الأهم من ذلك ، من الضروري توفير معلومات حول كيفية الاتصال بشخص ما في العمل أثناء السفر.
سيكون من المحبط للغاية أن يتم رفض العميل وعدم معرفة كيفية الاتصال بك. لا يهم إذا كان موقعك في المبيعات أو الخدمة أو حتى تطوير المنتج. جميع مكالمات العملاء مهمة وتحتاج إلى حضورها بطريقة احترافية.
ينبغي أن يكون محتوى البريد الإلكتروني الذي ينبه العملاء والزملاء الذين يحاولون التواصل معك عبر البريد الإلكتروني متسقًا مع محتوى الرسالة الصوتية التي ستحيي المتصلين. إذا كنت تستخدم Outlook 2010 ومتصلة عبر خادم Microsoft Exchange ، فانقر أولاً على علامة التبويب ملف ، ثم انقر فوق رمز الردود التلقائية.
وسيبدأ ذلك بعد ذلك عملية إنشاء بريد إلكتروني مؤقت يتم إرساله إلى جميع الذين أرسلوا بريدًا إلكترونيًا أثناء وجودك خارج المكتب. يتم إرسال الرد التلقائي لأنك قمت بتمكين هذه الرسالة المؤقتة. يمكن الاطلاع على قائمة خطوة بخطوة للتعليمات لإنشاء هذا البريد الإلكتروني هنا: البريد الإلكتروني خارج المكتب لـ Outlook Exchange
إذا لم تكن متصلاً عبر خادم Microsoft Exchange ، فستختلف العملية قليلاً بسبب عدم وجود رمز "الردود التلقائية" على هذه الأنواع من حسابات البريد الإلكتروني. يمكن الاطلاع هنا على دليل خطوة بخطوة لإنشاء هذا النوع من البريد الإلكتروني للمستخدمين غير المتواجدين في Exchange: Out of Office لجميع الآخرين
الخطوة التالية هي إنشاء محتوى البريد الإلكتروني الذي سيتم إرساله إلى جميع الرسائل التي ترسل إليك رسائل البريد الإلكتروني عندما تكون بعيدًا عن المكتب. يجب أن ينقل هذا البريد الإلكتروني المدة التي ستخرج فيها من المكتب ، وكيف يمكن الوصول إليك أثناء غيابك (إذا كان ذلك مناسبًا) ، ومن هو الشخص الذي في العمل للاتصال به بدلاً منك إذا كنت لا ترغب في الوصول إليه خلال وقتك بعيدًا عن مكتب. مقر. مركز.
مثال:
مرحبا،
شكرا على رسالة البريد اللإلكترونى. أنا حاليا خارج المكتب وسوف أعود يوم الاثنين ، 1 ديسمبر. سيكون لدي وصول محدود إلى البريد الإلكتروني خلال هذا الوقت ، وبالتالي قد يتأخر ردي قليلا. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، يرجى إرسال بريد إلكتروني إلى مساعدتي ، Barbara Colson. عنوان بريدها الإلكتروني هو bcolson@xyz.com.
اجازة سعيدة!
شهيرة
تقدم Microsoft قوالب وأمثلة أخرى يمكن العثور عليها هنا: نماذج Office خارج المكتب وأمثلة. لا تنسَ إيقاف هذه الرسالة المؤقتة عند عودتك إلى المكتب ، وإلا فسيظل أي شخص يرسل إليك بالبريد الإلكتروني بعد عودتك إلى المكتب يتلقى نفس الرسالة.
الآن بعد أن قمت بإنشاء البريد الإلكتروني الصادر ، فإن إنشاء رسالة صوتية متشابهة مماثلة ، والتي تحيي جميع المتصلين بك ، أمر سهل. استخدم نفس الكلمات من البريد الإلكتروني ، مع الإشارة إلى الأشخاص الذين يجب الاتصال بهم في حالة غيابك وحالتك عندما تعود.
بالنسبة للرسالة الصوتية ، من الضروري توفير رقم هاتف الشخص ، بدلاً من عنوان بريده الإلكتروني.
مثال:
مرحبا،
لقد وصلت إلى مكتب شاهرا رينيري. يرجى الاستماع إلى هذه الرسالة بأكملها. سوف أكون خارج المكتب حتى يوم الاثنين ، 5 يناير. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، يرجى الاتصال بمساعدي ، بارب كولسون. رقم هاتفها هو 212-555-xxxx.
أتطلع للتحدث معك عندما أعود. شكر.