كيفية اختيار المتحدث الرئيسي المثالي لهذا الحدث الخاص بك

اختيار المتحدث الرئيسي المثالي هو حول الإعداد

أحد أهم العناصر الترفيهية للحدث هو اختيار متحدث رئيسي كبير ومقدمين آخرين للبرنامج. عند التعاقد مع متحدث خارجي لملء هذا الدور ، يمكن لمخططي الأحداث إما أن يتعاقدوا مباشرة مع متحدث محترف أو قد يعتمدون على خبرة مكتب المتحدثين. سواء كان مسؤولًا تنفيذيًا داخليًا أو قائدًا صناعيًا أو متحدثًا محترفًا ، فإن البرنامج الناجح سيحدد المتحدثين في بداية عملية التخطيط.

إليك الطريقة.

نصيحة من خبير

ديان غودمان ، رئيسة مكتب غودمان للمتحدثين ، في شركة وندسور ، CT هي شركة رائدة في مجال تقديم الخدمات المهنية والمتخصصين في مجال الترفيه والفعاليات الوطنية. هي المؤلفة الخبيرة وراء Survive The Search: How To Target & Choose The Best Professional Speaker ، وهو كتاب مؤلف من 12 صفحة لمخططي الاجتماعات والمناسبات.

قام غودمان بتنظيم الدليل كقائمة مرجعية من النصائح والأسئلة المفيدة التي يجب على مسؤولي التخطيط الاجتماعيين ذوي الخبرة والمبتدئين معالجتها داخليًا قبل الوصول إلى موظف أو اختيار متحدث.

ماذا تفعل قبل اختيار المتحدث الرئيسي

أولاً وقبل كل شيء ، كما هو الحال مع أي حدث ، يكون التخطيط المسبق مفيدًا دائمًا ، وفي بعض الأحيان حرجًا ، في هبوط أفضل متحدث لحدثك. من الأسهل بكثير تأمين أفضل المتحدثين من خلال التخطيط لمدة ستة إلى 12 شهرًا على الأقل قبل الحدث.

في الواقع ، اعتاد معيار حجز متحدث محترف أو معروف أن يكون عامًا. بالطبع ، هذا ليس دائما معقولا أو واقعيا ، واليوم ، من المعروف أن الحجوزات يتم إجراؤها قبل بضعة أشهر فقط. لكن إذا استطعت أن تساعده ، لا تترك نفسك في حالة ذعر خلال وقت الأزمة. ستشكر نفسك لاحقًا.

لذا لكي تكون مستعدًا بشكل كافٍ لبدء البحث عن المتحدث الرئيسي ، ينصح غودمان بالخطوات التالية في كل قائمة مرجعية داخلية أولية وقائمة بمخططي الاجتماعات:

1. تحديد الخدمات اللوجستية للاجتماعات / الجدولة
2. فهم الجمهور
3. التقاط هدف الاجتماع
4. حدد توقعات المتحدث
5. النجاح المعياري

عندما يتم التفكير في هذه المهام فقط (وربما أخرى محددة لحدثك أو اجتماعك) ، يجب أن تبدأ البحث عن المتحدث الرئيسي. يمكن للمتحدث الرئيسي لعب عدة أدوار مختلفة لعقد مؤتمر أو اجتماع. هل يتطلب اجتماعك متحدثًا رسميًا أو هل سيتم تقديم جمهورك بشكل أفضل من خلال متحدث ملهم أو تحفيزي؟ إن تقديم قائمة التحقق هذه لن يوفر فقط إطارًا أفضل يمكن من خلاله إجراء البحث عن المتحدث ، بل سيوفر لك الوقت في النهاية الخلفية للحصول على موافقة داخلية على اختيارك الأول للمتحدث.

ما يجب فعله أثناء البحث عن المتحدث الرئيسي

بمجرد معرفة الاتجاه المفاهيمي للاجتماع ، سيكون لديك تجربة أفضل العثور على المتحدث الرئيسي المناسب. حيث يتعثر مخططو معظم الأحداث في عملية البحث والاختيار نفسها ، ولكن في التفاوض على رسوم المتحدث الرئيسي.

يمكن للمتحدثين الرئيسيين المحترفين من خلال كتاب منشور أن يدير الشركات ما يزيد عن 10000 إلى 20000 دولار ، دون أن يشمل ذلك تكاليف السفر للحدث. من ناحية أخرى ، يستطيع مؤلف الكتاب الأكثر مبيعًا في نيويورك تايمز جمع ما يصل إلى 40000 دولار لكل مشاركة في المحادثة. في حين أن هذه الأرقام يمكن أن تكون عالية بشكل غير عادي لمخططي الأحداث الجديدة في مساحة المتحدث الرئيسي ، يجب عليك الاقتراب من الرسوم نسبيا. كيف تقارن رسوم المتحدث لتقول تكلفة وجبة الإفطار الصباحية أو عدد الأشخاص المتوقع في الاجتماع؟

الخط السفلي

نظرًا لأن مخططي الأحداث يعملون كوجه داخلي وخارجي لاجتماع النشاط التجاري ، فإن هذا النوع من المنهج المنظم لاختيار المتحدثين سيساعد في الحصول على الموافقات الداخلية اللازمة للميزانية بالإضافة إلى نقل البرنامج إلى الأمام.

عند التخطيط لأحد الاجتماعات ، فإن أحد السيناريوهين يميل إلى الحدوث: تتم الموافقة على تاريخ اجتماع العمل دون محتوى أو لا تتم الموافقة على موعد اجتماع العمل دون محتوى مؤكد.

يوصي منهج غودمان بأنه ينبغي أن يكون لدى مخططي الأحداث فهم شامل للاجتماع ، والذين سيحضرون ، وما هي الرسائل التي يتم توصيلها ، ونوع المتحدث المطلوب ، وما الذي نجح في الماضي.

ستؤدي هذه الخطوات ، جنبًا إلى جنب مع بعض مرونة الجدولة والتخطيط المسبق ، إلى برنامج ناجح.