أخطاء كبيرة في تخطيط الأحداث يمكنك منعها الآن

إن المنتج الذي ينشئه مخططو الأحداث هو دقيق وسريع. يمكن أن تتأثر الأحداث بشكل سلبي من خلال مجموعة متنوعة من الظروف ، وبمجرد حدوث الضرر ، يكون من المستحيل عادة "إعادة المحاولة". ولهذا السبب يتطلب التخطيط تفانياً للتفاصيل. يمكن لخطأ صغير واحد أن يبرز رد فعل متسلسل يصعب استرجاعه. المدرجة أدناه هي 5 أخطاء من هذا القبيل ، لذلك تأكد من إضافتها إلى قائمة التحقق من الكوارث التي يمكن الوقاية منها.

عدم السماح كاف وقت الإعداد

هناك دائمًا سباق مع الزمن عند إعداد حدث ، ولكن يجب أن يكون لديك تقدير حول مقدار الوقت الذي ستحتاجه للحصول على كل شيء في مكانه. لا شيء يبدو أسوأ من وجود غرفة مليئة بالعمال يركضون عندما يصل الضيف الأول. يجب أن يكون الهدف هو تعيين كل شيء قبل 15 دقيقة على الأقل من فتح الأبواب.

لا جدولة تجول مع العملاء

تعتبر جداول البيانات ورسائل البريد الإلكتروني وطلبات أحداث الولائم أدوات ممتازة لتوصيل تفاصيل الحدث. ومع ذلك ، فإن الاعتماد فقط على الوثائق لرسم صورة لهذه المناسبة يمكن أن يؤدي إلى عمليات الإشراف. تتمثل الاستراتيجية الأفضل في السير عبر خط سير الرحلة مع العميل في الموقع كلما أمكن ذلك. ناقش كل لحظة وتفاصيل كما لو أن الحدث كان يحدث أمامك.

نسيان لتأكيد البائعين الخاص بك

يقوم مورد الحدث المتوسط ​​الخاص بك بخدمة عملاء متعددين عبر عدة فئات مختلفة.

باختصار ، هذا يعني أن لديهم الكثير لتذكره. أنت دائمًا تريد الحصول على تأكيد شفهي أو بريد إلكتروني من جميع البائعين قبل 48 ساعة من وقت الإعداد. عادةً ما يكون البريد الإلكتروني أفضل لأنه يمكنك التعبير عن توقعاتك ومطالبتها بالرد كتابيًا.

تطل على التنافس الأحداث

إذا كان لديك "جارة صاخبة" من أي وقت مضى ، فأنت تعرف بالفعل كيف يمكن أن يكون تشتيت هذه المواقف.

إن مواجهة أحداث أخرى في مكانك يمكن أن يكون تحديًا كبيرًا ، ولهذا يجب عليك مناقشة هذا السيناريو مقدمًا مع إدارة الموقع وعملائك. تعرّف على الأشخاص الذين سيشاركون نفس المناطق المشتركة والموارد العامة مع فريقك ، وتحديد من يملك السلطة لحل مشكلات الضوضاء إذا أصبحت مشكلة.

عدم وجود خطة طوارئ

ماذا يحدث للحدث الخاص بك في حالة سوء الأحوال الجوية ، أو حتى إغلاق المكان الخاص بك؟ هذه ليست بالأشياء السهلة للتخطيط لها ، ولكن يصبح من المستحيل إدارتها في يوم العرض. أرسم إستراتيجية الطوارئ الخاصة بك قبل أسبوعين على الأقل مقدما. حتى إذا كنت تخطط لإلغاء الحدث ، فستظل بحاجة إلى طريقة منظمة للاتصال بجميع ضيوفك.

عدم وجود ما يكفي من المساعدة في يوم الحدث

تعتبر تكاليف العمالة دائمًا مشكلة عند محاولة الموازنة بين ميزانيات الأحداث . ومع ذلك ، فإن التقصير في مساعدة الأيدي يمكن أن يسبب مشاكل أكبر من مجرد تجاوز الميزانية. لا يمكنك أن تتوقع القيام بكل شيء بنفسك إذا كنت منظم الأحداث. يُعد تنسيق الموظفين والبائعين والتفاصيل أمرًا كافيًا لإبقائك مشغولًا بنفسه. لا تخف من إنفاق بضع مئات من الدولارات لتوظيف عمال إضافيين لأنك لن تتمكن من تحريك الأشياء.

لا تستخدم قائمة التعبئة

عادةً ما تتطلب إدارة حدث خارج الموقع قائمة موسعة من المستلزمات. بالطبع ، عادة ما يكون لديك عدة أسابيع للحصول على كل هذه الإمدادات بالترتيب ، لكنها لن تفعل أي فائدة إذا لم تصل إلى المكان. توفر قائمة التعبئة تحديثًا فوريًا للأشياء التي تحتاج إلى تحميلها في السيارة. بالتأكيد ، ستجد على الأرجح الأقلام والشريط للاقتراض في المكان ، ولكن ماذا يحدث إذا نسيت بطاقات الأسماء أو الكمبيوتر المحمول؟ قم بإعداد قائمة تعبئة وتحقق منها مرتين قبل أن تغادر.

والخبر السار هو أن أخطاء تخطيط الحدث هذه يمكن منعها بسهولة. في الواقع ، يمكنك طباعة هذه المقالة ونشرها لتكون بمثابة تذكير لما لا يجب فعله. تذكر ، والوقاية دائما أسهل من الانتعاش!