لماذا تحتاج إلى قائمة مراجعة لتخطيط الأحداث

لا تتغاضى عن هذه الأداة التي لا تقدر بثمن لنجاح الحدث

سواء كنت قد بدأت للتو في أعمال التخطيط للفعاليات أو كنت مخطّطًا للأحداث محنكًا ، فاحتمال أنك على دراية بقائمة مراجعة لتخطيط الأحداث أو على الأقل سمعتها خلال دورة تخطيط الحدث أو تجمع صناعي. هناك سبب لذلك. تعتبر قائمة التحقق من تخطيط الحدث هي أفضل صديق للمخطط ، وهي أداة لا تقدر بثمن لإدارة الأحداث الخاصة بك بنجاح.

ملاحظة: تُعرف أيضًا القائمة المرجعية لتخطيط الحدث بجدول إعادة التشغيل أو المسار الحرج.

تخطيط الحدث هو كل شيء عن التخطيط. حتى أكثر فكرة الحدث إبداعا سوف تتخبط إذا لم يتم تخطيطها وتنفيذها بشكل جيد. هنا يأتي المكان الذي تأتي فيه قائمة التحقق من الأحداث. هو دليلك للبقاء منظمًا وفي الموعد المحدد - أو قبل الموعد المحدد عند التلاعب بالعديد من المسؤوليات والتفاصيل المتنوعة في التخطيط لحدث ناجح. وهو مفيد بشكل خاص عند إدارة أحداث متعددة. قد يؤدي نسيان مهمة صغيرة واحدة أو التأخر في الموعد النهائي إلى حدوث تأثير الدومينو: يمكن أن تبدأ مظاهر أخرى غير مترابطة في الحدث بالانهيار ، واحدة تلو الأخرى.

لذا لا تعتمد على ذاكرتك أو ملاحظاتك اللاصقة أو الشخبطة على لوحك للحفاظ على سير أعمال تنظيم الحدث بسلاسة. تعلم كيفية وضع قائمة مراجعة فعالة لتخطيط الأحداث وستصبح قريبًا أفضل صديق جديد لك.

قبل ان تبدأ

للبدء ، قم بإلغاء تحديد بعض الوقت من الجدول الزمني الخاص بك للتركيز على الحدث الذي تخطط له.

المقبل ، واضح عقلك. بشكل جاد. لا نظرة عابرة على الهاتف أو الرد على البريد الإلكتروني. تحتاج إلى تصور هذا الحدث من البداية إلى النهاية دون مقاطعة أو إلهاء حتى تتمكن من التخطيط الفعال لجميع المهام التي يجب إكمالها.

إستعد

فكر في الحدث الذي تخطط وتكتب فيه جميع التفاصيل التي تم تأكيدها: اسم العميل ومعلومات الاتصال ، وتاريخ الحدث ، والموقع ، وعدد الحاضرين ، وما إلى ذلك.

اخرج تقويمًا وقم بتمييز تاريخ الحدث في هذا التقويم بأحرف كبيرة. اجمع أي مواد أخرى ذات صلة - صور المكان ، قائمة بمقدمي الطعام للاتصال - التي تشكل جزءًا من هذا الحدث.

تراجع للخلف

طريقة البدء في كتابة قائمة مرجعية لتخطيط الحدث هي العمل إلى الخلف.

يمكن للضيوف تجربة حدث كتجمع ليوم واحد أو عدة أيام مع كل ما يحدث في وقت واحد. مثل الأداء الحي الذي يظهر على المسرح ويتم تنفيذه بشكل جميل. يعرض منظمو الأحداث الأحداث كسلسلة من الأحداث الأصغر التي تتلاءم معًا مثل قطع من اللغز تتوج بالحدث النهائي. لذا ، كمخططين ، نبدأ في البداية. قبل عدة أسابيع أو أشهر من وقوع الحدث الفعلي.

ابدأ من البداية

عند تحديد مكان البدء في كتابة قائمة التحقق الخاصة بتخطيط الحدث ، فكر في وضع أساس متين لحدثك. قبل تحديد مخططات الألوان وترتيب الزهور ، يجب عليك معالجة الأساسيات. من توقيع العقود للتفاوض على مجموعة من الغرف ، يجب كتابة كل شيء على قائمة التحقق الخاصة بك ، بغض النظر عن حجمها أو صغرها. والمفتاح هو أن تعتني أولاً بأية مهام يمكن إكمالها مسبقًا لإتاحة مزيد من الوقت في جدولك الزمني لبنود المهام التي تحدث بالقرب من تاريخ الحدث.

بعض الأمثلة على العناصر المراد تضمينها في قائمة التحقق من مخطط الحدث:

• توقيع العقود (مع العميل ، والمكان ، والبائعين ، وما إلى ذلك).
• تأكيد التاريخ والوقت مع المكان
• تأجير وسائل الترفيه (الفرقة ، اللغة ، إلخ.)
• كتلة الفندق الآمنة
• دعوات البريد
• اختر قائمة
• توظيف الموظفين الانتظار
• تأكيد عدد من الضيوف
• المشي من خلال الموقع
• تأكد من إعداد الغرفة

اسمح بوقت اضافي

مع كل عنصر في قائمة التحقق من الأحداث ، أضف المزيد من الوقت. إذا كان تاريخ إرسال الدعوات فعليًا هو 15 مارس ، فضع عنصرًا في قائمتك لجعل الدعوات جاهزة للبريد 8 مارس ، أي قبل أسبوع واحد. يمنحك ذلك بعض الوقت الإضافي في حالة حدوث شيء مزعج مع الدعوات أو إذا كنت متأخراً عن الموعد المحدد لسبب آخر.

تضمين التذكيرات على قائمة التحقق الخاصة بك

لا يكفي كتابة "توقيع عقد مع متعهد تقديم الطعام" على قائمة التحقق الخاصة بك ومن ثم التحقق من المربع عند الانتهاء.

ستحتاج إلى التأكد من أن مقدم الخدمة قد تلقى نسخة من العقد وأعاد نسخة موقعة إليك أيضًا. لذلك بالنسبة إلى كل عنصر كبير تضيفه إلى قائمة التحقق ، قم بتضمين تذكير. على سبيل المثال ، "المتابعة مع متعهد تقديم الطعام: تعاقد". أضف رسالة أخرى ، لاحقًا تذكيرًا بأن عبارة "حصل على عقد موقّع من متعهد تقديم الطعام". ليس من غير المألوف أن تعالج إحدى المهام وأن تفكر في القيام بها عندما تكون قد اكتملت فعلاً من جانبك.