يأتي إرسال بريد إلكتروني مهني للأعمال التجارية إلى خلق عادات تركز على التواصل الواضح والموجز والملائم.
1. استخدم عنوان بريد إلكتروني للنشاط التجاري
عندما تكون مالكًا لنشاط تجاري ، وتجري نشاطًا تجاريًا نيابةً عن شركتك ، فتأكد من أنك تستخدم عنوان بريد إلكتروني للنشاط التجاري. من الناحية المثالية ، هذا يعني أن لديك عنوان عمل (أي yourname@yourbusiness.com) الذي تستخدمه في جميع اتصالات العمل.
إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فيمكنك إنشاء عنوان بريد إلكتروني مجاني يتضمن اسم شركتك (على سبيل المثال ، yourbusinessname@gmail.com). يمكن أن يؤدي استخدام عنوان بريد إلكتروني شخصي لا يرتبط بعملك بشكل واضح ، في أسوأ الأحوال ، إلى الإضرار باحترافك ، وفي كثير من الحالات قد لا تؤخذ على محمل الجد.
2. حافظ على الرسائل القصيرة وحلوة
لا حرج في شرح الأمور بتفصيل كبير ؛ يمكنها توفير الوضوح وتقليل حالات سوء الفهم. ولكن عندما تبدأ رسالة البريد الإلكتروني في الظهور كأنها رواية ، يمكنك أن تفقد انتباه المستلم بسرعة وتخلط المشكلة بمعلومات غير ملائمة. لتجنب هذا ، عليك الالتزام بموضوع واحد لكل بريد إلكتروني ، وعندما تحتاج إلى تضمين المزيد من المعلومات ، استخدم العناوين الفرعية الغامقة حتى تكون التفاصيل الأكثر أهمية واضحة.
3. استخدام خطوط الموضوع الوصفي
هل فتحت أي وقت مضى رسالة بريد إلكتروني بناء على الموضوع ، وانتهى الأمر بالارتباك التام وأزعج قليلاً عندما كان الأمر يتعلق بشيء مختلف تمامًا؟ نظرًا لأنك تقوم بالفعل بحفظ كل بريد إلكتروني تكتبه مقتصراً على موضوع واحد لكل طرف أعلاه ، يجب عليك أيضًا التأكد من أن سطر الموضوع يعكس هذا الموضوع ولا شيء آخر.
لن يساعد هذا المستلم فقط ، بل سيساعد أيضًا في تسهيل إدارة صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك .
4. نغمة عليه
من السهل ترك الأشياء تطير عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا لأنك قد تشعر أنك محمي بواسطة شاشة الكمبيوتر ، ولكن يمكن بسهولة فهم بعض المحادثات في البريد الإلكتروني. في الواقع ، بدون إشارات الاتصال الشفهي لتلطيف الرسالة التي ترسلها ، يمكن اتخاذ أي بريد إلكتروني بطريقة خاطئة. إذا كنت ترسل رسالة قد تكون موضع شك ، فعليك إعادة قراءتها قبل إرسالها ، وإذا كنت لا تزال غير متأكد ، فمن الأفضل لك التقاط الهاتف.
5. جعل البريد الإلكتروني الخاص بك التوقيع مفيدة
قد تسري علامات الاقتباسات والرسائل الترويجية والرسائل الإخبارية في توقيع البريد الإلكتروني في بعض المواقف ، ولكن يجب ألا تتفوق هذه العناصر مطلقًا باستخدام توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك لما يُقصد استخدامه - تقديم معلومات الاتصال الخاصة بك. يجب أن يتضمن البريد الإلكتروني أو الرد الأولي الخاص بك توقيعًا إلكترونيًا يحمل اسمك بالكامل وشركتك وعنوان URL الخاص بك كحد أدنى. رقم الهاتف والعنوان وتكرار عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك لا يضر سواء.
6. التحقق من التدقيق الإملائي والتدقيق
التدقيق الإملائي أمر سهل. اجعله إعدادًا افتراضيًا في برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك للتحقق من جميع الرسائل قبل إرسالها.
البريد الإلكتروني هو أكثر رسمية ، وهناك مزيد من التساهل مع الأخطاء الإملائية والنحوية ، ولكن يبدو مروعا لإرسال رسالة مليئة بالأخطاء. آخر شيء تريده هو ترك انطباع سيئ لأنك كنت تسرع في إرسال بريد إلكتروني وتجاهل التدقيق الإملائي والنحوي.
البريد الإلكتروني هو وسيلة هامة للاتصال في مجال الأعمال ، حتى لو لم يكن ذلك هو تفضيلك الأول. إن اتباع أفضل الممارسات في هذا البريد الإلكتروني لنشاطك التجاري سيساعدك على الحفاظ على اتصالك عبر البريد الإلكتروني محترفاً ومنتجًا ، ويمكنك أن تكون واثقًا من أن الانطباع الذي تبثه جيد.