كيفية زيادة الحضور في الندوات والأحداث التجارية

by روب هارد

نصائح لزيادة الحضور الخاص بك للشركات

إن أهم خطوة للتغلب على المخاوف من عدم الحضور في حدث ما أو زيادة قائمة RSVP هو إدراك أن الأشخاص يستمتعون حقاً بحضور الحلقات الدراسية والأحداث الأخرى. من خلال حضور اجتماعات العمل ، يحصل المشارك على فرصة لتعلم معلومات جديدة والتفاعل مع الزملاء والقادة في مجالهم. لكن أكثر الاجتماعات نجاحًا تتخطى الأفكار الرئيسية المزدحمة بالنجوم والعروض الملهمة. يخلقون بيئة دافئة وودية للجميع - مما يجعلهم أكثر متعة. إليك كيف يمكنك التخطيط لحدث عمل ممتع يجتذب إقبالاً كبيراً.

01 - إنشاء جدول أعمال كبير

بمجرد أن يفهم المضيفون أن الأشخاص يستمتعون بحضور الأحداث ، من المهم إنشاء برنامج يستحق الحضور. يجب أن يركز جدول الأعمال على موضوع واحد حتى لا يطغى على الحضور بل يجب أن يكون لديه تنوع كافٍ للحفاظ على اهتمام الحضور. على سبيل المثال ، يأخذ الجدول الدراسي التالي لعينة نصف يوم بعين الاعتبار احتياجات المشاركين في الاجتماع من الطعام إلى فواصل العروض التقديمية:

8:00 صباحًا الوصول والفطور
8:45 صباحا رسالة الترحيب
9:00 صباحا المتحدث الرئيسي
10:00 صباحًا
10:15 صباحا مناقشة الفريق
11:30 صباحا ملاحظات ختامية

02 - كن حساسًا للتقويم والساعة

على الرغم من أفضل جدول أعمال ، فإن المشاركين في الحدث لديهم تفضيلات بشأن الوقت الذي يرغبون فيه في حضور مثل هذه البرامج وعندما لا يفعلون ذلك. في بعض الصناعات الموسمية ، هي في بعض الأحيان مسألة لا يمكن كذلك. خذ بعين الاعتبار ما يلي عند جدولة التواريخ والأوقات للحدث الخاص بك:

يفضل الحضور الجداول الصباحية للندوات
يفضل الحضور تقدير الأحداث فورًا بعد العمل
أيام الخميس والخميس هي أيام اجتماع شهيرة
تجنب عقد الاجتماعات يوم الجمعة إن أمكن
تجنب جدولة الاجتماعات في أيام العطلات وعطلة العطلات
كن حساسًا لمتطلبات السفر للحضور لهذا الحدث

ومن المهم بنفس القدر إنشاء سمعة للبدء في الوقت المحدد والانتهاء في الوقت المحدد - لا سيما للأحداث السنوية أو المتكررة.

03 - تحديد موقع فريد ومريح

وتعقد معظم اجتماعات العمل في الفنادق ، وهذا النوع من الأماكن في حد ذاته ليست فريدة من نوعها. يمكنك اختيار كسر العفن والعثور على مكان غير فندق رائع أو يمكنك أن تدرك أن جميع الفنادق لم يتم إنشاء متساوية والعثور على فندق كبير. النقطة الرئيسية هنا هي اختيار مكان يريد ضيوفك الذهاب إليه. بعد كل شيء ، سوف يقومون بعمل تحويلة من روتينهم ويريدون الاستمتاع بالحدث. خذ بعين الاعتبار العوامل التالية:

حدد مكانًا بالقرب من غالبية الحاضرين
حدد مكانًا حيث سيستمتع الحضور بأنفسهم
حدد مكانًا مناسبًا لاستضافة أحداث مماثلة

لمزيد من النصائح حول اختيار مكان ، تأكد من مراجعة دليل مخطط الأحداث لتخطيط الموقع .

04 - ترجمة قائمة ضيوف مناسبة

تحتوي الاجتماعات الناجحة على موضوع محدد أو رسالة وجمهور مستهدف لهذه الرسالة. من المهم تجميع قائمة الضيوف التي تتضمن الحضور المناسبين ، حتى لو تم ترتيبهم حسب ترتيب الأهمية. في كثير من الأحيان ، سيقوم المضيفون بتجميع قائمة رئيسية بالضيوف المحتملين فقط ثم فتح الاجتماع للجماهير. لن يعمل هذا إلا إذا كنت تحاول ملء المقاعد استنادًا إلى لعبة الأرقام.

