الأخطاء الشائعة المحامين جعل إرسال رسائل البريد الإلكتروني

يخطئ المحامون ، مثل أي شخص آخر ، في كيفية استخدامهم للبريد الإلكتروني. بعض أخطاء البريد الإلكتروني تصبح قصص رعب ، بينما البعض الآخر محرج. فيما يلي تسعة أخطاء شائعة يحدثها المحامون عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها.

مرسلة من مكتب (أدخل الاسم)

من وقت لآخر سوف أحصل على بريد إلكتروني من محامي يرسل بريدًا إلكترونيًا باسم مكتبه. فيما يلي بعض المشاكل المتعلقة بهذا النهج في البريد الإلكتروني.

أولاً ، لن يعرض فهرس عرض Inbox لمعظم أنظمة البريد الإلكتروني اسمًا طويلاً. لن يرى معظم الأشخاص سوى جزء من "من مكتب" ، وربما بعض الأحرف من اسم الشخص الأول. الأهم من ذلك ، يبدو سخيفة وقليلا بعض الشيء. مكتب لا يرسل رسائل البريد الإلكتروني. إذا كان المحامي سيرسل بريدًا إلكترونيًا ، فيجب أن يكون باسمه.

تأثيرات خيالية

بعض المحامين يحبون الإبداع مع ظهور رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. في اليوم الآخر رأيت كتلة توقيع أحد المحامين ، ولحظة ظننت أنني أواجه مشاكل في الرؤية. تبين أن الحروف الباهتة كانت متعمدة. قد تبدو المؤثرات الخاصة مسلية ، لكن أي شيء يجعل الكلمات يصعب قراءتها فكرة سيئة. خاصة إذا كان ما يصعب قراءته هو اسم المحامي وعنوان البريد الإلكتروني الخاص به.

والأسوأ من التأثيرات الخاصة على الخطابات هو عندما يفشل المحامون رسائل بريدهم الإلكتروني بالأعمال الفنية أو الرسومات الخيالية. هذا يجعل الرسالة أبطأ لتحميل ، أبطأ لفتح ، وأكثر من متاعب للقراءة.

الهدف من البريد الإلكتروني هو توصيل المعلومات ، وليس المهارة الفنية. أبقيها بسيطة.

ممنوع التوقيع

ليس من الصعب إعداد حظر التوقيع التلقائي في معظم أنظمة البريد الإلكتروني. لا يجب أن يكون الأمر معقدًا ، وتختلف الآراء حول مقدار المعلومات التي يجب تضمينها في قالب التوقيع. يقوم بعض المحامين بتحويل تذييلاتهم بالبريد الإلكتروني إلى إعلانات تجارية مصغرة تخرج في كل رسالة بريد إلكتروني ، بينما يتخذ آخرون نهجًا بسيطًا للغاية مع اسم وعنوان البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف فقط.

يضع معظمهم نوعًا من إشعار الخصوصية أو إخلاء المسؤولية القانونية في أسفل التذييل. كل هذه استخدامات مقبولة لبنة توقيع البريد الإلكتروني. ما هو غير مقبول هو إرسال رسائل البريد الإلكتروني التي لا تعرف هوية المرسل. لا يجب على مستلم البريد الإلكتروني تخمين من أرسل الرسالة الإلكترونية. يجب على المحامين تعريف أنفسهم بوضوح في كل مراسلات يرسلونها ، وإذا كان المحامي ذكيًا ، فسيحتوي البريد الإلكتروني على إشعار خصوصية أيضًا.

كتابة رسائل البريد الإلكتروني في حين الغاضب

كانت إحدى فوائد النظام القديم لإرسال الرسائل إلى الناس أن هناك فترة "تهدئة" مدمجة بين وقت كتابة الرسالة وموعد خروجها إلى المتلقي. إذا كتب المحامي الرسالة بنفسه ، فسيظل من المحتمل الجلوس على طاولة لعدة ساعات قبل الذهاب إلى مكتب البريد. إذا تم إملاءها ، في الوقت الذي انتهى فيه الوزير من كتابته ، قد يكون المحامي قد تجاوز ما جعله غاضبًا للغاية في المقام الأول.

هذه الحماية غير موجودة في البريد الإلكتروني. وبالبريد الإلكتروني ، يمكن للمحامي أن يطلق النار على غاضبة غاضبة في غضون ثوان مما تسبب في الغضب. 99.99 ٪ من الوقت سيكون هذا فكرة سيئة. لا أحد يفكر بوضوح عندما يكون مدفوعًا بالغضب. اذهب إلى القيام بشيء آخر ، والعودة إلى القضية المخالفة في وقت لاحق عندما تبدد بعض الغضب.

يمكن أن تحدث فرقا بين الاحتفاظ أو فقدان العملاء والأصدقاء والمال.

