تقرر إذا كنت حقا بحاجة إلى اجتماع
أولاً ، قرر ما إذا كان التخطيط لاجتماع ضروريًا حقًا.
في كثير من الأحيان ، نفكر في اجتماع رسمي كأفضل طريقة لمشاركة المعلومات أو مناقشة موضوع ما. ولكن إذا كان من الممكن تسليم الأخبار الخاصة بك عبر البريد الإلكتروني أو المكالمات الجماعية ، أو فقط عن طريق حشد عدد قليل من الأشخاص في مكتبك لمدة 15 دقيقة ، فقم بتخطي الاجتماع الرسمي.
فقط ادعوا الناس الذين يحتاجون حقا أن يكونوا هناك
من أي وقت مضى دعي إلى اجتماع وتساءل - في منتصف الطريق - لماذا كنت هناك؟ لا تضيع وقت الناس بدعوتهم إلى اجتماع لا يحتاجون لحضوره. هذا لن يكون اجتماع فعال. هل يحتاج أحد من المحاسبة إلى حضور الاجتماع للإجابة على أسئلة الميزانية؟ ثم دعوة فرد واحد من المحاسبة الذي هو مناسب لهذه المهمة.
إذا كان هناك حاجة إلى إبلاغ زميل أو مشرف بما تم مناقشته في الاجتماع ، فلا داعي لدعوتهم إلى الاجتماع الفعلي. ما عليك سوى إعداد ملخص الاجتماع وإرساله إليهم بعد ذلك. سوف يقدرون وقت التوقف ولديكم التأكيد على أنه - لأنك تضع المعلومات مكتوبة - بأنهم على علم تام بالمناقشات.
إرسال تذكير الاجتماع
الحياة مشغولة ، وسرعان ما يتم حجز التقويمات مع الأنشطة المجدولة. إرسال تذكير اجتماع المتابعة قبل يومين من الاجتماع. سيؤكد هذا الأشخاص الذين أجابوا بأنهم سيحضرون ويتيح لك أيضًا معرفة الموعد المسبق إذا تم تغيير الجداول الزمنية ولا يمكن للمشاركين الرئيسيين تحديد وقت الاجتماع المقرر.
لديك جدول الأعمال
لتخطيط الاجتماعات الفعالة ، يجب عليك أولاً التخطيط لما سيتم مناقشته. ما هو الهدف من الاجتماع؟ ما الذي تسعى لإنجازه؟ وضع جدول أعمال اجتماع في وقت مبكر وتوزيعه على الحضور. حدد وقت البدء وقم بتضمين قائمة قصيرة بالموضوعات التي سيتم تناولها. لا تضغط على اجتماعك الخاص مع جدول أعمال طويل ومفصّل. حدد بالاسم أي أفراد مسؤولين عن الإبلاغ عن منطقة معينة.
كن واضحا حول التوقعات
عندما ترسل إشعارًا بالاجتماع لأول مرة ، عليك أن تكون واضحًا بشأن هدفه وتوقعاتك. هل سيتمحور الاجتماع حول العرض ، وينبغي أن يكون الحضور مستعدين لتدوين الملاحظات؟ أو هل هذه جلسة عصف ذهني حيث من المتوقع أن يظهر الحضور مع الأفكار والاقتراحات؟
في بعض ثقافات الشركات ، يتم جمع الموظفين للاستماع فقط ثم العودة إلى أماكن عملهم. في الشركات الأخرى ، يشارك الموظفون بحرية. في أماكن العمل التعاونية اليوم ، لا يُرحب بالتفاعل ومشاركة الأفكار في الاجتماعات فقط ؛ غالباً ما يكون الغرض من الاجتماع نفسه.
ابدأ في الوقت
إذا كنت الشخص الذي عادةً ما يظهر للاجتماعات في الوقت المحدد ، فحينئذٍ تفهم كم هو محبط عندما لا يستمر الاجتماع الفعلي لمدة 15 دقيقة مع وصول الأشخاص إلى الغرفة.
ما يحدث حتمًا هو المضي قدمًا ، والجميع يعلم أن هذه الاجتماعات لن تبدأ في الوقت المحدد حتى يبدأ الجميع في الظهور في وقت متأخر. تولي مسؤولية اجتماعك. تبدأ على الفور في وقت البدء المحدد. أغلق الباب وابدأ. هؤلاء المتعجرفون سرعان ما سيحصلون على رسالة مفادها أنهم سيصلون متأخرين وينبغي عليهم ارتكاب هذا الخطأ مرة واحدة فقط.
أبقيها قصيرة وبسيطة
يتم تحديد معظم الاجتماعات لمدة ساعة عندما - في كثير من الحالات - يكفي 30 دقيقة أو حتى 45 دقيقة. عندما يتم تخصيص الكثير من الوقت ، تكون النتيجة المعتادة هي إهدار الوقت. انتهى الناس بعد الاجتماع أو قضوا وقتا طويلا على بند جدول أعمال معين. إبقاء الاجتماعات قصيرة وإلى هذه النقطة.
ابق على الموضوع
جدول الأعمال وحده لن يقوم بتشغيل اجتماعك بكفاءة. التزم بجدول الأعمال واستمر في المناقشات من التجوال على الظلال.
تناول أي أسئلة خارج الموضوع ، وذكر أنه موضوع لاجتماع آخر ، سيتم تناوله بشكل خاص أو ما شابه. لا أحد يحب اجتماعًا جامحًا حيث كان هدف الاجتماع يأخذ المقعد الخلفي للمحادثة الأخرى.
خذ اجتماعات أصغر خارج قاعة المؤتمرات
الجلوس في نفس غرفة الاجتماعات المألوفة التي تم جمعها حول نفس الجدول المألوف هو ذلك الشيء المألوف. لتشجيع الموظفين على التفاعل والتفكير بشكل خلاق وإجراء مناقشات حيوية ، فكر في عقد الاجتماع خارج غرفة الاجتماعات القياسية.
فكر في الاجتماع على طاولة في الخارج إذا سمح المكان والطقس. حاول التجميع في منطقة مشتركة تحتوي على أرائك وطاولات صغيرة بدلاً من طاولة مؤتمرات كبيرة وكراسي دوارة.
لا تخاف من اتباع نهج مختلف
إذا كان نهج الاجتماع لا يعمل ، فلا تخف من تبديل المسار. على سبيل المثال ، إذا كانت جلسة العصف الذهني تعطي غرفة هادئة مع القليل من الحوار ، فغيّر الاتجاه. كن مرناً وانتبه إلى كيفية تقدم الاجتماع العام.
استخدام التكنولوجيا
خطط لاستخدام التكنولوجيا لإبقاء المشاركين مشاركين. في عالم اليوم الرقمي ، اعتاد معظم الناس على رؤية الرسومات أو مقاطع الفيديو لدعم الكلمات التي يسمعونها. استنبط هذه العقلية ودمج السمعي البصري عند التخطيط لاجتماعك.
أجهزة الكمبيوتر المعروضة على شاشات كبيرة وعروض Smart Board التي تشجع التفاعل هي تغيير مرحب به من عروض PowerPoint القياسية المطولة.
إرسال ملخص الاجتماع
في غضون يوم بعد الاجتماع ، أرسل ملخصًا موجزًا لما تمت مناقشته. نشر هذا عبر البريد الإلكتروني لجميع الحاضرين ، أولئك الذين لم يتمكنوا من حضور الاجتماع ، وتلك التي تحتاج إلى إعلام. قم أيضًا بتضمين أي عناصر عمل ، مع تحديد الشخص المسؤول عن كل عنصر بالإضافة إلى تاريخ الاستحقاق.