دليل تسجيل الحدث ونصائح

كان للتقدم التكنولوجي تأثير كبير على تخطيط الأحداث وتسجيل الأحداث على وجه الخصوص. لقد ولت الأيام الطويلة للدعوات الورقية التي تصل إلى مظروف به طابع. التسجيل عبر الإنترنت شائع بشكل متزايد لكل نوع من الأحداث ، من ندوات الأعمال والمؤتمرات السنوية إلى حفلات أعياد الميلاد الهامة ووظائف العطلات للشركات. في حين أن هذه العملية عبر الإنترنت قد تبدو بسيطة ، إلا أنها لا تزال تتطلب العمل.

لحسن الحظ لمخططي الأحداث ، هناك العديد من الأدوات المتاحة للمساعدة في تسجيل الأحداث . تتضمن الاختيارات منصات بسيطة تعالج أساسيات تسجيل الأحداث وتلك التي هي أكثر تقدمًا وتقدم تطبيقات متعددة الوظائف. تقوم بعض برامج تسجيل الأحداث بمعالجة دفعات الأحداث. يقدم البعض أيضًا عمليات رد الأموال التلقائية في حالة إلغاء التسجيل. تنشئ الحزم الأخرى علامات اسم مسجل. يمكن أن تساعد أدوات تسجيل الأحداث أيضًا على التكامل مع موقع المؤتمر أو الشركة على الويب وكذلك الاتصال بمنصات وسائط التواصل الاجتماعي الخاصة بهم.

للأسف ، مع وجود العديد من الخيارات ، فإن عملية اختيار أداة تسجيل الحدث لنشاطك التجاري قد تكون ساحقة ، على أقل تقدير. هنا هو بسيط لمتابعة دليل لاختيار أدوات تسجيل الحدث التي تخدم أفضل أعمال التخطيط الحدث الخاص بك.

اختيار برنامج تسجيل الأحداث: من أين تبدأ؟

عند اختيار أدوات تسجيل الأحداث ، من الأفضل أن تبدأ بتحديد احتياجاتك واحتياجاتك.

فكر في أولويات التسجيل وأعمال تخطيط الحدث. اسأل نفسك هذه الأسئلة:

ستساعدك الإجابات على هذه الأسئلة في العثور على برنامج تسجيل الأحداث الذي يناسب احتياجاتك.

أدوات تسجيل الأحداث

مع وجود العديد من الخيارات في برنامج تسجيل الأحداث ، من السهل الإمساك بميزات مبهرجة وأحدث الأدوات بغض النظر عما إذا كانت تعمل لحدثك أو إذا كان سيتم استخدامها على الإطلاق. لا تغريها الأحدث والأعظم. بدلاً من ذلك ، أنشئ قائمة بتلك الميزات التي تستخدمها حاليًا في عملية تسجيل الحدث الخاص بك وأضف تلك الميزات التي تريد تضمينها لتبسيط العملية. تتضمن بعض الميزات المتوفرة ما يلي:

ليست كل أدوات تسجيل الأحداث مكلفة

توفر العديد من أدوات تسجيل الأحداث وظائف قياسية بسعر معقول ، وهي مناسبة تمامًا عند إدارة الأحداث المباشرة.

تتضمن هذه البرامج نماذج التسجيل الأساسية التي يمكن ربطها بموقعك على الويب. يمكنهم جمع معلومات التسجيل ، بما في ذلك معلومات بطاقة الائتمان ، من أجل تسجيل ومعالجة مدفوعات بطاقات الائتمان. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تجميع قوائم تسجيل الحضور أو تصديرها. اعتمادًا على نوع الأحداث التي تخطط لها وتكرار الأحداث ، قد تكون هذه الأدوات البسيطة مناسبة بشكل جيد من خلال توفير ما تحتاج إليه تمامًا دون التورط في جميع أنواع الميزات الإضافية التي لا تفيدك.

أدوات تسجيل الأحداث متعددة الأوجه تقدم إمكانات إضافية

إذا كنت تخطط للتخطيط للحدث ، فستقوم بالتخطيط لمؤتمرات كبيرة ، ومن ثم قد تكون أدوات تسجيل الأحداث التي تقدم وظائف إضافية بخلاف الأساسيات هي ما تحتاجه. وتشمل الحلول تلك التي تعالج تسجيل الأحداث وتدمج هذه الميزة مع القدرة على تعقب التفاصيل المختلفة لحدث أكبر وأكثر تعقيدًا والإبلاغ عنه.

إذا قام المشاركون في الحدث بالتسجيل في المؤتمر ومن ثم الاشتراك في ورش عمل محددة خلال جلسة معينة ، فهناك أدوات لتمكين هذه الوظيفة.

تسمح بعض البرامج بمعالجة العديد من الحاضرين من مؤسسة واحدة مع مصدر واحد للدفع بالإضافة إلى تقديم هياكل تسعير مختلفة بناءً على خصومات المجموعات أو رسوم التسجيل المبكر. إذا كنت بحاجة إلى تقارير مخصصة ، فابحث عن حزمة تسجيل الأحداث التي ستنشئ التقارير تلقائيًا عن طريق تجميع قوائم الحضور استنادًا إلى ورش العمل الفردية أو المعلمات الأخرى التي تحددها. تستدعي المؤتمرات عادةً تنسيقات الأسماء المطبوعة بحيث تضع ذلك في قائمة "يجب أن يكون لديك" بحيث يمكن إنشاؤها تلقائيًا كجزء من عملية تسجيل الحدث والبحث عن التخصيص لتعكس ما إذا كان الحضور مسجلاً في المؤتمر بأكمله ، أو جزءًا من الأسبوع أو فقط يوم محدد.

أدوات لدمج التسجيل

بالنسبة لمخططي الأحداث الذين يجرون العديد من الأحداث ، قد يكون دمج بيانات التسجيل في قاعدة البيانات الحالية الخاصة بك وظيفة أساسية لمؤسستك. النظر في الطرق الحالية لإضافة المسجلين في قاعدة البيانات الخاصة بك وتحديد مجالات التحسين. من المهم التفكير من خلال طرق مختلفة يمكن دمج هذه المعلومات مع المعلومات الموجودة ، مثل الأفراد الذين تطوعوا أو تبرعوا. توفر معظم تطبيقات تسجيل الأحداث القدرة على تصدير البيانات يدويًا. ومع ذلك ، فإن هذه الطريقة تستغرق وقتا طويلا لأنها تتطلب يدويا استيراد المعلومات إلى قاعدة البيانات الخاصة بك من جديد. استكشف الطرود التي لا تلبي متطلبات تسجيل الأحداث فحسب ، بل أيضًا دعم احتياجاتك التأسيسية للإدارة.

خذ تجربة قيادة قبل الشراء

بمجرد أن تقوم بتضييق نطاق اختيار برنامج تسجيل الأحداث ، حدد ما إذا كان يقدم فترة تجريبية مجانية. سيعطيك ذلك الفرصة ليس فقط لاختبار الميزات ولكن لمعرفة ما إذا كان يحتوي على الوظائف التي تحتاجها وما إذا كانت مناسبة لحدثك. كما أنها فرصة لتجربة مستوى خدمة العملاء عند الإجابة على أسئلتك أو العمل على حل مشكلة تواجهك.