مثل المباني والأثاث المكتبي ، قد تتعرض الأوراق الثمينة للتلف أو الحرائق بسبب الحريق أو أي خطر آخر. هذه المستندات مهمة ، لذا ستحتاج إلى استعادتها أو إعادة إنتاجها.
استبدال هذه العناصر يمكن أن يكون مضيعة للوقت ومكلفة. لحسن الحظ ، يمكنك حماية عملك ضد هذه التكاليف من خلال شراء أوراق قيمة والتأمين على السجلات.
معنى أوراق قيمة
يمكن أن يختلف المعنى الدقيق للأوراق والسجلات القيمة من سياسة ملكية إلى أخرى. تحدد بعض السياسات هذا المصطلح على وجه التحديد. قد يشمل التعريف وثائق أو سجلات مكتوبة أو مطبوعة أو مسجلة ، بما في ذلك الكتب والخرائط والأفلام والرسومات والأفعال والرهون العقارية والمخطوطات.
توفر السياسات الأخرى وصفًا واسعًا للمصطلح بدلاً من التعريف. على سبيل المثال ، تنص سياسة الملكية ISO على أن الأوراق القيمة تتضمن ، على سبيل المثال لا الحصر ، عناصر مثل كتب الحساب والأفعال والمخطوطات والملخصات والرسومات وأنظمة فهرس البطاقات. بغض النظر عن كيفية وصف الأوراق والسجلات القيمة في السياسة ، لا يُقصد بهذا المصطلح إدراج الأموال والأوراق المالية.
ما هو المغطى؟
بموجب العديد من سياسات الملكية التجارية ، فإن تكلفة استبدال أو استعادة المعلومات عن الأوراق والسجلات القيمة مدرجة تحت خاصية غير مغطاة.
ومع ذلك ، يمكن تغطية هذه التكاليف ، على الأقل إلى حد ما ، تحت قسم بعنوان "ملحقات التغطية".
تنطبق تغطية الأوراق ذات القيمة على التكلفة لاستبدال أو استعادة المعلومات المفقودة في السجلات ، سواء كانت أو لم توجد تكرارات. على سبيل المثال ، لنفترض أنك تريد توسيع مستودع تملكه.
يمكنك استئجار مهندس معماري لإنتاج رسومات من ثلاث تكوينات ممكنة لمبنىك. كانت الرسومات في يدك لمدة أسبوع واحد فقط عندما يتم تدميرها من قبل إعصار. لا أنت ولا المهندس لديه أي نسخ. لاستبدال الرسومات ، يجب أن تدفع للمهندس لإعادة إنشائها. يجب تغطية تكلفة استبدال الرسومات بأوراقك الثمينة وتأمين السجلات الخاصة بك.
عند إتلاف مستند ، قد تتمكن من إعادة بنائه من مستندات أخرى موجودة لديك. على سبيل المثال ، لنفترض أن دفتر الحسابات المحاسبي قد تم تدميره بسبب الحريق. لحسن الحظ ، أنت قادر على إعادة بناء السجلات المحاسبية الخاصة بك باستخدام ملفات العميل الخاصة بك وسجلات البائعين. يجب أن يغطي تأمين الأوراق والسجلات القيمة تكلفة المواد الفارغة (دفتر أستاذ محاسبي جديد) وتكلفة العمالة لإعادة إنشاء البيانات المحاسبية.
لاحظ أن العديد من سياسات الملكية لا توفر تغطية شاملة للمخاطر للأوراق والسجلات القيمة. بدلا من ذلك ، يتم تغطية هذه السجلات للأخطار المسماة فقط. وتشمل الأمثلة على الأخطار التي تشمل عادةً النار والبرق والانفجار وعواصف الرياح والبرد والانهيار في المجرى .
ما هو الحد الذي تحتاجه؟
الأوراق الثمينة والسجلات التغطية تخضع لسقف.
في حالة حدوث خسارة ، لن تدفع شركة التأمين الخاصة بك أكثر من الحد الأدنى المبين في سياستك. قد يكون هذا الحد الأدنى من 2500 دولار. لحماية عملك ضد الخسائر ، قد تحتاج إلى شراء تغطية إضافية.
عند اختيار حد ، ضع في اعتبارك أنواع المستندات المعرضة للخطر. كم ستكون تكلفة استبدالها؟ سوف تحتاج إلى توظيف الموظفين المؤقتين؟ كم عدد الساعات التي تستغرقها إعادة إنتاج السجلات؟ سوف تحتاج إلى الحصول على النسخ الأصلية؟ هل يجب إعادة صياغة العمل الأصلي (مثل الرسومات المعمارية المذكورة أعلاه)؟
أوراق قيمة التصديق
إذا كانت سياسة الملكية التجارية الخاصة بك لا تغطي أوراق قيمة ، يمكن تأمين هذه العناصر من خلال المصادقة . يوفر الإقرار بشكل عام نفس التغطية أو حتى أوسع من تلك المدرجة في سياسة الملكية النموذجية. بعض التأييدات تغطي ورقات قيمة على أساس كل المخاطر وليس على أساس المخاطر.
أي أنها تغطي الضرر الذي يلحق بالممتلكات المغطاة بسبب أي خطر غير مستبعد على وجه التحديد.
لا تغطية للسجلات الإلكترونية
تنص معظم السياسات (والتوصيات) التي تغطي أوراقًا ذات قيمة تحديدًا على عدم وجود تغطية تنطبق على الأوراق القيمة الموجودة كبيانات إلكترونية . وبعبارة أخرى ، لا تعتبر الوثائق الإلكترونية أوراق قيمة.
تحتفظ العديد من الشركات بسجلات مهمة في النموذج الإلكتروني. لسوء الحظ ، لا توفر سياسات الملكية بشكل عام تغطية قليلة جدًا للضرر الذي يلحق بالبيانات الإلكترونية . يمكنك حماية شركتك من الخسائر التي تنطوي على تلف الملفات الإلكترونية الخاصة بك عن طريق شراء تغطية معالجة البيانات الإلكترونية .