لا ينبغي النظر إلى اجتماع عمل أو مؤتمر أو ندوة كمجهود مباشر للبريد مع معدلات RSVP 1-3٪. أنا أفضل تدريب العملاء لإنشاء قوائم محددة من الحضور المستهدفين - الناس الذين يريدون حقا أن يحضروا نأمل مع معدلات RSVP من 50 ٪ أو أفضل.

فكر أخير حول الحضور: حاول دعوة أفراد من نفس الرتبة والخبرة إلى الاجتماع.

05 - دعوة ، دعوة ، دعوة!

أحد مفاتيح تحقيق حضور كبير لحدثك هو عن طريق دعوة الناس مبكراً ومتابعتها. وهذا يعني إرسال رسائل تذكير إلى أولئك الذين لم يردوا على الطلب وتأكيد التأكيدات لمن لديهم. لا يعد إرسال تذكير الحدث قبل الحدث إلى الضيوف المؤكدين فكرة سيئة بشكل عام أيضًا.

من المهم توليد الإثارة حول الحدث. الدعوات المطبوعة التقليدية مناسبة ، ولكن أصبح من المعتاد أيضًا أن تنظر إلى البريد الإلكتروني أو حتى الشبكات الاجتماعية بناءً على جمهورك. جرب هذا النهج:

اذكر الحدث للضيوف الذين تعرفهم أنت أو فريقك شخصيًا قبل إرسال الدعوات.
إرسال حفظ التاريخ المبكر في عملية التخطيط (الورق أو الإلكترونية).
إرسال دعوة مفصلة ، بما في ذلك أضواء على جدول الأعمال (الورق أو الإلكترونية) مع طلب RSVP.
إعادة توجيه الدعوة المفصلة مرة أخرى مع ملاحظة شخصية إلى أصدقائك أو معارفك الشخصية (إلكترونيًا). *
تابع مع الضيوف المؤكدين قبل يوم أو يومين من الحدث المقرر (إلكترونيًا أو عبر الهاتف).

* يمكنك أيضًا اختيار الاتصال رسميًا بالضيوف وتوجيه دعوة شخصية إلى الحدث.

06 - لا تقلل من قوة الدعوات الشخصية

إن الدعوة المادية - سواء كانت مطبوعة أو إلكترونية - هي أمر جيد ، ولكن لا ينبغي النظر إليها كبديل للدعوة الموسعة الشخصية للأصدقاء أو الزملاء أو المعارف (إلا إذا كنت تخطط لعقد ندوة أو مؤتمر كبير مع 500 أو المزيد من الحضور). هذه هي الخطوة التي تجعل العديد من المضيفين يتقلبون ... لا يريدون التقاط الهاتف ، ولكن يمكن أن يعني الفرق بين ارتفاع معدلات RSVPs (مع انخفاض معدلات عدم العرض) والتحول أقل من المثالي.

بالنسبة إلى بعض الأحداث ، قد يكون من المفيد مشاركة هذه المسؤولية. غالبًا ما يتم تجميع قائمة المدعوين للحدث من قوائم جهات الاتصال التي يتم الاحتفاظ بها من قِبل مجموعة متنوعة من الأفراد ، ويجب على الأفراد الذين لديهم أقرب العلاقات إلى المدعوين توجيه دعوة مباشرة إلى ضيوفهم.

07 - تأسيس سمعة لتقديم برامج ممتازة

لقد حضر الجميع مؤتمرات جيدة ومؤتمرات سيئة. وينطبق الشيء نفسه على الحلقات الدراسية وغيرها من أحداث التقدير. محظوظ لمخططي الأحداث ، والناس في كثير من الأحيان يتمتعون بالاجتماعات التي يحضرونها.

المفتاح هنا هو مساعدة عميلك على تأسيس سمعة جيدة في تقديم برامج أعمال ممتازة. قد يبدو الأمر بسيطًا ، إذا استمتع شخص ما بحضور حدثك الأخير ، فمن الأرجح أن يحضر البرامج المستقبلية - بل وربما يجلب صديقًا أو زميلًا.

08 - إرسال متابعة الاتصالات وأشكر الحضور

نظرًا لأن الأشخاص يحضرون الاجتماعات لجمع معلومات جديدة ، فإن العديد من الحاضرين يقدرون تلقي نشرات ومواد إضافية قد يكون قد تمت الإشارة إليها من قبل مقدمي العروض وغيرهم من الأشخاص داخل مؤسستك. تعتبر المتابعة فرصة ممتازة لمشاركة هذه المعلومات وتوسيع نطاق إرسال رسائل الشكر إلى من حضروا الحدث.

إن ملاحظة الشكر والمتابعة هي شيء غالباً ما تتجاهله العديد من المنظمات ، ولكن أولئك الذين لا يجنيون الفوائد.