ما موظف نقل النفقات يجب ان تدفع
من الأفضل الالتزام بتسديد نفقات الانتقال التي وافقت عليها مصلحة الضرائب الأمريكية فقط كخصم من الإقرار الضريبي للموظف.
وفقا لمصلحة الضرائب ، وتشمل تكاليف نقل للخصم للموظفين فقط
"نفقات معقولة من:
نقل السلع المنزلية والتأثيرات الشخصية من المنزل السابق للمنزل الجديد ، و
السفر (بما في ذلك السكن) من المنزل السابق إلى المنزل الجديد.
إن سداد المصروفات غير القابلة للاقتطاع يخضع دائما للضريبة على الموظف ، حتى إذا كان السداد قد يكون مؤهلاً كخطة مسؤولة (كما هو موضح أدناه).
The Tax Implications of Employee Moving Expense Expempursements
بصفة عامة ، تعتبر أي مدفوعات تقوم بها للموظفين خاضعة للضريبة ، ويعتبر دفع مصاريف نقل الموظفين بمثابة منفعة خاضعة للضريبة. ولكن هناك طريقة لجعل الفائدة غير خاضعة للضريبة للموظف.
إذا كنت تريد أن تكون نفقات نقل الموظف غير خاضعة للضريبة للموظف (يستخدم IRS مصطلح "مستثنى" من الضرائب) ، يجب عليك دفعها من خلال ما تسميه مصلحة الضرائب خطة خاضعة للمساءلة .
في هذه الحالة ، يدفع الموظف المصاريف وتسددها.
للوفاء بمعايير الخطة الخاضعة للمساءلة ، يجب أن تكون النفقات مفصلة ولا يمكن دفع سوى مصاريف محددة. يجب أن تكون النفقات أيضًا لغرض تجاري.
يجب أن يكون للموظف نفقات مدفوعة أو مستحقة قابلة للخصم أثناء أداء الخدمات كموظف في شركتك. قد تحتاج إلى توثيق أن هذه الخطوة مطلوبة من قِبل نشاطك التجاري.
هناك أيضا بعض الإجراءات المحاسبية التي يجب اتباعها حتى تكون خطة السداد
- يجب على الموظف " حساب هذه النفقات بشكل مناسب خلال فترة زمنية معقولة." بمعنى ، يجب على الموظف أن يعطيك إيصالات لجميع النفقات.
- إذا كنت تعطي الموظف سلفًا على هذه النفقات ، يجب على الموظف إعادة أي فائض من المال في غضون فترة زمنية معقولة.
على سبيل المثال ، لنفترض أنك تقدمت بمبلغ 5000 دولارًا أمريكيًا نظير نفقات الانتقال ، ويقدم لك الموظف إيصالات بمبلغ 3،660 دولارًا. يجب أن يعطيك الموظف شيكًا للرصيد (1،350 دولارًا). إذا لم يتم استيفاء جميع معايير الخطة الخاضعة للمساءلة ، فإن الخطة ليست خطة خاضعة للمساءلة. و " سداد النفقات غير القابلة للاقتطاع " (للموظف) والبدلات للنفقات المتنوعة أو غير المحددة تخضع للضريبة على الموظف.
فقط لكي نكون واضحين تمامًا: يجب معاملة أي تعويضات للموظفين بموجب خطة غير قابلة للمحاسبة على أنها خاضعة للضريبة (بما في ذلك الاستقطاع) ، حتى إذا كان السداد يتعلق بنفقات قابلة للخصم للموظف. وأي مدفوعات غير مدعومة بالإيصالات ، حتى لو كانت جزءًا من خطة خاضعة للمساءلة ، تخضع للضريبة وتخضع للاستقطاع.
حجب ضرائب الرواتب على نقل مدفوعات النفقات للموظفين
إذا كانت الدفعات تتم وفقًا لمعايير خطة قابلة للمحاسبة ، وتم استيفاء جميع الشروط الضرورية ، فلن تخضع المبالغ المدفوعة للموظفين لتغطية نفقات النقل للخصم.
يخضع دفع مصاريف النفقة التي لا تتم وفقًا لمعايير خطة خاضعة للمساءلة (كما هو موضح أعلاه) لحجب ضرائب الدخل الفيدرالية وضرائب FICA (الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية) وضرائب البطالة الفيدرالية.
الإبلاغ عن نقل مدفوعات النفقات على نموذج W-2 للموظف
إذا استوفى السداد للموظف جميع شروط خطة خاضعة للمساءلة ، كما هو موضح أعلاه ، فلن تضطر إلى تضمين هذه المبالغ المستردة على W-2 للموظف. إذا كان الموظف يعطيك حسابًا مناسبًا للنفقات ، ولكن لا يتم استرداد المبلغ الزائد ، فستحتاج إلى مراجعة خدمة كشف الرواتب أو معد الضرائب لمعرفة كيفية الإبلاغ عن المبالغ الخاضعة للضريبة وغير الخاضعة للضريبة. يجب عليك الإبلاغ عن مبلغ هذه الاستحقاق عند إكمال التقرير الضريبي السنوي W-2 للعاملين في السنة السابقة.
