وضع خطة لطلبات الصيانة

ما يجب القيام به قبل حدوث مشكلة

سوف المستأجرين لديهم طلبات الصيانة ، فإنه أمر لا مفر منه. كمالك ، من مصلحتك وضع خطة للتعامل مع هذه الطلبات من البداية. إن وجود نظام للتعامل مع هذه الشكاوى سيساعد على تقليل الضغط عند التعامل مع الطلبات بالفعل.

ما هو نظامك للتعامل مع الشكاوى؟

لتسهيل معالجة الشكاوى ، يجب أن يكون لديك نظام يطبقه المستأجرون عندما يحتاجون إلى تنبيهك بطلب الصيانة.

هناك طريقتان أساسيتان يمكنك اتباعهما:

  1. طلب رسمي: يفضل بعض أصحاب العقارات أن يقوم المستأجرون بتقديم طلبات الصيانة من خلال عملية رسمية. يجب توضيح هذه العملية بوضوح كجزء من اتفاقية التأجير .

    هذه العملية عادة ما تنطوي على نوع من الطلب الكتابي. سيتضمن الطلب عادة المعلومات التالية:
    • اسم المستأجر
    • عنوان
    • رقم الوحدة
    • رقم الهاتف
    • تاريخ الشكوى
    • نوع الشكوى
    • وصف الشكوى
    • طلبات خاصة
    يمكن ان تكون:
    • نموذج عبر الإنترنت - إذا كان لديك موقع ويب لاستثماراتك العقارية ، فقد ترغب في إضافة منطقة لطلبات الصيانة. سيكون على المستأجر ببساطة الذهاب إلى موقع الويب الخاص بك ، ملء النموذج وضرب إرسال.

      أو
    • نموذج ورقي - ستكون هذه نسخة ورقية من المستأجر أن يقوم بمسحها وإرسالها إليك بالبريد الإلكتروني أو الفاكس أو تسليمها باليد أو وضعها في صندوق بريد مخصص لك لمثل هذه الطلبات.

    تأكد أيضًا من وجود إجراءات طوارئ في مكان يستطيع فيه المستأجرون الاتصال بك ، أو مدير عقار أو رجل إصلاح بعد ساعات العمل العادية في حالة طلب الصيانة الذي يحتاج إلى اهتمام فوري ، مثل أنبوب انفجار أو نقص الحرارة في الشتاء .

  1. طلب غير رسمي: خيار آخر لمالكي العقارات هو الطلب غير الرسمي. مع هذا النوع من الطلبات ، عندما يكون لدى المستأجر مشكلة صيانة ، سيقومون ببساطة بالاتصال بك أو إرسال بريد إلكتروني إليك ، اعتمادًا على شكل الاتصال المفضل لديك ، وشرح الموقف. ستتم الطلبات الهاتفية خلال ساعات العمل العادية التي قمت بتعيينها ما لم تكن حالة طوارئ ، وفي هذه الحالة سوف يتبعون إجراءات الطوارئ المعمول بها.

من الذي سيقوم بمعالجة طلبات الصيانة؟

يجب أن تقرر من المسؤول عن التعامل مع شكاوى وطلبات الصيانة ، حتى لا يتم ضبطك عندما تكون الشكاوى مستدقة. سيحتاج المستأجرون إلى معرفة من ينبغي عليهم الاتصال بهم عندما يواجهون مشكلة.