ما هي الميزانية الصفرية؟
بدءا من "قاعدة الصفر" (أي ، مع عدم وجود أرصدة أو نفقات تم ترحيلها) ، يتم وضع ميزانية لكل فترة في تقويم الشركة بشكل كامل فيما يتعلق باحتياجات وتكاليف تلك الفترة. سواء كانت شهرًا أو ربعًا أو سنويًا ، يمكن أن تكون الفترة أي قياس للوقت يعمل بشكل أفضل لنشاطك التجاري.
في بداية فترة جديدة ، تعتبر المتطلبات المالية والمصروفات المبررة هي المدخلات الأساسية لميزانية الشركة ، بغض النظر عما إذا كانت الميزانية أعلى أو أقل في الفترة السابقة. عندما تبدأ الفترة التالية ، تعود إلى القاعدة الصفرية وتكرر العملية.
كيف يعمل؟
تتضمن الميزانية التقليدية ، أو الميزنة القائمة على التكلفة ، إدارة عمليات الشركة على أساس الميزانية من الفترات السابقة. على سبيل المثال ، إذا كانت الشركة تتوقع زيادة بنسبة 5٪ في الإنتاج بفضل هبوط عميل جديد ، فإنها ببساطة تضيف 5٪ إلى الميزانية من الفترة السابقة.
تفترض الميزنة القائمة على التكلفة أن جميع المصروفات السابقة للإنتاج والعمليات ضرورية ، وتتحرك إلى الأمام مع الحفاظ على ميزانية تلك الوظائف دون مزيد من التحليل.
في الموازنة الصفرية ، يجب تبرير كل نفقات كل فترة ، لذلك يتم مراجعة النفقات المتكررة ، ثم الموافقة عليها ، أو تعديلها أو إيقافها على أساس الضرورة.
ويتم تحليل المصروفات الجديدة بنفس الاهتمام كما في الموازنة التقليدية ، ولكن مع الفهم دائمًا أنه يجب تحسين التكلفة لتحقيق الكفاءة والقيمة.
على سبيل المثال ، إذا كنت صاحب خبرة في إدارة شركة متخصصة في إنتاج الورق من منزلك ، فقد تقرر تنفيذ ميزانية ذات أساس صفري لتحسين الكفاءة بعد أن قررت أن تأخذ مؤسستك دوليًا وترسل إلى الخارج. منطقة واحدة قد تؤثر على تكاليف الطباعة الخاصة بك. بعد إجراء مراجعة شاملة ، أدركت أنه يمكنك تعويض رسوم الشحن المضافة وتقصير وقت الاستجابة من خلال شراء طابعتين جديدتين والاستفادة من الشراء بالجملة لحبر الطابعة بفضل شراكة جديدة مع مورد محلي. في كل فترة ، يمكنك مراجعة جميع النفقات أو نفقاتك لتحديد ما إذا كانت التكلفة مبررة في ميزانيتك مع عائد قيم على استثماراتك .
كيف تبدأ؟
تعتبر خطوات بدء طريقة الميزنة الصفرية واضحة:
- حدد هدفك. هل ترغب في زيادة الإيرادات بنسبة 10 في المئة؟ هل تريد خفض التكاليف بنسبة 2 في المائة؟ يجب أن يكون هدفك قابلاً للقياس ويمكن تحقيقه في الإطار الزمني الذي حددته.
- فكر كيف يمكنك تحقيق هذا الهدف. ماذا لديك في ترسانة الخاص بك والتي يمكن استخدامها لضبط التكاليف والكفاءة أو الموارد للوصول إلى هدفك؟
- راجع خياراتك من الخطوة 2. هل ستتمكن من تنفيذ مهمة واحدة من تحقيق هدفك؟ أو هل تحتاج إلى تنفيذ عدة مسارات للعمل؟ وإذا كان الأمر كذلك ، فهل تنشرها بشكل فردي مع مرور الوقت أو في وقت واحد؟
- حدد أولويات مهمتك الجديدة (أو المهام الجديدة) وقم بتوثيق التكاليف الضرورية للتنفيذ.
