كيفية إجراء الاجتماعات الفعالة

7 نصائح لاجتماع يعمل بشكل جيد

هل تخشون حضور اجتماع الموظفين الأسبوعي؟ هل وجدت نفسك جالسًا هناك ، تدور بقلمك ، وتقاوم إغراء النظر إلى هاتفك الذكي ، تتساءل عن سبب وجودك على الأرض عندما يكون لديك الكثير من الأشياء الأخرى؟ أو ما هو أسوأ من ذلك ، هل أنت على رأس الطاولة التي تقود الاجتماع وأنت تلاحظ عدم اهتمام الآخرين؟ انت لست وحدك. الاجتماعات التي تتم إدارتها بشكل سيئ هي قاتلة للإنتاجية وبالتأكيد لا تساعد على معنويات الموظفين.

قل وداعا لتلك الاجتماعات المملة وتعلم كيفية عقد اجتماعات فعالة تترك الموظفين يتفاعلون ويتحمسون.

7 نصائح للاجتماعات الفعالة

تحديد هدف الاجتماع

قبل إرسال تنبيه اجتماع ووضعه على تقويمك ، اسأل نفسك عن سبب رغبتك في عقد اجتماع وتحديد الهدف. هل هو اجتماع لجعل الموظفين يصل إلى السرعة على تغيير في الإدارة؟ هل تتخذ قرارا بشأن مشروع؟ هل هي جلسة عصف ذهني لاستراتيجية عمل جديدة؟ تأكد من أن جمع الموظفين في غرفة للمناقشة والتفاعل وجهًا لوجه أمر ضروري لتحقيق هدفك ؛ إذا كان الغرض من الاجتماع هو تحديث حالة ، فربما يكون إرسال بريد إلكتروني للمجموعة هو استخدام أفضل لوقت كل شخص.

التواصل مع الغرض من الاجتماع

عند دعوة الآخرين إلى اجتماعك ، كن واضحًا بشأن الغرض من الاجتماع. هذا لن يبقيك مركّزًا فحسب ، بل سيمكّن الموظفين من حضور الاجتماع الذي يتم إعداده إما بالوثائق أو بالأفكار حول المسألة المطروحة.

الاتصال ضروري لاجتماع فعال.

كن انتقائياً حول الحضور

لا أحد يقدر حضور اجتماع ليس له صلة بهم أو بعملهم. تحديد من يحتاج حقا أن يكون هناك ولماذا. من الذي تحتاجه؟ أي من الزملاء يجب أن يشاركوا ومن المحتمل أن يكون لديهم أسئلة حول هذه المسألة؟

إذا كان هناك شخص ما في قائمتك التي تحتاج فقط إلى أن تكون على علم بما تمت مناقشته ، فقم بتفضيلهم وإخراجهم من القائمة. يمكن تحديثها بسهولة عن طريق البريد الإلكتروني للمتابعة. الوقت مهم ولا يريد أي صاحب عمل أن يؤثر سلبًا على الإنتاجية من خلال جعل الموظفين يجلسون في الاجتماعات غير الضرورية.

يجب عليك إنشاء جدول اجتماع

إن عقد اجتماع بدون جدول أعمال اجتماع محدد يشبه التسلق إلى المراكب الشراعية على أمل أن تأخذك الرياح إلى المكان الذي تريد الذهاب إليه. سوف تفقد - حرفيا - في البحر. سيرشدك جدول أعمال اجتماعك إلى وجهتك النهائية. قم بتضمين الموضوعات التي سيتم مناقشتها ومن سيتناول كل عنصر إذا شارك الآخرون. أرسل جدول الأعمال إلى الحضور في وقت مبكر حتى يعلم الجميع ما يمكن توقعه ويأتي استعدادًا.

التزم بخطتك

حتى أن الاجتماع الذي تم التخطيط له بشكل أفضل سوف ينحرف إذا انحرفت المناقشة وبدأت على موضوعات عرضية. ولهذا السبب تفشل معظم الاجتماعات في تحقيق هدفها - فهي لا تبقى على المسار الصحيح. في بداية اجتماعك ، ضع قواعد أساسية وتعيينات زمنية محددة لكل بند في جدول أعمالك بالإضافة إلى الاجتماع العام. على سبيل المثال ، "شكرًا جزيلاً على حضوركم اليوم. إن وقت كل فرد هو قيمة ، وهدفي هو الحفاظ على هذا الاجتماع لأقل من ساعة.

دعونا نلتزم بالمواد الموجودة ونحفظ النقاش حول مواضيع أخرى في وقت لاحق. "رين في أي شخص يحتكر المناقشة أو يقدم موضوعات ، وليس على جدول الأعمال.

إبقائهم مشغولين

تساعد الوسائل البصرية في الحفاظ على تركيز الجميع على الاجتماع وليس على هواتفهم أو على مدار الساعة. انشر جدول الأعمال على السبورة الذكية في الجزء الأمامي من الغرفة. صور المشروع على شاشة كبيرة باستخدام جهاز كمبيوتر ؛ أي شيء لإبقاء أعينهم في المقدمة.

تلخيص الاجتماع

هل سبق لك أن تركت اجتماعًا وأن تكون لديك فرصة مختلفة تمامًا عن زميلك؟ تأكد من أن هذا لا يحدث مع اجتماعك عن طريق إرسال بريد إلكتروني للمتابعة في غضون 24 ساعة. تضمين ملخص ، تمييز الموضوعات الرئيسية التي تم تناولها ، المهام المسندة وتحديد المواعيد النهائية. سيضمن إرسال ذلك في الوقت المناسب عدم حضور الحضور في الاتجاه الخاطئ.