كيفية إعداد خطة استمرارية الأعمال لشركتك الصغيرة
خطة تحمي من اضطراب العمل في حالة وقوع أحداث غير متوقعة. أو ، إذا أردت ، "... الإجراءات المستخدمة لضمان استئناف الأعمال في الوقت المناسب وبصورة منظمة من خلال قدرتها على تنفيذ الخطط مع الحد الأدنى أو بدون انقطاع لعمليات الأعمال أو الخدمات الحساسة للوقت" ( مجلة إدارة المرافق).
تتضمن أهداف تخطيط استمرارية الأعمال ما يلي:
- ضمان صحة وسلامة جميع الموظفين
- التقليل من الانقطاعات لقدرة المنشأة على تقديم منتجاتها و / أو خدماتها
- التقليل من الخسارة المالية
- القدرة على استئناف العمليات الحرجة في غضون فترة زمنية محددة بعد وقوع الكارثة
يمكن لخطة استمرارية العمل المدروسة أن تعني الفرق بين بقاء عملك والفشل إذا ما وقعت الكوارث. أي حريق أو فيضان أو عطل في القرص الصلب أو سرقة البيانات - قد يؤدي أيًا من هذه العناصر أو جميعها إلى تعطيل عملك. سوف يساعدك تخصيص الوقت الكافي لوضع خطة لاستمرارية الأعمال في ضمان قدرة شركتك على استئناف العمل في أقصر وقت ممكن.
لإنشاء خطة طوارئ الأعمال:
1) تحديد المخاطر الرئيسية التي تواجهها شركتك الصغيرة.
هل سرقة البيانات؟ الفيضانات؟ زلزال؟ إن تحديد أنواع الكوارث على الأرجح سوف يساعدك على تركيز خطة استمراريتك وعدم إضاعة الوقت والمال في الاستعداد لشيء من المستبعد حدوثه.
ليس هناك نقطة في التخطيط لكيفية التعافي من الزلزال ، على سبيل المثال ، إذا كان عملك لا يقع في منطقة زلزال. ولكن لا تنسى المخاطر المتزايدة التي غالباً ما يتم تجاهلها من قبل الشركات الصغيرة مثل الهجمات الإلكترونية ، ونشاط الهاكر والتخريب.
2) حدد ما هو ضروري للغاية لبدء أعمالك التجارية الصغيرة مرة أخرى إذا أغلقتك كارثة أعمال واتخذت خطوات للتأكد من توفر تلك العناصر الأساسية بسرعة.
هذه العناصر الأساسية قد تشمل الأفراد والبيانات والمعدات والمخصصات المالية وحماية البنية التحتية.
ما هي العوامل الرئيسية لعملياتك؟ ما هي المعدات التي تحتاجها للاستمرار في إنتاج وتقديم منتجاتك و / أو خدماتك الهامة؟ ربما يمكن إجراء ترتيب مع شركة أخرى لديها المعدات التي تحتاج إليها. ما هي اللوازم ضرورية؟ اعرف مقدمًا من سيكون الموردين أو الشاحنين البديلين إذا كان ترتيبك الحالي غير فعال. متى يمكن أن تعمل عملك إذا تم إيقاف دفقه من الدخل؟ من أين ستحصل على المال لإبقائه مستمراً؟
2) إعداد خطة الإخلاء في حالة الكوارث الطبيعية.
انتقل أكثر مع الموظفين ونشرها بشكل واضح في جميع أنحاء المباني التجارية الخاصة بك. كيف سيعرف الموظفون أنهم بحاجة إلى الإخلاء؟ ماذا يجب أن يفعلوا عندما يتم إخطارهم بالإخلاء؟ ما الطرق المتاحة خارج المبنى (المباني)؟ أين يجب أن يجتمع الناس خارج المبنى (المباني)؟ من المسؤول عن التحقق من أن الجميع خرج بأمان؟
3) إنشاء نظام مروحة مروحة الاتصالات.
إذا حدث شيء ما في عملك ، من سيكون مسؤولاً عن إخطار كل شخص يعمل هناك؟ تأكد من أن قوائم الاتصال عبر الهاتف والبريد الإلكتروني حديثة وأن الأشخاص المسؤولين عن الاتصال بالآخرين قد قاموا بطباعة القوائم لأن جميع التقنيات تفشل عاجلاً أم آجلاً وعادةً ما تكون في معظم الأوقات غير الملائمة.
أيضا تحديد من سيكون مسؤولا عن التواصل مع الجمهور وكيف (تحديث موقع العمل على شبكة الإنترنت ، النشر على الشبكات الاجتماعية ، النشرات الصحفية ، اللافتات في النوافذ ، إعلانات الراديو وغيرها)
4) تأكد من أن مجموعات الطوارئ الخاصة بك في الموقع كاملة وحديثة.
هذه مجموعات الإسعافات الأولية في مكان العمل من St. John Ambulance تظهر بالضبط ما تحتاجه أدوات الإسعافات الأولية للشركات المختلفة الحجم على أساس عدد الموظفين. اعتمادًا على أنواع الكوارث التي قد تحدث في منطقتك ، قد ترغب في إضافة مستلزمات أخرى. على سبيل المثال ، يُعد جالون واحد من الماء لكل شخص يوميًا هو أحد المستلزمات الموصى بها في قائمة مستلزمات الطوارئ لمتجر البيع بالتجزئة.
