قبل البدء بكتابة الكتيب الخاص بك ، يجب ملاحظة تحذير واحد:
تأكد من وجود محامٍ خبير في مجال قانون العمل راجع دليلك للتأكد من عدم وجود شيء فيه قد يسبب لك مشاكل. يمكن أن يساعدك توفير محامٍ لتقديم هذه المراجعة في إدراج شيء قد يساء فهمه من قِبل القارئ.
إن مقدمة إلى دليل الموظف الخاص بك أكثر من مجرد كلمات قليلة عن شركتك.
فهو يتيح للموظفين لديك فهم أهمية الدليل ويتضمن مجالًا للموظفين للتوقيع عليه للإقرار بأنهم قد قرأوا الكتيب. فيما يلي مزيد من المعلومات حول ما يتضمنه قسم المقدمة:
- تاريخ عملك
باختصار ، وصف عملك ، بما في ذلك كيف بدأت والأحداث الهامة في تاريخها. - بيان الغرض الخاص بك أو بيان المهمة.
إذا قمت بإنشاء بيان رؤية أو مهمة لعملك ، ناقشها هنا. إن توضيح رؤيتك يساعد الموظفين على رؤية ما تؤمن به ، ويجعلهم متحمسون للعمل في شركتك. - رسالة ترحيب
قم بتضمين خطاب ترحيب ، تحدث مباشرة إلى الموظفين وتعرفهم على مدى أهمية اعتقادهم بالنسبة للمنظمة. - بيان "هذا ليس عقدًا"
في خطاب الترحيب أو بيان منفصل ، قدم بيانًا لإخبار الموظفين بأنه لا يتم منحهم أي ضمانات:"لا يشكل هذا الدليل عقد عمل ، ولا يقدم أي ضمان للتوظيف".
- صفحة التوقيع
قم بتضمين بيان يفيد بأنه يجب على جميع الموظفين الجدد توقيع الدليل لإثبات أنهم قد قرأوا المستند وفهموه.
تمثل المقدمة جزءًا مهمًا من دليل الموظف الخاص بك. تأكد من أن المحامي يراجع هذا القسم على وجه الخصوص.
إنشاء دليل الموظف
يحتوي القسم الرئيسي الأول من دليل الموظف الخاص بك على سياسات الموظفين.
تقدم هذه السياسات معلومات للموظفين حول توقعاتك بشأنها.
استحقاقات الموظفين
يصف الجزء الأخير من دليل الموظف الخاص بك الفوائد والوقت الذي توفره للموظفين:
- الحضور والالتزام بالمواعيد
قم بتضمين قسم يوضح أنه من المتوقع أن يعمل الموظفون كل يوم وفي الوقت المحدد. حدد الغياب "المفرط" والتأخر "المعتاد". - استراحة ، أوقات الغداء ، صالة الموظفين
قد يأخذ الموظفون فترات راحة في أي وقت أو هل هناك أوقات راحة محددة؟ ماذا عن الغداء؟ وصف بروتوكولات استخدام صالة الموظفين. - برامج الكمبيوتر والمستندات
اجعل الموظفين على دراية بقوانين حقوق النشر المتعلقة بالوثائق. ما الوثائق التي لا يجوز نسخها؟ ما هي النسخ التي يمكن صنعها من البرامج؟ أين هي تراخيص البرنامج وماذا يقولون؟ - سرية؛ الهدايا
سياسات الدولة المتعلقة بالمسائل التجارية والإجراءات الخاصة بالملكية. يجب ألا يأخذ الموظفون هدايا من العملاء باستثناء الرموز الصغيرة جدًا. - الانضباط / إنهاء
وصف إجراءات الانضباط ، بما في ذلك التحذيرات ، المكتوبة والشفوية. تضمين عملية الاستئناف ، حتى بالنسبة لمكتب صغير ، بحيث يشعر الموظفون بأنهم "في مكان ما يذهبون إليه". وصف الظروف التي يمكن بموجبها إنهاء العمل. كم مقدار الإشعار المقدم؟ كيف يتم دفع الإجازات المتراكمة؟
- تعاطي المخدرات والكحول سياسة التدخين
الدولة التي تستخدم المخدرات أو الكحول في مقر الشركة هي سبب للفصل الفوري. هل تسمح بالتدخين في مقر الشركة؟ - بيان EEOC
أنت لا تميز ضد أي شخص لأي سبب من الأسباب ؛ يمكنك أيضًا مناقشة إقامة الاحتفالات والسياسات الدينية المتعلقة بالمتقدمين والموظفين ذوي الإعاقات. - المساواة في الأجر
يمكنك تقييم راتب الموظف وفقًا لمستوى الوظيفة والأداء ، وليس على عوامل خارجية مثل الجنس. - التقييم
أخبر الموظفين بكيفية وموعد إجراء مراجعات الأداء. - حالة الموظف (بدوام كامل مقابل جزء من الوقت ؛ اختبار تحت الاختبار).
