أخطاء المحاسبة الأعلى تجنب

01 - عدم اتباع إجراءات المحاسبة

تتمثل الخطوة المفيدة في تطوير نماذج موحدة وقوائم مرجعية لإكمالها لضمان الاتساق والدقة. على سبيل المثال ، ستحتاج إلى توثيق عملية لإعداد موردين جدد.

ستحتاج إلى اسم البائع وعنوانه ورقم هاتفه ورقم تعريف صاحب العمل (EIN) ، ضمن مستندات أخرى مثل شهادات التأمين أو خطابات التوصية أو العقود الموقعة. ثم ستحتاج إلى إدخال هذه المعلومات في برنامج المحاسبة الخاص بك حتى تتمكن من معالجة المدفوعات.

ستحتاج إلى أخذ الوقت اللازم للنظر في المعلومات التي تحتاج إلى جمعها من البائعين ، أو تطوير نموذج قياسي أو قائمة تحقق للتأكد من حصولك على هذه المعلومات ، ومن ثم اتباع سياسة مكتوبة يمكن لموظفيك اتباعها.

02 - العمل بدون ميزانية

قم بإنشاء ميزانية بحيث يكون لديك خط الأساس للحكم على نتائج أعمال شركتك. الميزانيات ليست مفيدة فقط في الحد من الإنفاق الزائد ولكن يمكن استخدامها لوضع أهداف مالية واقعية مكتوبة. يجب أن تكون الموازنات دائمًا على أرض الواقع ، ولكن يمكنك بالتأكيد استخدام ميزانيتك لتحديد أهداف مالية معقولة ، سواء كانت زيادة الإيرادات أو تخفيض نفقات التشغيل.

03 - جعل أخطاء إدخال البيانات

تحدث أخطاء إدخال البيانات من وقت لآخر. على الرغم من أنه لا يمكنك منع كافة أخطاء إدخال البيانات ، يمكن أن يكون لديك سياسة لتنفيذ عمليات التسوية المختلفة في الوقت المناسب للتأكد من أن إدخالات البيانات يتم اكتشافها بسرعة ويمكن تصحيحها.

على سبيل المثال ، ستحتاج إلى إجراء تسويات مصرفية شهرية ، بالإضافة إلى التسويات المستحقة القبض والمدفوعات المستحقة الدفع. يمكنك أيضًا تشغيل تباينات الميزانية إلى الفعلية لتحديد الأخطاء المحتملة في تصنيف الإيرادات أو المصروفات أو تشغيل إيصالات العملاء أو تقارير دفع الموردين بشكل دوري لضمان أن جميع الإيصالات والمدفوعات تبدو معقولة.

يجب مراجعة المعاملات غير العادية للتأكد من عدم وجود أخطاء في إدخال البيانات وأن المعاملات دقيقة.

04 - الفشل في النسخ الاحتياطي للبرامج المحاسبية

تحتاج إلى نسخ احتياطي لبرامج المحاسبة الخاصة بعملك وغيرها من البيانات بانتظام. يحتوي العديد من برامج محاسبة الأعمال الصغيرة على ميزة تسمح لك بإعداد نسخة احتياطية تلقائية من برنامج المحاسبة الخاص بك.

استخدمها. يجب أيضًا تخصيص بعض الوقت لمراجعة ملفاتك الاحتياطية مرة أخرى ، أو حتى الوصول إلى ملف النسخ الاحتياطي لمعرفة ما إذا كان بإمكانك تشغيل عملك كالمعتاد معه.

في بعض الأحيان الملفات الفاسدة. في بعض الأحيان لا تقوم بعمل نسخة احتياطية من كافة البيانات التي تحتاجها. يمكن أن يحدد الفحص السريع المشكلات المتعلقة بعملية النسخ الاحتياطي الخاصة بك بحيث يمكنك التأكد من أن لديك كل ما تحتاجه لمواصلة تشغيل عملك إذا ما نشأت الحاجة.

05 - تفعل الكثير بنفسك

يمكن أن تكون الاستعانة بمصادر خارجية المهام الإدارية التي لا تضيف قيمة لشركتك ميزة.

على سبيل المثال ، من المحتمل أن يكون المحاسب الضريبي أكثر إلمامًا بقانون الضرائب عنك ، لذلك فإن الاستعانة بمصادر خارجية للتخطيط الضريبي والإعداد للمحاسب الخاص بك سيسمح لك بتخفيض مسؤوليتك الضريبية وزيادة الالتزام الضريبي ويترك لك المزيد من الوقت لتكريسه أنشطة.

لا يرغب العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة في تفويض المسئولين المحترفين الآخرين ، ولكن الاستعانة بمصادر خارجية ، والمهام القانونية ، وتقنية المعلومات ، وغيرها من الوظائف الإدارية يمكن أن تقلل الأخطاء وتزيد الربحية إذا استخدمت الوقت الجديد بحكمة.

06 - عدم تصنيف الدخل والمصروفات بشكل صحيح

ربما لا تكون طريقة الحسابات في مجال تجارة الأحذية خيارًا جيدًا للشركات الصغيرة بأكثر من عدد قليل من المعاملات في السنة. يجب أن يتم تعيين جميع الأموال القادمة والخروج من عملك إلى الفئة المناسبة.

أصحاب الأعمال الذين يظلون على رأس سجلاتهم المحاسبية لا يواجهون أخطاء. سيعرفون من هو فاتورة ، كم ، وعما إذا كان العميل قد دفعت أم لا.

ستجد أيضًا أن إعداد الضرائب في نهاية العام سيكون أكثر سلاسة من محاولة إعادة تجميع السجلات التي تحتاجها لإعداد إقرارك الضريبي لعملك قبل العودة.