائق المصدرية في نظام ما حيث يمكن استرجاعها عند الحاجة إليها.

في بعض الحالات ، قد يكون من المهم توفير سلسلة الحراسة لكي تتمكن من تحديد أن المستند المصدر المعني ما زال تحت سيطرتك.

وثائق المصدر مقابل نسخ

في معظم الحالات ، تكون نسخ المستندات المصدرية مقبولة قانونيًا. على سبيل المثال ، قبلت دائرة الإيرادات الداخلية نسخًا من الإيصالات منذ عام 1997 ، طالما أنها مقروءة ، وتحتوي على جميع المعلومات الموجودة في النسخة الأصلية ، وفي حدود عملية المسح الضوئي ، تعرض هذه المعلومات في شكل مطابق تمامًا أصلي.

إن استلام المواد الذي حدد الكائنات التي تم شراؤها والسعر المدفوع ، ولكن تم مسحه ضوئيًا دون اسم المورد لن يكون مؤهلاً. الوثيقة التي قدمت جميع المعلومات في الإيصال الأصلي ، ولكن تم إعادة كتابتها في صيغة Word أو Excel لن تكون مؤهلة أيضًا.

معيار IRS - الاستنساخ الكامل والمقروء والدقيق للأصل - هو نفس المعيار المستخدم في العديد من الشركات والوكالات الحكومية. غير أن المؤسسات الأخرى تضيف إلى هذه المتطلبات العامة.

على سبيل المثال ، تقبل جامعة واشنطن فقط كبديل عن نسخ المستندات الأصلية الممسوحة ضوئيًا بكثافة لا تقل عن 300 نقطة في البوصة (dpi) ، ويتم عرضها في تنسيقات PDF أو TIFF ؛ لا يقبل نسخ JPEG.

إذا كنت تخطط لفحص المحاسبة أو المستندات القانونية لتسهيل التخزين ، فراجع المؤسسة ذات الصلة للتأكد من قبولها للمستندات بالتنسيق الذي تخطط لاستخدامه.