أدوات لتنظيم وأداء مهام الحدث الخاصة بك
المزيد والمزيد من مخططي الأحداث يستخدمون برنامج إدارة الأحداث. قد تتسائل عما تدور حوله المشاركات وما إذا كان من المنطقي أن يتم التخطيط لأعمال الحدث . لذا ، لنقم بتجاوز الفوضى لمساعدتك على تحديد ما إذا كان برنامج إدارة الأحداث قد يعمل من أجلك.
هل أنت بحاجة إلى برامج إدارة الأحداث؟
لا ، لا تحتاج إلى برنامج إدارة حدث لتشغيل نشاط تخطيط أعمال ناجح.
إذا كنت مخطّطًا ناجحًا للأحداث حتى هذه المرحلة بدون استخدام واحدة ، فأنت تعرف بالفعل الإجابة عن هذا السؤال. هل يمكن أن تجعل حياتك أسهل وأن تكون أحداثك أكثر نجاحًا؟ ربما. كل هذا يتوقف على احتياجاتك الخاصة وبرنامج إدارة الحدث الخاص.
ميزات برنامج إدارة الأحداث
يوجد برنامج إدارة الأحداث لكل نوع من أنواع تخطيط الأحداث تقريبًا ، بما في ذلك الأحداث والأحداث غير الربحية والمعارض. وهناك قائمة طويلة جدًا من الأدوات المتاحة لتنظيم وإدارة عملية تخطيط الحدث. وتشمل الميزات إدارة المشاريع ومشاركة الملفات والتسجيل الآلي وتتبع العقود والمقترحات وإدارة الأحداث المتعددة. هناك أيضًا أدوات للتذاكر وإدارة مجموعات الغرف والترويج الاجتماعي ، على سبيل المثال لا الحصر.
مع هذا العرض الواسع ، من المهم إجراء القليل من البحث واستكشاف ما تقدمه كل حزمة.
بعد كل شيء ، ما هو جيد برامج إدارة الأحداث التي لا تتضمن الأدوات التي تحتاجها لتكون أكثر كفاءة؟ تعمل أدوات الحل فقط إذا كانت توفر حلولاً للمشاكل التي تحتاج إلى حل. الذي ياخذني لنقطتي التالية.
حضر قائمة
نلقي نظرة على أعمال التخطيط لهذا الحدث الخاص بك. ما هي المهام التي تقوم بإكمالها بانتظام كجزء من عملية التخطيط؟
أنشئ قائمة بهذه العناصر ، مع ملاحظة أيها تلقائية بالفعل. عند اكتمال القائمة ، افصل المهام الأكثر تحديًا أو التي تستغرق وقتًا طويلاً أو تكلفة. هذه هي أولوياتك - تحتاج إلى العثور على برنامج إدارة الأحداث الذي يقدم حلولاً لهذه المشكلات. من المغري أن تتأثر بسحر أحد برامج إدارة الأحداث أو القائمة الطويلة لميزات أخرى. لكن الأجراس والصفارات عديمة الفائدة إذا لم تساعدك في أعمال التخطيط للفعاليات.
تعظيم ما لديك بالفعل
ما هي التكنولوجيا التي لديك بالفعل؟ هل تقوم بتحسين قدراته؟ غالبًا ما يكون لبرامج إدارة العضوية وأنظمة إدارة جهات الاتصال ميزات تخطيط الأحداث التي تمكنك من أتمتة التسجيل والدفع عبر الإنترنت وإنشاء إشعارات تأكيد. قبل الخوض في نظام جديد بالكامل ، خذ قائمة بالمميزات المتاحة مع نظامك الحالي.
ابدأ التسوق
الآن وبعد أن أصبحت لديك قائمة بأدوات التخطيط للفعاليات التي تبحث عنها ، حان الوقت للتسوّق. تحقق من الخيارات المتاحة ، باستخدام عمليات البحث التي تمت تصفيتها للعثور على برنامج لتخطيط الأحداث باستخدام أدوات تتطابق مع قائمتك. ابدأ بالأشياء التي يمكن دمجها بالفعل في منصتك التقنية الحالية.
ثم قدم لهم اختبار تشغيل. بعض البرمجيات مجانية لأجل غير مسمى. البعض الآخر يقدم فترات تجريبية مجانية. استفد من هذه الفرصة لتجربة البرامج المختلفة لمعرفة ما إذا كانت ملائمة بشكل جيد لما تبحث عنه.
اسأل من حولك
تحدث إلى مخطّطي الأحداث الآخرين واكتشف برامج التخطيط للحدث التي يستخدمونها ولماذا. تجربة شخص آخر مباشرة مع منتج أو خدمة لا تقدر بثمن. يمكن أن يوفر لك الوقت والمال. والأفضل من ذلك ، فإن توصيتهم لبرمجيات إدارة الأحداث التي تعمل بحق لهم يمكن أن توفر لك المزيد من الوقت والمال على المدى الطويل. لا يوجد "مقاس واحد يناسب الجميع" عندما يتعلق الأمر ببرنامج إدارة الأحداث ؛ هو اختيار فردي قائم على احتياجات عملك وتفضيلاتك الشخصية.