كيفية إغلاق مكتب للعطلات

ماذا تفعل قبل أن تغادر للعطلات

يتطلب إعداد مكتبك قبل الإغلاق للعطلات إعدادًا دقيقًا. ستضمن الرسائل المناسبة أن العملاء والعملاء والموظفين يمكنهم التخطيط حول عملية الإغلاق ، وهذا يعني أنك لن تضطر للتعامل مع الكثير من الشكاوى الغاضبة قبل الاستراحة وبعدها. وينبغي أن يجعل لقضاء عطلة خالية من الهم والراحة عن جدارة.

في ما يلي قائمة بسيطة من الخطوات ، بدءًا من وضع الرسائل في أيام العطلة إلى إعادة ضبط منظمات الحرارة ، مما يجعل إجازتك مغلقة على نحو سلس ومربح.

  • 01 - إعلام الموظفين والعملاء والباعة

    تأكد من إبلاغ أصحاب المصلحة في شركتك قبل أسبوعين إلى أربعة أسابيع على الأقل. يمكن إخطار الموظفين وتذكيرهم من خلال أنظمة التقويم داخل المكتب ، وإشعارات البريد الإلكتروني ، والعلامات وإعلانات البريد في جميع أنحاء المكتب ، وإدراجه في شيكاتهم. ولا تنسى تذكيرات المتابعة هذه ؛ ليس كل رسالة تجعلها تتم عبر أول مرة.

    يمكنك إخطار العملاء من خلال موقع الويب الخاص بك ورسالة المصاحبة التلقائية على نظام الهاتف الخاص بك.

    يجب إخطار البائعين (خاصة أولئك الذين لديهم مواعيد تسليم متكررة) عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف أو البريد العادي العادي.

  • 02 - إخطار موظفي الأمن أو الخدمات

    أبلغ موظفي الأمن أو خدمة الأمن عن مواعيد الإغلاق القادمة. تأكد من أن مزودي خدمات الأمان لديهم قائمة محدثة لجهات الاتصال في حالات الطوارئ تحتوي على معلومات الاتصال ، بما في ذلك أرقام الهاتف ، نيابة عنك وموظفيك الرئيسيين. يجب أن يعرفوا من يجب الاتصال به في حال وجود مشكلة أمنية حتى عندما يكون المكتب مغلقاً من أجل العمل ، ومن المفوض بالتواجد في المبنى أثناء إيقاف التشغيل.

  • 03 - تغيير التحية المصاحبة الآلي

    قبل أسبوع أو أسبوعين من الإغلاق ، قم بتسجيل رسالة ترحيب تلقائية على نظام هاتفك تشرح أنه سيتم إغلاق المكتب لفترة ممتدة. قم بتضمين التاريخ الذي ستغلق فيه وعندما تتوقع إعادة فتحه. قبل مغادرتك ، سجل تحية تلقائية ثانية تشدد على موعد عودتك ، وعند الاقتضاء ، على المتصلين توجيه أي استفسارات في غيابك.

    إذا قمت بتوفير خدمات الطوارئ ، مثل التدفئة والتبريد ، والسباكة ، أو غيرها من خدمات العملاء الأساسية ، تأكد من إخبار المتصلين بك كيفية الوصول إلى خدمة الرد أو الهاتف الخلوي في حالة الطوارئ.

  • 04 - إخطار خدمة الرد الخاصة بك

    قم بإخطار خدمة الرد الخاص بك بالتواريخ التي سيتم إغلاق المكتب بها ، وقم بتحديث قائمة جهات الاتصال الخاصة بك بأرقام هواتف الموظفين الذين سيجري عليهم الاتصال. تأكد من أنهم يعرفون من يجب الاتصال به في مواقف محددة ؛ لا ترغب في تنبيه كبار المديرين في حالة حدوث مشكلة في التسليم ، على سبيل المثال.

  • 05 - تغيير تحيات البريد الصوتي

    إذا كان نظام الهاتف الخاص بك يسمح للموظفين باستقبال المكالمات الخارجية في مكاتبهم ، فطلب منهم تسجيل رسالة "مغلقة للعطل" أو رسالة بريد صوتي "خارج المكتب" التي تعطي المتصلين تفاصيل أساسية حول الإغلاق. يجب على الموظفين إبلاغ المتصلين عند عودتهم إلى المكتب وما يجب عليهم فعله إذا كانوا بحاجة إلى مساعدة فورية أثناء إغلاق المكتب. في معظم الحالات ، لا ترغب في إعطاء الموظفين معلومات الاتصال الشخصية.

  • 06 - تقليل الحرارة ، إيقاف تشغيل المعدات المكتبية

    وفر الطاقة والمال عن طريق ضبط أو إعادة برمجة ثرموستات مكتبك أثناء الإغلاق. سوف تفاجأ بتوفر التكاليف التي يمكن أن تتراكم ، وقد تكون فرصة جيدة للعلاقات العامة. تبين أن شركتك ملتزمة بالحفاظ على الموارد.

    يمكنك أيضًا توفير الطاقة والمال عن طريق إيقاف تشغيل جميع المعدات المكتبية غير الضرورية ، بما في ذلك الأضواء المكتبية وآلات النسخ والطابعات وأجهزة الكمبيوتر.

  • 07 - خوادم النسخ الاحتياطي

    إذا كان لديك أجهزة كمبيوتر وملقمات ، فتأكد من أن دورة النسخ الاحتياطي تعمل بشكل صحيح قبل وبعد إيقاف التشغيل. قم بتقليل التعرض لكارثة عن طريق جدولة النسخ الاحتياطي خارج الموقع للحصول على سيارة بيك آب مبكرة ، بدلاً من انتظار إعادة فتح العمل. هذا هو المجال الذي ترغب في الحصول فيه على تعليمات واضحة لمن يجب الاتصال به في حالة حدوث مشكلة ، لذا تأكد من أن خدمة الرد لديك قد تم إعلامك بها بشكل صحيح.

  • 08 - لا إيقاف

    هناك بعض المعدات المكتبية التي لا يجب إيقافها ، بما في ذلك:

    • أجهزة الفاكس
    • نظام الهاتف
    • الخوادم وأنظمة النسخ الاحتياطي
    • وحدات التبريد
    • انظمة حماية