لقد أصبح تسعير حزمة الاجتماعات على النمط الأوروبي أكثر شعبية في الولايات المتحدة
لا يمكن فقط لهذه الممارسة أن تكون أكثر كفاءة بشكل عام لأولئك المشاركين في تخطيط الحدث ، بل هي تجعل إدارة وتوقع التكاليف المرتبطة بالمكان عملية أكثر وضوحًا.
في الولايات المتحدة ، من ناحية أخرى ، لا يزال من الشائع أكثر أن تقوم الفنادق ببناء بند تكاليف المؤتمرات حسب بند بناء على الاحتياجات التفصيلية والمخصصة لكل اجتماع أو حدث. على الرغم من أن هذه الممارسة تسمح لمخطط الحدث بالتحكم بشكل أكبر في كل تفاصيل الحدث ، إلا أنه يؤدي بشكل متكرر إلى إنشاء أوامر أحداث مأدبة معقدة وصعوبة أكبر في إدارة التكاليف والميزانية العامة للحدث .
على الرغم من أن اللاعبين الرئيسيين في الصناعة يواصلون تغيير الطريقة التي يمارسون بها أعمالهم ، لا يزال النموذج الأوروبي والنموذج الأمريكي يميلان إلى عكس هذه الاختلافات في مقاربتهم لأحداث المؤتمرات والشركات. لغوص أعمق ، دعونا نلقي نظرة على اثنين من أحداث الشركات وحزمة المؤتمرات: واحد من قصر فيرا السابق في برشلونة (على سبيل المثال الأوروبي) والآخر في منتجعات وين في لاس فيغاس (مثال أمريكي).
المؤتمر الأوروبي وحزم الاجتماعات مثال
معدلات حزم يومية تحظى بشعبية في المملكة المتحدة وشق طريقها إلى أوروبا القارية كذلك. "كان سوق المملكة المتحدة هو أول من طلب هذا النوع من الباقات ، ونحاول دائمًا تكييف مقترحاتنا لتلبية احتياجات عملائنا" ، يشرح المدير العام السابق لـ Fira Palace في برشلونة (الآن Crowne Plaza Barcelona) ، الفندق الذي يحظى بشعبية كبيرة بين منظمي مناسبات الأحداث والاجتماعات الذين ينظمون الاجتماعات الدولية.
الفندق الأوروبي
عندما كان فندق كراون بلازا برشلونة لا يزال يعمل كقصر فيرا ، كان حوالي 20٪ من عملاء الفندق من أسبانيا. وجاء باقي العملاء السنويين من المملكة المتحدة (19٪) والولايات المتحدة (17٪) وفرنسا (7٪) وإيطاليا (6٪) واليابان (4٪) وألمانيا (4٪). بالإضافة إلى ذلك ، استضاف حوالي نصف الأحداث التجارية هناك من صناعة المستحضرات الصيدلانية والباقي بما في ذلك التكنولوجيا والأغذية والمشروبات والعملاء وعملاء صناعة السيارات .
الطلب الأوروبي لتسعير حزمة المؤتمر
خلال هذا الوقت ، تتضمن باقة الاجتماعات اليومية في Fira Palace استخدام قاعة الاجتماعات واستراحة (ق) القهوة والغداء والشاشة وغير ذلك. تتضمن حزمة (حزم) الاجتماع المتاحة بشكل أساسي كل شيء قد يحتاج المخطط إلى تضمينه في اجتماع.
ومع تطور الصناعة ، استمرت طلبات الحصول على حزم المؤتمرات والاجتماعات تتغير بمرور الوقت. في البداية ، كان مخططي أحداث الشركات يطلبون تسعيرًا ثابتًا للمؤتمرات في قاعات الاجتماعات والطعام والمشروبات. في الوقت المناسب ، توسعت هذه الطلبات لتشمل عناصر أخرى ، مثل الشاشات ، والوصول إلى الإنترنت ، والرسوم البيانية الوجه ، وأنظمة الصوت. لكن الطلب كان لا يزال بالنسبة لسعر السعر الموحد المعبأ.
بالنسبة لأولئك الذين يحتاجون إلى غرف نوم لليلة واحدة ، طلبوا أيضًا سعرًا خاصًا / تفاوضيًا لأماكن الإقامة في معدلات الحدث الشاملة للمؤتمرات.
وفي حين أن هذه الحزم ستغطي غالبية احتياجات الحدث ، إلا أن المخططين ما زالوا يتفاوضون بشأن متطلبات الحدث الأخرى ، مثل منطقة المعارض وحفلات العشاء وحفلات الكوكتيل وغيرها من بنود جدول أعمال الحدث.
