اختر موضوعك والموقع
تمثل هذه الخطوة المتغيرين اللذين سيحتاج جمهورك إلى معرفتهما قبل أي شيء آخر.
سوف يؤثر "مكان وسبب" الاجتماع على الفور على من سيتم دعوته وما إذا كانوا سيحضرون أم لا.
إن المكان الذي تختاره يؤثر على الاجتماع العام ويؤثر على قرارات الإنسان الأخرى التي ستحتاج إلى اتخاذها عند التخطيط للحدث.
تحديد المشاركين
جزء كبير من عقد اجتماع مركّز ومثمر هو تجنب الانحرافات ، وهذا يعني تقييد الدعوات لأبرز صانعي القرار. هناك نزعة في ثقافة الشركة لتشمل جميع الأطراف ذات الصلة في الاتصالات ، ولكن يمكنك تعزيز الإنتاج عن طريق القضاء على الزملاء الذين يمكن أن يبطئ التقدم في المناقشات غير المهمة. وبدلاً من دعوة المشاركين غير المصوتين ، شجع الحضور الرئيسيين على التحدث مع مرؤوسيهم قبل حضور الاجتماع.
عرض ثلاثة تواريخ وأوقات
كن حذرًا بشأن كيفية استفسارك عن مدى توفر كل زائر. من السهل فتح "صندوق باندورا" من القضايا عندما يتعلق الأمر بجدولة موعد متبادل المنفعة لاجتماعك.
إحدى الطرق لتجنب ذلك هي تقديم بعض التواريخ والأوقات ، ثم اطلب من كل شخص أن يعمل المرء بشكل أفضل. إذا كنت محظوظًا ، فسيتطابق أحد التواريخ مع الجميع. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فلا تخشى أن تسأل المتطرفين إذا كانوا يستطيعون تعديل التقويم الخاص بهم لاستيعاب الأغلبية.
إنشاء خط سير الرحلة
من الأهمية بمكان وضع جدول زمني لما ستتم مناقشته مع الأشخاص الذين سيقودون كل جزء من الاجتماع.
قد يحتاج المخططون إلى طلب المشورة من كبار المسؤولين التنفيذيين من أجل إنشاء مسار رحلة بدقة. بمجرد الانتهاء من المسودة الأولى ، يجب تقديمها للمجموعة للموافقة عليها.
مناقشة احتياجات العرض التقديمي
هناك العديد من الطرق المختلفة لعرض الأفكار على المجموعة ، وسيكون لكل متحدث مجدول تفضيلاته الخاصة. تعد وظائف PowerPoint والوصول إلى الإنترنت واللوحات البيضاء بعض المكونات التي قد تحتاج إلى ترتيبها. كن استباقيًا في طلب هذه التفاصيل ، وتابعها لتأكيدها قبل بضعة أيام من الاجتماع.
جدول المطاعم
إن مفتاح طلب الطعام للاجتماعات الصغيرة هو الحفاظ على وظيفية القائمة. أنت لا ترغب في أن يتعارض تقديم الطعام مع أي جانب من جوانب العمل ، لذا تجنب الوجبات الرسمية المفرطة إن أمكن. إذا طلبت وجبة غداء ، حاول أن تحجز غرفة مجاورة لتناول الطعام حتى يتمكن الحضور من العودة إلى الاجتماع في أقرب وقت ممكن.
إرسال التفاصيل النهائية
قبل ما يقرب من سبعة أيام من الحدث ، ترغب في إرسال نسخة نهائية من برنامج الرحلة والتفاصيل الخاصة بكل مشارك. يجب أن يتضمن هذا كل شيء تم طلبه لهذا اليوم. وتشمل أيضًا الاتجاهات ومعلومات مواقف السيارات وأرقام الغرف وجهات الاتصال للطوارئ.
إذا كنت تعمل مع المديرين التنفيذيين ، فقم بنسخ مساعديهم الإداريين على البريد الإلكتروني أيضًا.
يوم الاجتماع
كمخطط للاجتماعات ، فإن مهمتك هي التأكد من انطلاق الحدث بنجاح. بالطبع ، سترغب في الوصول مبكرًا إلى الموقع لتفقد الغرفة ومقابلة منسقي الطعام / A / V. اعتمادًا على الموقع ، قد ترغب أيضًا في نشر اللافتات بحيث يجد الجميع طريقهم إلى الغرفة.
وهناك لديك - ثماني خطوات بسيطة نسبيا للتخطيط لاجتماع صغير ناجح.
إن تنفيذ كل خطوة من الواضح سوف يستغرق بعض الوقت والجهد من جانبك ، ولكن التواصل مع خططك للحضور هو نصف المعركة. كلما زاد عدد الأشخاص الذين يعرفون ما يتوقعونه من الاجتماع ، كلما زاد استعدادهم للانطلاق إلى العمل.