- قم بتقييم جميع التكاليف والنفقات اللازمة لتلك الفترة القادمة في كل جانب من جوانب عملك (أو القسم الذي تخطط للتكيف معه لتحقيق هدفك). قم بتضمين التكاليف الضرورية للمهمة (المهام) الجديدة التي قمت بتوثيقها في الخطوة 4.
- إذا كان التقييم يوافق على موافقتك وكانت كل النفقات مبررة ، شارك في التنفيذ واتبع ميزانيتك.
- في نهاية الفترة ، افحص قياساتك وحدد ما إذا كنت قد حققت هدفك. هل تم التنفيذ بسلاسة؟ إذا تم ارتكاب بعض الأخطاء ، فهل تريد تعديلها والمضي قدمًا في العملية في الفترة التالية؟ أو أوقف المهمة (المهام) تمامًا؟
- البدء من الخطوة 1 في بداية فترة جديدة.
لماذا قد يكون من المناسب لك؟
وبفضل هيكلها التفصيلي ، تسمح الميزانية الصفرية لمالكي الشركات بدمج استراتيجيات جديدة على مدى فترة من الزمن دون الخوف من فقدان الاستدامة. غالباً ما يتم إعدادها على أساس متجدد ، توفر هذه العملية لأصحاب الأعمال الفرصة للتعمق في خطط التنفيذ الخاصة بهم وتجنب الزيادات الكبيرة في الميزانية التي قد لا تظهر عائد الاستثمار لفترات طويلة من الزمن.
بالإضافة إلى طريقة أخرى لإدارة الأعمال ، فإنه يمكن خفض تكاليف العمليات اليومية بفعالية. يتم تخصيص الموارد فقط عند الحاجة إليها ، مما يقلل من الفاقد والتكرار مع زيادة التواصل بين الإدارات التي تتطلب تنسيقًا أفضل للبقاء على الميزانية.
لماذا قد لا يكون ذلك مناسبًا لك؟
صحيح أن هذه الطريقة يمكن أن تؤدي إلى انخفاض تكاليف التشغيل للشركات الكبيرة ، ولكن هذا غالباً ما يعني أن الأقسام غير المنتجة للإيرادات يمكن أن تحصل على تغيير قصير أو نقص التمويل. عندما تكون بعض مناطق ميزانيتك مثل الإنتاج أو المبيعات تبرر نفقاتها بسهولة ، قد يكون لوظائف أخرى ضرورية مثل خدمة العملاء أو البحث والتطوير وقتًا أكثر صعوبة يبرر نفقاتها بما يتجاوز الحد الأدنى.
ومن العيوب الأخرى للميزنة على أساس الصفرية أنه يمكن أن يكون مضيعة للوقت مقارنة بالميزنة القائمة على أساس التكلفة أو الميزنة القائمة على النشاط. هذا ينطبق بشكل خاص على الشركات الكبيرة ، لكنه أيضا يصح بالنسبة لأصحاب الأعمال الصغيرة. يمكن أن يكون اجتياز كل بند في كل فترة تبرر ضرورتها عملاً مكثفًا واستخدامًا غير كفؤ لوقتك.
أين يمكن أن يأخذك؟
بغض النظر عن حجم شركتك ، تتطلب منك الميزنة الصفرية إلقاء نظرة فاحصة على ما يدفع القيمة في العملية الخاصة بك. على الرغم من أنها تستغرق وقتا طويلا ، إلا أنها طريقة ، عندما تستخدم بشكل صحيح ، يمكن أن يؤدي إلى قدر أكبر من الاستدامة والنمو المتوازن.
وفي نهاية المطاف ، فإن كل رائد أعمال ينتخب لاستخدام الميزنة الصفرية لعملياته سيتعلم بالتأكيد أهمية استثمار الوقت والموارد لإرشاد كفاءة أعمالهم وقيمتها.