توفر Patriot Software مزيدًا من التوضيح حول كيفية إدخال هذه النفقات في نموذج W-2 للموظف. سنستخدم المثال أعلاه ، حيث يتلقى الموظف مبلغ 5000 دولار أمريكي لتغطية نفقات الانتقال ، ولديه إيصالات بمبلغ 3،660 دولارًا ، ويحتفظ بالمبلغ المتبقي البالغ 1،350 دولارًا. المبلغ الذي يحتفظ به الموظف خاضع للضريبة على الموظف. سنفترض أن هذه الدفعة تتم وفقًا لمتطلبات خطة خاضعة للمساءلة ، كما هو موضح أعلاه:
- يتم تضمين المبلغ الخاضع للضريبة $ 1،350 في المربع 1 من W-2 (وفي المربعات 3 و 5 و 16 ، في حالة فرض الضرائب من قبل الدولة أو المدينة).
- يجب احتساب ضريبة ضريبة الدخل الفيدرالية وحالة الولاية وضرائب FICA على الخاضعة للضريبة $ 1،350 والمضمنة في المربعات المناسبة على W-2.
- يجب عليك تضمين 3،660 $ (المبلغ المساوي للمبلغ المدعوم (على سبيل المثال ، الجزء غير الخاضع للضريبة) في المربع 12 من النموذج W-2 باستخدام الكود "L."
لمزيد من التفاصيل حول كيفية عمل ذلك ، انظر منشور IRS 15 (التعميم E).
إعطاء أموال إضافية للموظف لنقل المصاريف
تمنح بعض الشركات الموظفين مبلغًا محددًا لنفقات الانتقال ، اعتمادًا على نوع النقل والمسافة. قد يظل الدفع خاضعا لعملك كنفقات تجارية.
إذا كنت ترغب في منح موظف ما نقودًا مقابل نفقات الانتقال والسماح للموظف بتحديد كيفية إنفاق هذه الأموال ، فلديك خطة غير قابلة للمحاسبة وفقًا للوائح IRS. في هذه الحالة ، كما هو موضح أعلاه ، إذا كنت لا ترغب في أن يقوم الموظف بإظهار الإيصالات ، فإن جميع الدفعات تخضع للضريبة على الموظف كميزة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب حجب ضريبة الدخل الفيدرالية وضريبة FICA على الدفع.
في هذه الحالة ، قد ترغب في إضافة مبلغ إضافي إلى الدفعة لمساعدة الموظف في فرض الضرائب الإضافية التي يجب دفعها. وهذا ما يسمى "إحصاء" الشيك ، ويتم ذلك لإعطاء الموظف المبلغ المحدد للدفع ، بعد الضرائب.
على سبيل المثال ، إذا دفعت مبلغ 2000 دولار أمريكي لمصاريف تنقل ، يمكنك إجراء حساب إجمالي لإعطاء أكثر من 2000 دولار لتغطية الضرائب الإضافية. يحتوي برنامج Patriot Software على آلة حاسبة شاملة قد تساعدك في ذلك.
الموظف نقل النفقات غير قابلة للخصم
دفع مصاريف نقل الموظفين هي مصروفات تجارية قابلة للخصم لعملك. يجب أن تقتصر استقطاعات الموظفين على حساب نفقات الموظفين على تلك التي يمكن للموظف خصمها من إقراراته الضريبية الخاصة. وهذا يعني فقط تكاليف نقل السلع المنزلية ونفقات السفر إلى الموقع الجديد للموظف وأسرته.
إخبار الموظفين عن خطة تسديد المصروفات المتحركة
كما هو الحال مع أي استحقاقات الموظفين الأخرى ، يجب معاملة جميع الموظفين على النحو نفسه. يمكنك تعيين معايير للتأهل للخطة حسب نوع الموظف (بأجر مقابل كل ساعة ، على سبيل المثال) ، ولكن لا يمكنك إعطاء موظف واحد في نفس التصنيف أكثر من هذه الميزة مقارنة بغيره.
من المستحسن دائمًا وضع هذا النوع من المنافع كتابة وإدراجه في اتصالاتك مع الموظفين. دليل الموظف أو دليل السياسات والإجراءات هو مكان جيد لوصف الخطة. لا تنس تضمين معلومات حول الآثار الضريبية لهذه الميزة.
مساعدة الموظفين مع استقطاعاتهم في حساب الانتقال
ما لم تكن مؤهلاً معنوياً للضرائب ، فإن تقديم استشارة ضريبية للموظفين حول خصومات ضريبة الدخل ليس أمرًا جيدًا. شجع موظفيك على الحصول على مشورة ضريبية محترفة أو استخدام برنامج ضريبي مهني . في ما يلي بعض الأمور التي يمكنك فعلها لمساعدة الموظفين على فهم هذه الميزة المتعلقة بالنفقات المتحركة وكيفية تأثيرها على الضرائب:
- امنح الموظفين حزمة نقل وظيفية تشرح كيف ومتى ستقوم شركتكم بتسديد نفقات الانتقال.
- امنح الموظفين الفرصة لتغيير حجزهم (في نموذج W-4 ) لمساءلة الدفعة المبدئية للسداد.