كيفية تفويض وتنمو عملك الصغيرة
ومع مرور الوقت ، فإن صاحب العمل الصغير الذي يستمر في فعل كل شيء بنفسه سوف يصل إلى ما أسميه نقطة توقف النجاح. وإلى أن يتم تطوير فريق ويتم تفويض بعض المهام اليومية ومسؤوليات إدارة الأعمال ، لا يمكن للنشاط التجاري أن ينمو ، ومن المرجح أن يكون صاحب العمل مبالغًا فيه ومحبطا للغاية.
هناك الكثير من القرارات والعمليات التي يجب مراعاتها عندما يحين الوقت لبناء فريق وتفويض ، وهناك خطوات يجب اتخاذها في وقت مبكر في العملية لجعلها أكثر فعالية. في ما يلي أهم النصائح السبعة للتفويض الفعال للحصول على المسار الصحيح.
1. تحليل احتياجاتك أولا
إن معرفة ما يجب أن تفوضه وتحتاجه من فريقك للقيام بذلك بشكل فعال يتطلب صورة واضحة لكل ما لديك على اللوحة. أفضل طريقة لمعرفة المكان الذي يمضي وقتك ، وخاصة الوقت الذي لا ينبغي أن يكون فيه ، هو تتبع وقتك - كل وقتك ، لكل من الأعمال القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة.
إذا كنت قد تابعت كل ما تفعله أثناء يوم عملك ، أراهن أنك ستفاجأ برؤية المكان الذي ستذهب إليه وما الذي يستنزف أكبر وقت لديك. هذا وحده يمكن أن يكون أداة قوية لتحديد المهام المحتملة لتفويض ، وحتى المهام التي يجب إزالتها من عملك.
2. استكشف خياراتك
يمكن أن يستغرق التفويض العديد من النماذج المختلفة ، ويعتمد كل خيار على نشاطك التجاري واحتياجاتك. نظام التفويض الأكثر فعالية هو النظام الذي يمكنك الوثوق به وسوف ينمو ويتغير مع نمو احتياجاتك وتغييرها.
ومن بين أكثر خيارات التفويض شيوعًا ، توظيف موظف والاستعانة بمصادر خارجية إلى مقاول مستقل مثل مساعد افتراضي .
هناك العديد من الجوانب التي يجب مراعاتها عند اتخاذ القرار بين الموظف والمتعهد المستقل.
3. وثيقة كل شيء
قبل أن تبدأ التفويض ، ستحتاج إلى البدء في تتبع جميع المعلومات والمعرفة والعمليات التي تجعل عملك يعمل مثل آلة متآكلة جيدا. قد يكون هذا تحديًا لأنك ربما لا تفكر في هذه البيانات كثيرًا ؛ ما عليك القيام به ما يجب القيام به. لكن وجود وثائق شاملة وواضحة أمر ضروري من أجل التفويض الفعال.
بشكل عام ، يجب أن تتضمن جميع العمليات والأنظمة ملخصًا مكتوبًا واضحًا حتى يتمكن أي عضو مستقبلي من فريقك من القفز والتقاط المكان الذي توقفت عنده. يجب أن تكون وثائق هذه العملية وأي معلومات أخرى مطلوبة في موقع مركزي يمكن للجميع الوصول إليها.
4. تطوير خطة تخصيص الأولوية
بعد توثيق عملياتك وإنشاء نظام لمشاركة هذه المعلومات ، ستحتاج إلى التفكير في أولويات تفويضك العليا وكيف ستقوم بتعيين وتتبع وإدارة العمل المفوض.
ركز على أولوياتك الأولى أولاً. يمكنك تحديد قائمة بعناصر التفويض ذات الأولوية العالية المحتملة عن طريق الإجابة على هذين السؤالين البسيطين:
- هل هذا يجب أن يكتمل الآن؟
- هل أحتاج إلى القيام بهذه المهمة بنفسي أو يمكن لشخص آخر؟
5. استخدام التكنولوجيا
يمكن للتكنولوجيا أن تجعل التفويض سهلا وأن تساعد الفرق على التغلب على العديد من التحديات المختلفة. ويمكن لجميع الفرق الاستفادة من استخدام التكنولوجيا ، سواء لمشاركة الملفات أو الجدولة أو حتى فرص التدريب عبر الإنترنت.
إذا كنت تبني فريقًا افتراضيًا مع أعضاء في مواقع جغرافية مختلفة ، فإن التكنولوجيا قد تجعلك تشعر بأن جميع أعضاء فريقك يجلسون في نفس الغرفة. استكشف التقنية المتوفرة لديك قبل التفويض حتى تتمكن من إنشاء نظام يجعل مشاركة المعلومات والتعاون أمرًا سهلاً.
6. التواصل بشكل جيد وكثيرًا
التواصل الجيد أمر حيوي لكل نوع من أنواع الفريق. بدونها ، ليس هناك فريق. عندما يتعلق الأمر بالتفويض الفعال ، يجب ألا تكون الاتصالات واضحة وموجزة ومتسقة فحسب ، بل تحتاج أيضًا إلى التأكد من أن كل عضو في الفريق لديه حق الوصول إلى نفس المعلومات.
إحدى الطرق لتحقيق ذلك هي عن طريق جدولة الاجتماعات المباشرة وجهاً لوجه ، أو المؤتمرات عن بعد التي تركز على الفريق ، إذا كان أعضاء فريقك في مواقع مختلفة. يجب أن تركز هذه الجلسات على التعاون وتبادل المعلومات وبناء الفريق. من المهم أيضًا أن تظل قابلاً للدخول بين اجتماعات الفريق للإجابة عن الأسئلة وتقديم التوجيه والمساعدة في حل المشكلات عند الضرورة.
7. زراعة الثقة
الثقة هي واحدة من أهم العوامل عندما يتعلق الأمر بالتفويض ، ويذهب في كلا الاتجاهين. يجب أن تثق في أن أعضاء فريقك سيكملون العمل الذي يتحملون المسؤولية عنه ، ويجب أن يثق أعضاء فريقك أنك تقدم لهم جميع المعلومات التي يحتاجون إليها لتنفيذ العمل وأنك ستكون متاحًا لدعمهم عندما ضروري.
يمكنك إنشاء فريق قائم على الثقة من خلال:
- أن تكون محترمة لبعضها البعض
- الاستماع وسماع ما يقوله الآخرون
- التركيز على التواصل المستمر
- قول ما ستفعله وتفعل ما تقوله
- كونك صادق
يمكن أن يكون التفويض الفعال هو الحل لصاحب العمل الصغير الذي يواجه صعوبات في الوقت الذي يكافح للعثور على الوقت اللازم لتنمية نشاطه التجاري. وعندما تتخذ تدابير لتعيين نفسك لعملية تفويض فعالة ، فأنت لا تمنح نفسك الوقت للتركيز فقط على أنشطتك التجارية الأكثر حيوية ، ولكنك تخفف بعض الضغط من القيام بكل شيء بنفسك دائمًا.