إيجابيات وسلبيات النهج الأوروبي
من الواضح أن المقاربة الأوروبية في المقام الأول لتخطيط المؤتمرات والتسعير قد تكون مفيدة لمخططي الأحداث لعدة أسباب ، بما في ذلك إدراك التكلفة ، وقابلية التنبؤ للتكاليف ، وسهولة عرض العميل والموافقات.
ومع ذلك ، فإن مثل هذا النهج يضع بالتأكيد عبئًا متزايدًا على الفندق للتنبؤ باحتياجات عملائه مع إدارة خط النهاية الخاص به. يقول المدير العام السابق لـ Fira Palace: "من وجهة نظرنا ، من الأسهل بكثير القيام بالأعمال" الانتقائية ". في الواقع ، العملية أكثر تعقيدا. لكن الفائدة بالنسبة لنا هي رضا العملاء".
المؤتمر الأمريكي ومجموعات الاجتماعات مثال
في حين أن السوق الأوروبية تنضج نسبياً مع قبول واستخدام حزم المؤتمرات أو الاجتماعات ، فإن المزيد من الفنادق الأمريكية قد تبدأ في التفكير في تغيير طريقة عقد المؤتمرات والاجتماعات والاجتماعات أيضاً. وهذا مهم بشكل خاص الآن عندما يُطلب من مخططي الأحداث اتخاذ قرارات الاجتماع في إطار مواعيد أقصر وأكثر وأكثر.
في مايو 2009 ، بادرت وين لاس فيجاس إلى تقديم ثلاثة أنواع من ما يسمونه بمجموعات شاملة للاجتماعات والمؤتمرات في سوق الاجتماعات الأصغر ، مما يعني أقل من 80 مشاركًا. واليوم ما زالوا يقدمون هذه الحزم. يشملوا:
- يوم كامل مؤتمر مندوب حزمة
- "صباحا" حزمة مندوب يوم نصف يوم
- "PM" نصف يوم مؤتمر مندوب حزمة
ومثلما كان يتوقع مخططو الأحداث الأوروبيون ، يتم تسعير خيارات Wynn المعبأة على سعر مندوب (أي الحضور) ، بما في ذلك غرفة الاجتماعات والطعام والمشروبات والوجبات الخفيفة للاستراحات وشاشة العرض LCD والشاشة.
نشأت فكرة وضع وين لتطوير خيارات حزمة المؤتمر الخاصة بها من نهج السوق الأوروبية. في الواقع ، كان أندريه لينك ، مدير المبيعات الوطني السابق لشركة Wynn ، قد جاء من أوروبا. "بالنسبة للجزء الأكبر في أوروبا ، هذه هي الطريقة الوحيدة التي نبيع بها الاجتماعات ... كان من النادر جدًا أن نعد مقترحات انتقائية تتضمن تكاليف الأغذية والمشروبات ، واستئجار الغرف ، ورسوم AV إلخ ..." يشرح لينك.
A Shift in the American Corporate Event and Conference Industry
مع إطلاق برنامج حزمة الاجتماعات الصغيرة ، توقعت منتجعات Wynn أن تكون أسعار المؤتمرات المعبأة أكثر شيوعًا مع عملائها من الشركات لأن معظم اجتماعات الجمعيات أكبر حجمًا. كانوا على حق. ومنذ ذلك الحين ، بدأت العديد من سلاسل الفنادق الأمريكية البارزة في تقديم عروض الاجتماعات والمؤتمرات للشركات التي تعكس النموذج الأوروبي بشكل أفضل في حالة التخطيط لأحداث الشركات.
مما لا شك فيه أن أسعار مجموعات الاجتماعات والمؤتمرات لن تفي باحتياجات كل حدث. في الواقع ، يدرك معظم المخططين أنهم سوف يتخلون عن بعض التفضيلات التفصيلية لبرنامجهم أو يطلبون من المكان تخصيص الحزمة لتضمين عناصر إضافية. هناك دائمًا الحذر بشأن الاعتماد على أسعار الحزم إذا توقع المخططون أن برامجهم قد تستمر لفترة أطول مما كان متوقعًا في البداية ، مما قد يؤدي إلى فرض رسوم إضافية. ولكن بالنسبة لمخططي الاجتماعات والفعاليات الذين يبحثون عن قرب عن ميزانيتهم ، توفر حزم الاجتماعات والمؤتمرات هذه إمكانية توقع واضحة لميزانية المؤتمر.