إقفال مكتب الإيجار: إخطار الموظفين والعملاء والباعة
تأكد من إبلاغ أصحاب المصلحة الرئيسيين في شركتك قبل أسبوعين إلى أربعة أسابيع على الأقل. يمكن إخطار الموظفين / تذكيرهم باستخدام إدخال في شيك أجرهم. يمكن إخطار العملاء على موقع الويب الخاص بك وعبر رسالتك المصاحبة الآلي على نظام الهاتف الخاص بك. يمكن إخطار البائعين (خاصة أولئك الذين لديهم مواعيد تسليم متكررة) عبر البريد الإلكتروني أو البريد العادي.
إخطار موظفي الأمن / الخدمة
أرسل مذكرة إلى موظفي الأمن أو خدمة الأمن لإبلاغهم بمواعيد الإغلاق. تأكد من أن قائمة جهات اتصال الطوارئ الخاصة بك حديثة بأرقام هواتف الموظفين الأساسية.
تغيير التحية المصاحبة الآلي
جدولة التحية المصاحبة التلقائية على نظام هاتفك لتعكس إغلاق المكتب. تأكد من ذكرك أيضًا عند إعادة فتح المكتب. إذا قمت بتوفير خدمات الطوارئ (مثل التدفئة والتبريد والسباكة وما إلى ذلك) تأكد من إخبار المتصلين بك كيفية الوصول إلى خدمة الرد أو الهاتف الخلوي أثناء إيقاف التشغيل.
إخطار الرد على الخدمة
إذا كنت تستخدم خدمة الرد ، فتأكد من إبلاغهم بالتواريخ التي سيغلقها المكتب والتأكد من تحديث قائمة جهات الاتصال الخاصة بك بأرقام هواتف الموظفين التي ستكون تحت الطلب.
تغيير تحيات البريد الصوتي وإنشاء رسائل إلكترونية رد تلقائي
إذا كان نظام هاتفك يسمح للمكالمات الخارجية بالاتصال مباشرة بمكاتب موظفيك ، فعليك التأكد من استخدامهم لتلقي بريد صوتي مؤقت أو "خارج المكتب" يتيح للمتصل معرفة أنه ليس في المكتب.
يجب على موظفيك أيضًا أن يخبر المتصل عند عودته وما يجب فعله إذا احتاجوا إلى مساعدة فورية أثناء إغلاق المكتب لقضاء العطلة. بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من إنشاء بريد إلكتروني خارج المكتب بشكل تلقائي .
تقليل الترموستات
وفر بعض الطاقة وبعض المال عن طريق إعادة (أو إعادة برمجة) ترموستات مكتبك أثناء الإغلاق.
خوادم النسخ الاحتياطي
إذا كان لديك أجهزة كمبيوتر وملقمات هامة ، فتأكد من أن دورة النسخ الاحتياطي تعمل بشكل صحيح قبل وبعد إيقاف التشغيل. تقليل التعرض لكارثة عن طريق جدولة النسخ الاحتياطي خارج الموقع الخاص بك لالتقاط مبكر بدلا من الانتظار بعد انتهاء فترة الإغلاق.
إيقاف تشغيل المعدات المكتبية
- أضواء مكتب
- الناسخات
- الآلات الحاسبة
- أضواء علوية
- تمزيق
إيقاف تشغيل أجهزة الكمبيوتر والأجهزة الطرفية
- الحاسوب
- مراقب
- الماسح الضوئي
- طابعة
لا تطفئ
- أجهزة الفاكس
- نظام الهاتف
- أجهزة الكمبيوتر الخادم
- سخانات / أضواء لخزانات الأسماك الاستوائية