آداب الأعمال من الحضور الآلي
الطريقة الأسرع والأسهل لبرنامج وتسجيل ميزة المصاحبة التلقائية لنظام الهاتف الخاص بك هي كتابة برنامج نصي في برنامج معالجة النصوص. حدد شخصًا لتسجيل البرنامج النصي الذي يمتلك صوتًا وديًا ، يمكنه التحدث بدون تأرجح أو تردد ، ويمكنه نطق كل كلمة واسم وكلمة بوضوح.
تحية المصاحبة الآلي
الجزء الأول من النص سيكون الترحيب. إنها فرصتك لتقديم شركتك إلى المتصلين بك وترحب بهم شفهيًا في شركتك.
الحارس الآلي تحية تفعل
- تبدأ مع التقدير لدعوتهم أو الأعمال التجارية
- حافظ على تحية قصيرة بحيث لا يتم تأخير المتصلين في كل مرة يتصلون بها
- استخدم شعارك ، وشعار الشركة واسم موقع الويب ، أو كلاهما إذا كان لديك.
المتحاضد الآلي تحية المعايدة
- لا تستخدم أكثر من جملتين أو ثلاثة لتحية المتصلين
- لا تروّج لموقعك الإلكتروني إذا لم يكن لديه أي شيء ذي قيمة لعرضه على عملائك
- لا تشكل شعارًا أو شعارًا فقط لملء التحية.
خيارات المصاحبة الآلي
الجزء الأكثر أهمية في الحاضنة الآلية هو تقديم الخيارات التي يجب على المتصلين تحديدها للوصول إلى الشخص الذي يحتاجون للتحدث معه. هناك نوعان من المتصلين: (1) أشخاص غير ملمين بشركتك وسيحتاجون إلى التوجيه و (2) المتصلين الذين يعرفون بالضبط من يحتاجون إلى التحدث ومعرفة امتدادهم.
الآلي خيارات المصاحب لا
- استخدم الخيارات المقبولة بشكل عام. على سبيل المثال ، "اضغط على الصفر لـ Receptionist ،" "اضغط على مفتاح الجنيه للعودة إلى القائمة السابقة."
- أخبر المتصلين بك في أقرب وقت ممكن عندما يمكنهم الاتصال بامتداد الطرف الخاص بهم إذا كانوا يعرفون ذلك بالفعل.
- اسمح للمتصلين بك بمعرفة ما إذا كانت خيارات القائمة قد تغيرت مؤخرًا. أزل هذا الإشعار بعد ثلاثة أسابيع.
- قم بوضع الخيارات الأكثر تكرارًا أولاً.
- قدم وصف الخيار قبل إعطاء رقم الخيار. على سبيل المثال ، "بالنسبة إلى دعم العملاء ، اضغط على" 5 "."
- تحقق من وثائق النظام الخاصة بك لأرقام خيارات القائمة المحجوزة. (على سبيل المثال ، تبدأ جميع الإضافات بالرقم "8" وبالتالي لا يمكن استخدام "8" كخيار قائمة).
خيارات المصاحبة التلقائية
- لا تقل "من فضلك" قبل تقديم كل خيار (على سبيل المثال ، "الرجاء الضغط على 1 إلى ... الرجاء الضغط على 2 إلى ... الرجاء الضغط على 3 إلى ..." الخ)
- لا تقدم أكثر من ستة خيارات في كل مرة. إذا كان لديك أكثر من ستة خيارات ، قم بإنشاء بنية قائمة متعددة المستويات. على سبيل المثال ، "لخيارات المبيعات والخدمة ، اضغط على 5."
- لا تفترض أن كل شخص لديه هاتف يعمل باللمس. إذا لم يتم تحديد خيار القائمة في غضون ثلاث ثوانٍ من نهاية الترحيب ، فقم بتوصيل المتصل إلى موظف الاستقبال.
عينة البرامج النصية المصاحبة الآلي
- نشكرك على الاتصال بشركة Operations Tech ، حيث تأتي "التكنولوجيا والأعمال معًا". إذا كنت تعرف تمديد طرفك ، فيمكنك طلب ذلك في أي وقت. خلاف ذلك ، اختر من بين الخيارات التالية. لخدمة العملاء ، اضغط على "1". للحصول على الدعم الفني ، اضغط على "2". بالنسبة لساعات العمل العادية ، اضغط على "3". للمحاسبة ، اضغط على "4". للشراء ، اضغط على "5". للعثور على موقع بالقرب منك ، اضغط على "6". خلاف ذلك ، اضغط على "0" لموظف الاستقبال أو البقاء على الخط وسوف يساعدك شخص ما قريبا.