5) اتخاذ خطوات الآن لحماية بيانات عملك.
بيانات نشاطك التجاري هي الأصول الأكثر قيمة لديك. إذا تمت سرقتها أو إتلافها ، فهل ستتمكن شركتك من العمل بسرعة مرة أخرى أو حتى الاستمرار على الإطلاق؟
3 خطوات للنجاح في النسخ الاحتياطي للبيانات يشرح كيف يمكنك الحصول على راحة البال من معرفة بيانات عملك محمية وسيتم الوصول إليها بسرعة مرة أخرى. تعتبر حماية البيانات واحدة من المزايا العديدة لتحويل أعمالك إلى الحوسبة السحابية .
6) ضمان عملك يحمل التأمين الكافي.
التأمين ضد الحريق هو النوع الذي يخطر على بالنا ، لكن النار بالتأكيد ليست هي الكارثة الوحيدة الممكنة التي يمكن أن تواجهها أعمالك الصغيرة. إلى جانب الكوارث الطبيعية الواضحة الأخرى مثل الفيضانات أو ضرر الرياح ، فكر في الضرر الذي قد ينجم عن السرقة ، على سبيل المثال. ثم هناك عامل المسؤولية المحتملة إذا كان نشاطك التجاري الصغير ينخرط في أنشطة قد تفتح لك الدعاوى القضائية.
إن اختيار نوع التأمين المناسب لتغطية المخاطر الخاصة بك والحصول على تغطية تأمينية حديثة وممتازة سيذهب بطرق طويلة نحو جعل أعمالك التجارية الصغيرة تعمل مرة أخرى في حال وقوع كارثة.
8) تعرف على جيرانك.
فتح خطوط الاتصال مع أصحاب الأعمال حولك يمكن أن يفيد حقا تخطيط استمرارية عملك. دعهم يعرفون ما الذي تأملون في القيام به وترى ما إذا كان بإمكانك إشراكهم. قد تكون قادرًا على مشاركة تكاليف بعض النفقات المتعلقة بتخطيط الاستمرارية أو إجراء ترتيبات متبادلة لمساعدة بعضكما البعض في حالة الكارثة. تعتبر خطط الطوارئ المنسقة مهمة بشكل خاص للشركات التي تتشارك في الفضاء المتاخم مثل تلك الموجودة في مراكز التسوق أو على طول شوارع المدينة.
9) تحقق من البرامج والموارد المحلية.
قد يكون لدى مدينتك أو مدينتك أو لجنة العمل الخاصة بك خطط طوارئ / خطط الاستجابة للكوارث في مكانها أو توفر الموارد التي تسهل عليك وضع خطتك الخاصة معًا. على سبيل المثال ، تقدم مدينة أوتاوا معلومات حول التأهب لحالات الطوارئ للأعمال التجارية في أوتاوا على موقعها الإلكتروني ، وتقدم ورش عمل تدريبية حول هذا الموضوع. انظر ما هو متاح في بلدتك قبل البدء في كتابة خطة الكوارث الخاصة بك.
10) ضع كل ذلك معًا.
أثناء العمل من خلال خطة الاستمرارية ، ضع كل القطع معًا في شكل مطبوع. (النسخ الرقمية لطيفة ولكنها ليست مفيدة جدًا إذا كانت الطاقة تخرج و / أو لا يمكن استخدام الأجهزة الرقمية.) يعمل الموثق ذو الثلاث حلقات بشكل جيد. قم بتضمين خطة الإخلاء الخاصة بخطة عملك ، وخطة الاتصال ، ومعلومات عن مجموعات أدوات الطوارئ ، وسياسات التأمين ، وإجراءات حماية البيانات والضروريات التشغيلية ، بالإضافة إلى تفاصيل أية ترتيبات قمت بها للحفاظ على الأمور أو تشغيلها مرة أخرى.
11) حافظ على خطة طوارئ عملك سهلة الاستخدام.
أخيرًا وليس آخرًا ، تحتاج إلى التأكد من إبقاء خطة مواجهة الكوارث في مكان يسهل الوصول إليه وتأكد من أن كل شخص يحتاج إلى معرفة مكانه يعرف مكانه. يجب عليك أيضا تعيين شخص واحد والثاني للاستيلاء على خطة طوارئ العمل على الخروج إذا كانت كارثة العمل يستلزم مغادرة المكان.
12) استخدام موقع الويب الخاص بك الأعمال ووسائل الإعلام الاجتماعية
يعد موقع الويب الخاص بمنشورك ومنصات الشبكات الاجتماعية الخاصة بك مثل Facebook و LinkedIn و Twitter من الطرق الممتازة للتواصل مع العملاء وشركاء الأعمال في حالة الطوارئ. لا تدع عملاؤك يتساءلون عما إذا كنت منفتحا أم لا عند وقوع الكارثة - فبإمكان المشاركة السريعة على الفيس بوك مواكبتها باستمرار.
خطة استمرارية الأعمال تؤتي ثمارها
من السهل وضع تخطيط استمرارية الأعمال. هناك دائما "أزمات" فورية تتطلب انتباهنا. لكن إلى أي مدى يمكن مقارنتها مع حدث يوقف عملك لساعات أو أيام أو أسابيع؟ إن أخذ الوقت الكافي لإعداد خطة لاستمرارية العمل سوف يحقق مكسبًا كبيرًا إذا وقعت أي كارثة.