ستساعدك النصائح التالية على تحسين مهارات التواصل لديك حتى يمكنك توفير الوقت وتقليل التوتر وزيادة الإنتاجية من خلال التواصل الفعال في كل تفاعل تتعامل معه في عملك الصغير.
الحد من التشتيت والاستماع
الاستماع هو مفتاح التواصل الفعال ، ولكنه ليس سهلاً دائماً. إحدى الطرق لتصبح مستمعا أفضل هو محاولة الحد من الانحرافات خلال محادثاتك التي تجعل من الصعب سماع ما يقوله الآخرون واستيعابه. قد يعني ذلك إغلاق برنامج البريد الإلكتروني ، أو إيقاف تشغيل جرس الهاتف ، أو إغلاق الباب لمكتبك. من خلال القيام بهذه الأشياء الصغيرة ، عليك التأكد من أن الشخص الذي تتحدث معه يحظى باهتمامك الكامل.
من المهم أيضًا الحد من الانحرافات الداخلية ، أي كل ما يدور في ذهنك. عندما يكون لديك العديد من الموضوعات التي يجب معالجتها أثناء اجتماع أو محادثة من خلالهم للحصول على جميع الأفكار الخاصة بك قد تكون مغرية ، ولكن هذا يسبب الارتباك ويمكن أن يجعل الشخص الآخر يشعر بأن مدخلاته ليست مهمة.
تباطأ وتذكر أن الاتصال هو شارع ذو اتجاهين. قم بتأسيس العرض والقبول الذي يسمح للطرفين بالتعبير عن رأيهما.
كن متجاوب
أحد أسوأ الأشياء التي يمكنك فعلها عند حدوث نزاع ، أو شخص ما لديه شكوى حول نشاطك التجاري ، ومنتجاتك ، وخدماتك ، وما إلى ذلك ، يتجاهلها. في معظم الحالات ، يجب أن يتم إصدار نوع من الاستجابة على الفور ، حتى لو كان مجرد بيان موجز أنك ستنظر في المشكلة.
إذا انتظرت حتى تحصل على جميع المعلومات الضرورية قبل الوصول إلى الطرف غير السعيد ، فقد ينتهي الأمر بالحزن ليس فقط ولكن أيضًا غاضبًا أيضًا. حافظ على خطوط الاتصال مفتوحة في جميع المواقف عن طريق الاستجابة قدر المستطاع والتأكد من أن الأشخاص الذين يمدون إليك يشعرون بأن مشكلتهم مهمة بالنسبة إليك.
اسأل الأسئلة الصحيحة
يعتمد الكثير من الاتصالات على الحصول على المعلومات التي تحتاجها ، وهذا يعني أنك بحاجة إلى طرح الأنواع الصحيحة من الأسئلة. هناك أدلة حول الأسئلة التي يجب طرحها في كل جزء من المحادثة التي تجريها. يجب أن تكون قادرًا على الاستماع إلى هذه المفاتيح والتركيز عليها لتحديد أي الأسئلة ستحلل المعلومات التي تحتاجها.
ضع في اعتبارك حالة الموظف الذي لم يحقق أهدافًا وكان غير سعيدًا بشكل عام في العمل. إذا لم تطرح الأسئلة الصحيحة ، فقد لا تصل أبداً إلى جذور المشكلة ، والتي يمكن أن تكون أي شيء من القضايا الشخصية إلى عدم تحديها.
اجعل معظم الاجتماعات
الاجتماعات مشهورة بكونها مستنزفة للوقت إذا لم تكن مخططة جيدا ومنظّمة بدقة. إذا كنت منظمًا ، فإن أول ما يجب عليك فعله لاحترام وقت الجميع وجعل اجتماعك بأكبر قدر ممكن هو جدولة ذلك مسبقًا.
ثم ، يستغرق وقتا طويلا لإعداد جدول الأعمال الذي يحدد نقاط التركيز ويضع بنية للاجتماع.
في ما يلي بعض النصائح الذكية للاجتماعات والتي ستساعدك على التأكد من أن اجتماعاتك منتجة:
- قم بتأكيد أوقات الاجتماع في المناطق الزمنية المناسبة قبل يوم أو يومين من الاجتماع.
- تعيين مشرف الاجتماع الذي يدير الاجتماع والتأكد من أن المشاركين يلتزمون بجدول الأعمال.
- شجع المدخلات والأسئلة من الجميع في الاجتماع.
- تدوين الملاحظات ، أو تعيين شخص آخر لتدوين الملاحظات ، لالتقاط التفاصيل المهمة للاجتماع.
الجمع بين أساليب الاتصال
يعد التواصل وجهًا لوجه أو الاتصال الصوتي أمرًا رائعًا للتخلص من تحديات الوقت التي تأتي غالبًا مع البريد الإلكتروني. ولكن يمكن أيضًا إنشاء المزيد من الأسئلة والارتباك إذا لم تكن جميع الأطراف المعنية في نفس الصفحة.
حتى إذا تم إجراء معظم اتصالاتك عبر الهاتف أو في أحداث التواصل ، يمكنك إنشاء رسائل إلكترونية تلخيصية توضح ما تمت مناقشته ، وما هي الخطوات التالية ومن المسؤول عن ماذا. يمكن أن تكون طريقة رائعة للجمع بين طرق الاتصال المختلفة من أجل اتصالات أكثر تقدمًا (وأقل إرباكا).
التركيز على خدمة العملاء
تعتمد خدمة العملاء الجيدة على الاتصالات ثنائية الاتجاه. في كثير من الأحيان عندما تنشأ النزاعات مع العملاء ، فإن مفتاح الحل هو التواصل للكشف عن المشكلة ، ثم الاستمرار في التواصل حتى يتم تحديد الحل.
إحدى الطرق للحفاظ على علاقات طويلة الأمد مع عملائك هي الحفاظ على خطوط الاتصال المفتوحة. وهذا يعني طلب إدخال حول كيفية سير الأمور وكيف يشعرون بشأن المنتجات والخدمات التي تقدمها. يمكن تحقيقه في نهاية المشروع ، أو أثناء المحادثات اليومية ، مع مجموعة تركيز ، أو من خلال استطلاعات رسمية.
استخدم التعليقات التي تلقيتها
إذا كنت تتواصل بالفعل مع عملائك ، فمن المحتمل أن تتلقى تعليقات بانتظام ، حتى لو لم تطلبها من خلال الطرق الرسمية. يمكن أن يكون منجمًا من المعلومات المفيدة حول كيفية إدراك العملاء والعملاء المحتملين لنشاطك التجاري ومنتجاتك وخدماتك. لكي تكون فعالاً ، عليك استخدام هذه البيانات لتغيير وتحسين العمليات الخاصة بك. إنشاء عملية لتجميع التعليقات التي تتلقاها في مكان واحد ، ثم تخصيص وقت كل شهر أو شهرين لتحليل البيانات وإنشاء خطة لتنفيذ وتعقب التحسينات.
في نهاية المطاف ، يمكن أن يكون الاتصال الفعال من أهم المهارات التي تستخدمها في عملك. إذا كان بإمكان مهارات الاتصال الخاصة بك استخدام بعض الضبط الدقيق ، خذ بعض الوقت لتحليل كيفية التواصل ، ونتائج اتصالاتك. ثم ركز على الطرق التي يمكنك تحسينها مع مرور الوقت. قد يفاجأ مدى تغير علاقاتك مع الموظفين والعملاء والزملاء نحو الأفضل.