- مرحبًا بكم في شركة عمليات التقنية. للتحقق من حالة حسابك ، قم بزيارتنا على الويب. إذا كنت تعرف امتداد الشخص ، فيمكنك طلب ذلك في أي وقت. للحصول على دليل الشركة ، اضغط على "1". إذا كنت تعرف امتداد الشخص ، فيمكنك طلب ذلك في أي وقت. للحصول على دليل الشركة ، اضغط على "1". للحصول على الدعم الفني ، اضغط على "2". لخدمة العملاء ، اضغط على "3". للمبيعات والتسويق ، اضغط على "4". إذا كنت ترغب في التحدث إلى موظف الاستقبال ، فاضغط على '0' أو ابقى على الخط وسيساعدك أحد موظفينا الودودين. نشكرك على الاتصال بشركة Operations Tech ، حيث تأتي "التكنولوجيا والأعمال معًا".
بعد ساعات ، عطلة نهاية الأسبوع وعطلة الإغلاق التلقائي التحية
إذا أغلق نشاطك التجاري بعد وقت معين أو في عطلات نهاية الأسبوع ولم يعد هناك من يجيب أو يساعد المتصلين ، فأنشئ تحية مرافقة تلقائية بعد ساعات العمل. أخبر المتصلين بك مقدمًا أن النشاط التجاري مغلق واطلب منهم الاتصال مرة أخرى في النهاية. أيضا ، وتشمل ساعات العمل العادية الخاصة بك.
نموذج برنامج نصي مؤتمت بعد ساعات / نهاية الأسبوع
- شكرا على اتصالك بشركة العمليات التقنية. نحن مغلقة حاليا. نحن مفتوحون من الساعة 9 صباحًا حتى الساعة 10 مساءً من الاثنين إلى الجمعة ، ومن الساعة 10 صباحًا حتى 12 ظهرًا يوم السبت ، في التوقيت الرسمي المركزي. إذا كنت تعرف تمديد طرفك ، فيمكنك طلب ذلك في أي وقت. خلاف ذلك ، يرجى الاتصال مرة أخرى خلال ساعات العمل العادية حتى نتمكن من مساعدتك. نشكرك على الاتصال بشركة Operations Tech ، حيث تأتي "التكنولوجيا والأعمال معًا". وداعا.
- شكرا على اتصالك بشركة العمليات التقنية. نحن مغلقة حاليا. إذا كانت هذه حالة طارئة ، فيرجى الاتصال بخدمة الرد على الرقم 585-555-1234. إذا كنت تعرف تمديد طرفك ، فيمكنك طلب ذلك في أي وقت. إذا كان لديك حساب معنا ، يمكنك التحقق من حالتك 24 ساعة في اليوم 7 أيام في الأسبوع على www.operationstech.about.com. ساعات العمل المعتادة لدينا هي من الساعة 9 صباحًا حتى الساعة 5 مساءً من الاثنين حتى الجمعة ، ومن الساعة 10 صباحًا حتى 12 ظهرًا يوم السبت ، في التوقيت الرسمي المركزي. خلاف ذلك ، يرجى الاتصال مرة أخرى خلال ساعات العمل العادية حتى نتمكن من مساعدتك. نشكرك على الاتصال بشركة Operations Tech ، حيث تأتي "التكنولوجيا والأعمال معًا". لتكرار هذه الرسالة ، اضغط على مفتاح الجنيه. {3 وقفة ثانية} وداعا.
تحية المصاحبة الآلي الموسمية
لتعزيز العروض الموسمية لشركتك أو لمجرد توجيه تحية موسمية خاصة إلى جميع المتصلين بك ، قد ترغب في تهيئة التحية المصاحبة التلقائية لفترة زمنية محدودة. استخدم هذا بشكل مقتصد وفقط إذا كان يعكس روح شركتك. على سبيل المثال ، لن يكون التحية الموسمية بمناسبة الأعياد التي ترغب في أن يكون المتسابقون فرحًا ورخاءً في العام الجديد مناسبًا لمؤسسة التحصيل.
- لقد وصلت إلى شركة Operations Tech. من "عائلتنا" إلى "عائلتك" ، نود أن نتمنى لكم قضاء عطلة سعيدة وسنة جديدة ناجحة. إذا كنت تعرف تمديد حزبك ، فيمكنك ...
- شكرا على اتصالك بشركة العمليات التقنية. اطلب من مندوب خدمة العملاء الحصول على خصومات 4 يوليو على جميع خدمات الاستبدال. إذا كنت تعرف تمديد حزبك ، فيمكنك ...
التمرين والاختبار
قبل تسجيل برنامجك النصي المصاحب الآلي ، اجعل الشخص الذي قمت بتحديده يقرأه عدة مرات أمامك. استخدم هذا لضبط النطق والبشارة. بعد تسجيل التحية الجديدة ، اتصل بنظام الهاتف الخاص بك على الفور للتحقق من التسجيل للخطأ وتأكد من أن جميع الخيارات المعلنة تعمل على النحو المنشود.