وصف الساعات الأسبوعية المطلوبة للعمل بدوام كامل (32؟ 35؟ 40؟). هل يتمتع الموظفون بدوام كامل بفوائد (مثل التأمين الصحي)؟ هل يتلقى العاملون بدوام جزئي عطلة مدفوعة الأجر؟
- مضايقة
اذكر أن الشركة لا تتسامح معها ، سواء بين الموظفين أو إشراك العملاء. ناقش كيفية معالجة شكاوى التحرش. - سياسات التوظيف
صف كيف تعلن عن منصب ، داخليًا وخارجيًا ، وعملية مقابلتك. - مكتب اللباس المدونه
قد ترغب في تضمين بيان عام حول الالتزام بسياسات اللباس ، بما في ذلك الشعر والمكياج والمجوهرات. إذا كان الموظفون ملزمون بارتداء زي معين ، من يدفع ثمن ذلك؟ من يدفع مقابل التنظيف؟ يمكن أن تكون اللغة الفاسدة أو التعسفية "سببًا كافيًا" للإنهاء. - التوجيه / تدريب الموظفين الجدد
وصف برنامج شركتك للتدريب والتوجيه أثناء العمل. هو وقت التوجيه المدفوع؟ - دفع الفترات / كشوف الوقت / شيكات / ساعات العمل الإضافي
كم مرة يتم دفع الموظفين؟ (كل أسبوعين أو مرتين في الشهر نموذجي). أكد على ضرورة المحافظة على أوراق الوقت / بطاقات الوقت من قبل جميع الموظفين ؛ متى يجب أن يتم تشغيلها؟ اذكر أن شيكات الراتب تشمل معلومات عن الخصومات والمعلومات السنوية. حدد عندما يكون الموظفون مؤهلين للحصول على ساعات العمل الإضافية. - وقوف السيارات للموظفين
صف موقف السيارات الخاص بك وأي قيود على استخدامه. هل يحتاج الموظفون إلى بطاقة وقوف لدخول العقود؟ كيف يتم مراقبة الحصص؟ - المكالمات الهاتفية الشخصية والزوار
صف سياساتك على الزوار والمكالمات الهاتفية الشخصية. - فترة الاختبار
من المفيد تضمين فترة زمنية ، لا تتجاوز عادةً 90 يومًا ، يتم خلالها تقييم الموظف الجديد ويكون العمل "مؤقتًا" أو "حسب الرغبة". يمكنك تعديل الأجور بعد فترة الاختبار هذه ، لتوفير حافز لموظف جديد. عادة ، لا يحصل الموظفون تحت الاختبار على مزايا ، لكن هل ستدفعون موظفين تحت الاختبار لإجازات مدفوعة الأجر تقع ضمن فترة الاختبار؟ هل يبدأ الموظفون تحت الاختبار بتجميع الوقت اللازم لحساب الأجر خلال هذا الوقت؟ - استقالات
اطلب من الموظف الذي يرغب في الاستقالة إعطائك إخطارًا لمدة أسبوعين على الأقل. - أيام الطقس
صف كيف ومتى ستقوم بإخطار الموظفين إذا تم إغلاق العمل بسبب سوء الأحوال الجوية. قم بتضمين بيان حول كيفية تعامل الموظف مع الوقت أثناء الطقس عندما يظل العمل مفتوحًا. - فترات الانتظار
يجب أن ينتظر الموظفون وقت معين لتلقي الفوائد؟ هل يمكن أن يبدأ الموظفون تحت الاختبار في تراكم الفوائد؟ - إجازة مدفوعة (إجازات ، أيام شخصية ، وقت مرضي)
يتم التعامل مع هذا القسم بطرق متنوعة. لا يوجد قانون اتحادي يتطلب منك دفع مبلغ من المال للموظف ، بما في ذلك الإجازات والعطلات والوقت الشخصي أو الوقت المرضي ، على الرغم من أن "الإجازة" تكون في أعلى قائمة التوقعات من قبل الموظفين. يمتلك الموظفون خيار الحصول على إجازة بدون أجر. إن أي إجازة مدفوعة الأجر سوف تؤثر بشكل مباشر على إنتاجيتك وخدمة العملاء. تتمثل إحدى طرق التعامل مع ذلك في توفير فائدة "مدفوعة الأجر" بشكل عام والتي تتراكم مع مرور الوقت إلى الحد الأقصى للساعات "×". يمكن استخدام الوقت المدفوع لأي غرض. هذا الإجراء يكافئ الموظفين الذين هم في العمل كل يوم ، مما يوفر لهم الفرصة لأخذ عطلة أو أيام شخصية عرضية. يتطلب من الموظفين جدولة PTO مقدما ، باستثناء الأمراض. عندما تنتهي من هذا القسم ، تصبح جاهزًا تقريبًا لإظهاره للموظفين. ولكن قبل أن تفعل ذلك ، اصطحبه إلى المحامي أو المحامي الذي يكون خبيرًا في قانون العمل للمراجعة.
- الاجازات.