عدم جعل الردود في الوقت المناسب

يشعر بعض المحامين أن "قاعدة الخمسة أيام" القديمة للرد على المراسلات التجارية تنطبق أيضًا على البريد الإلكتروني. لا. بغض النظر عن مدى عدم الرضا ، فإن الواقع هو أن الناس يتوقعون ردودًا أسرع على بريد إلكتروني أكثر من ردودهم على الرسائل المرسلة عبر البريد. إذا قام عميل أو محامي آخر بإرسال بريد إلكتروني ، فحاول الرد في غضون 24 ساعة إذا كان ذلك ممكنًا. إذا كانت مسألة معقدة لا يمكن منحها الاهتمام المناسب في الوقت الحالي ، على الأقل أرسل اعترافًا وأخبر الشخص متى يتوقع ردًا. سيقدر معظم العملاء رسالة ودية تفيد بأن الرسالة الإلكترونية تم استلامها وسيتم الرد عليها في المستقبل القريب. في مواجهة الصمت ، يُترك العميل للتكهن بما إذا كان المحامي قد حصل على البريد الإلكتروني ، وما إذا كان الرد على الطريق ، أو ما إذا كان يتم تجاهل مخاوف العميل ببساطة.

مستلم خاطئ في الحقل إلى

أحد الأشياء الرائعة في وظيفة الإكمال التلقائي في أنظمة البريد الإلكتروني هو أنه يسمح للمحامين بالعثور على عناوين البريد الإلكتروني لعملائهم أو زملائهم بسرعة أكبر. أحد مخاطر وظيفة الإكمال التلقائي هو أن المحامي الذي لا يحرص على إرسال البريد الإلكتروني إلى الشخص الخطأ. في بعض الحالات ، قد لا يكون هذا أكثر من إحراج بسيط ، ولكن في بعض الحالات ، يمكن أن يؤدي إلى إهمال مهني. لا ترسل عن طريق الخطأ رسائل العميل السرية إلى محامي معارض أو حتى إلى عميل آخر.

باستخدام خيار "الرد على الكل".

يرسل المحامي المعارض رسالة بريد إلكتروني إليك مع اقتراح أو يؤكد موقفه من قضية ما. تقوم بإرسال البريد الإلكتروني إلى المحامين الآخرين في شركتك المتورطين في القضية لمناقشته. سرعان ما يتم استخدام زر "الرد على الكل" بشكل متحرّر ، ولا يلاحظ أحد أن المحامي المعارض يتم نسخه في النقاش الداخلي في مؤسستك. يحدث. إذا كنت تريد إعادة توجيه بريد إلكتروني للمناقشة ، فقم بحذف معلومات المرسل قبل إعادة توجيهه. وعند استخدام خيار الرد على الكل ، تحقق من كل عنوان بريد إلكتروني في قائمة المستلمين قبل إرسال الإرسال.

8. خطوط الموضوع قذرة. تذكر أنه يمكن إرسال أي شيء يتم إرساله إلى محام آخر في بريد إلكتروني إلى أي شخص آخر. فكر مرتين قبل استخدام خطوط الموضوع مثل "my client uni" أو "أمر القاضي الغبي". لا يعرف أحد مطلقًا مكان هبوط تلك الرسالة الإلكترونية. كذلك ، لا تترك خطوط الموضوع فارغة ، لأن ذلك قد يتسبب في عدم قيام محام آخر بملاحظة وجود بريد إلكتروني حول قضيتك. إن سطر موضوع بسيط من "قضية Parkerson" أو "اتفاقية Smith المقترحة" أو أي عنوان ذي صلة بمحتوى البريد الإلكتروني يعمل بشكل أفضل.

وعلى الرغم من أن "العميل الغبي" قد يكون أكثر وصف دقيق لمحتويات البريد الإلكتروني ، إلا أنه اختيار ضعيف لخط الموضوع.

9. شاهد نبرة صوتك - ولا تسيء قراءة أي شخص آخر. عندما يتحدث الناس مع بعضهم البعض وجهاً لوجه ، فإن تلميحات الوجه والنغمات الصوتية عادة ما تجعل نية الشخص واضحة. على المكالمات الهاتفية ، عادة ما يكون صوت الشخص كافيًا ليتمكن من معرفة متى يكون شخص ما ساخناً أو يمزح أو جاد. ولكن في البريد الإلكتروني ، من السهل بشكل خطير إساءة قراءة نية الشخص. لقد تضررت صداقات عديدة من قبل شخص واحد في قراءة نوايا شخص آخر في تصريحات في البريد الإلكتروني. ومع المحامين الذين اعتادوا على الجدل مع بعضهم البعض بالفعل ، من السهل على المحامي أن يفترض بسرعة أن الشخص الآخر معادي أو وقح.

كما تمت مناقشته تحت عنوان "كتابة البريد الإلكتروني أثناء الغضب" ، خذ بضع دقائق لتهدئة قبل إرسال رد إلى البريد الإلكتروني هذا jerk.

بعد مرور ساعة ، قد تدرك أنك قد أخطأت في قراءتها في المقام الأول. لا يكون لديك رد فعل على التصريحات التي تصدر في رسائل البريد الإلكتروني ، ولا تطلق أي رد حتى تنظر فيما إذا كان من الممكن أن يكون لدى المرسل نية مختلفة عما كان عليه في البداية. إذا بدا أن العبارة يمكن قراءتها بأكثر من طريقة واحدة ، وأحد هذه الطرق غير مهين ، حاول إعطاء المرسل فائدة الشك قبل قطع رأسه برسالة بريد إلكتروني مميتة.

هل هناك أخطاء أخرى في المحامي عبر البريد الإلكتروني والتي كان يجب أن تكون قائمة أفضل 10؟ أخبرنا عن ذلك في المنتدى.