وصف أهلية العطلة ؛ كم من الوقت يجب أن يعمل الموظف ليحق له الحصول على إجازة؟ كيف يتم تحديد طول؟ كيف يتم دفع الإجازات؟ ماذا يحدث إذا غادر شخص ما. هل يتقاضى أجرًا عن وقت الإجازة غير المستخدمة؟ معظم أرباب العمل لا يسمحون للموظفين بالحصول على أجر بدلاً من أخذ إجازة ، وذلك لعدة أسباب. لا تسمح للموظف بحمل إجازة إلى السنة التالية ؛ يجب على الجميع أخذ إجازة كل عام. متى يجب على الموظفين الإعلان عن خطط العطلة؟ من يحظى بالأولوية في الجدولة؟ - الأعياد.
لا يوجد قانون اتحادي يتطلب أجرا عطلة ؛ إذا كان المكتب مغلقًا ، فلن تحتاج إلى الدفع لهذا الوقت. ما العطل المدفوعة التي تقدمونها؟ قائمة عطلات محددة لكل سنة. قد تقرر تغيير الإجازات من سنة إلى أخرى ، ولكن عادةً ما ستحتاج إلى الاحتفاظ بنفس الرقم. هل يجب على الموظفين العمل في اليوم السابق واليوم التالي للعطلة من أجل الحصول على راتب عطلة؟ لست بحاجة إلى دفع بدوام جزئي للموظفين لقضاء العطلات ، حتى لو كان الموظفون بدوام كامل يتلقونها. إذا قررت إغلاق المكتب في يوم معين وعدم دفع أجور الموظفين ، فعليك إعطائهم إشعارًا مسبقًا. - الوقت المرضي / الأيام الشخصية
وتجد معظم المكاتب الصغيرة عبئا كبيرا على دفع أجور الموظفين لقضاء إجازة إضافية ، سواء من حيث التوظيف أو التكلفة المالية. قد ترغب في إعطاء الموظفين عددًا محدودًا من الأيام الشخصية / المرضية المدفوعة في السنة ، مع العلم أنهم سيأخذونها على الأرجح ، سواء كانوا بحاجة إليها أم لا. قد ترغب في تعيين هذه الأيام بشكل جماعي كأيام "شخصية" ، بما في ذلك أيام المرض ؛ لا تجعل الناس يكذبون بشأن مرضهم للحصول على يوم عطلة. لا تسمح للموظفين بحمل هذه الأيام إلى سنة أخرى ؛ استخدامها أو تفقد لهم. هل يمكن للموظفين أن يأخذوا ½ يومًا أو عددًا معينًا من الساعات ، بدلاً من يوم كامل؟ عادة ما يكون الموظفون بدوام جزئي غير مؤهلين للحصول على وقت مرضي. وصف إجراءات طلب أيام شخصية / مرضية. - واجب هيئة المحلفين
أنت مطالب بإعطاء الموظفين إجازة إذا كان الموظف يتلقى استدعاءًا لهيئة المحلفين. كيف ستتعامل مع هذا؟ سوف تدفع لهم خلال هذا الوقت؟ هل ستطلب منهم أن يدفعوا أجورهم في عمل هيئة المحلفين أم يمكنهم الاحتفاظ بها؟ متى يجب أن يعودوا إلى العمل مرة أخرى ("عندما لا تكون المحكمة في جلسة" أمر شائع)؟ تأكد من أنك تفكر في سيناريو "الحالة الأسوأ" في هذا القسم. - أوراق الغياب
على الرغم من أنك لست مضطرًا إلى توفير إجازة غير مدفوعة الأجر ، فقد تحتاج إلى التفكير في هذا البند ، خاصة للموظفين ذوي القيمة. ما هو الحد الأقصى للوقت الذي يمكن فيه للشخص أن يأخذ إجازة غير مدفوعة الأجر ولا يزال يطمئن على وظيفة عند عودته إلى العمل؟ إذا قمت بتوفير التأمين ، فهل يمكن للشخص متابعة هذا التأمين إذا كان يدفع أقساط التأمين؟ ماذا يحدث عندما يعود الموظف؟ هل يتلقى المنصب السابق؟ - إجازة عسكرية
ينص قانون التوظيف وإعادة التوظيف في الخدمات القانونية لعام 1994 على أن يقوم أرباب العمل ببذل جهد معقول لإعادة تدريب أو تحسين مهارات الموظفين العائدين من الخدمة العسكرية. ماذا عن الموظفين الذين يذهبون إلى المخيم الصيفي أو إلى التزامات عسكرية أخرى قصيرة الأجل؟ كيف سيتم التعامل مع عودتهم؟
عندما تنتهي من هذا القسم ، تصبح جاهزًا تقريبًا لإظهاره للموظفين. ولكن قبل أن تفعل ذلك ، اصطحبه إلى المحامي أو المحامي الذي يكون خبيرًا في قانون العمل للمراجعة.
إخلاء المسؤولية: أنا لست محاميًا ولا أقدّم نصيحة قانونية. يتم توفير هذه المقالة للحصول على معلومات ويجب عدم الاعتماد عليها. استشر محاميًا لهذه الوثيقة وجميع المستندات من هذا النوع.