ما يجب القيام به قبل حدوث مشكلة
ما هو نظامك للتعامل مع الشكاوى؟
لتسهيل معالجة الشكاوى ، يجب أن يكون لديك نظام يطبقه المستأجرون عندما يحتاجون إلى تنبيهك بطلب الصيانة.
هناك طريقتان أساسيتان يمكنك اتباعهما:
- طلب رسمي: يفضل بعض أصحاب العقارات أن يقوم المستأجرون بتقديم طلبات الصيانة من خلال عملية رسمية. يجب توضيح هذه العملية بوضوح كجزء من اتفاقية التأجير .
هذه العملية عادة ما تنطوي على نوع من الطلب الكتابي. سيتضمن الطلب عادة المعلومات التالية:- اسم المستأجر
- عنوان
- رقم الوحدة
- رقم الهاتف
- تاريخ الشكوى
- نوع الشكوى
- وصف الشكوى
- طلبات خاصة
- نموذج عبر الإنترنت - إذا كان لديك موقع ويب لاستثماراتك العقارية ، فقد ترغب في إضافة منطقة لطلبات الصيانة. سيكون على المستأجر ببساطة الذهاب إلى موقع الويب الخاص بك ، ملء النموذج وضرب إرسال.
أو - نموذج ورقي - ستكون هذه نسخة ورقية من المستأجر أن يقوم بمسحها وإرسالها إليك بالبريد الإلكتروني أو الفاكس أو تسليمها باليد أو وضعها في صندوق بريد مخصص لك لمثل هذه الطلبات.
تأكد أيضًا من وجود إجراءات طوارئ في مكان يستطيع فيه المستأجرون الاتصال بك ، أو مدير عقار أو رجل إصلاح بعد ساعات العمل العادية في حالة طلب الصيانة الذي يحتاج إلى اهتمام فوري ، مثل أنبوب انفجار أو نقص الحرارة في الشتاء .
- طلب غير رسمي: خيار آخر لمالكي العقارات هو الطلب غير الرسمي. مع هذا النوع من الطلبات ، عندما يكون لدى المستأجر مشكلة صيانة ، سيقومون ببساطة بالاتصال بك أو إرسال بريد إلكتروني إليك ، اعتمادًا على شكل الاتصال المفضل لديك ، وشرح الموقف. ستتم الطلبات الهاتفية خلال ساعات العمل العادية التي قمت بتعيينها ما لم تكن حالة طوارئ ، وفي هذه الحالة سوف يتبعون إجراءات الطوارئ المعمول بها.
من الذي سيقوم بمعالجة طلبات الصيانة؟
يجب أن تقرر من المسؤول عن التعامل مع شكاوى وطلبات الصيانة ، حتى لا يتم ضبطك عندما تكون الشكاوى مستدقة. سيحتاج المستأجرون إلى معرفة من ينبغي عليهم الاتصال بهم عندما يواجهون مشكلة.
- أنت : هل ستكون مسؤولاً عن معالجة طلبات الصيانة؟ هل أنت مرتاح بعد أن اتصل بك المستأجرون لمثل هذه الطلبات؟ هل أنت مرتاح في الذهاب إلى شقق المستأجر لمثل هذه الطلبات؟ هل لديك قاعدة المعرفة والمهارة للتعامل مع السباكة والإصلاحات الكهربائية أو ستحتاج إلى توظيف متخصص؟
إذا قررت أنك ستتخذ طلبات الصيانة هذه بنفسك ، فإنك تحتاج إلى الاعتراف بمجموعتك من المهارات. في حين قد تعرف كيفية إصلاح مقبض الباب ، قم بإغلاق صمام الماء الرئيسي والبلاط في الأرضية ، هل تعرف كيفية لحام الأنبوب أو تركيب كاشفات الدخان الصلبة؟ من المهم أن تفهم حدودك منذ البداية حتى تتمكن من التخطيط بشكل مناسب للإصلاحات التي لا تستطيع التعامل معها. - مدير الملكية : هل ستقوم بتعيين مدير عقارات لرعاية طلبات الصيانة؟ إذا كنت لا تشعر بالراحة في تنفيذ طلبات الصيانة أو ببساطة لا تريد إزعاجك ، يمكنك استئجار شركة إدارة عقارات للقيام بذلك. سيكون لديهم إما فريق مهارة من العمال على الموظفين أو سوف يستأجرون مقاولين خارجيين لأداء هذه الطلبات. في حين أنه خيار أكثر تكلفة ، إلا أنه يوفر لك صداع الاضطرار إلى التعامل مع طلبات الصيانة المستمرة ويوفر لك تكاليف الفرصة البديلة التي يمكنك تخصيصها لتحقيق مساعي أكثر إنتاجية.
- شخص آخر : في حال عدم امتلاكك للمهارة أو المعرفة أو الرغبة في التعامل مع شكاوى المستأجر بنفسك ، ولا ترغب في إنفاق المال لتوظيف شركة إدارة عقارات للقيام بذلك ، لا يمكنك السماح بتدهور ممتلكاتك ، يجب أن يكون لديك شخص ما للعناية بهذه المشكلات. مع هذا الخيار ، لن تدفع لشخص ما راتباً شهرياً ؛ بدلاً من ذلك ، ستدفعهم للعناية بكل مشكلة فردية عند ظهورها.
يجب عليك القيام بالبحث الخاص بك والعثور على مصلحي المحلية والمقاولين في منطقتك. سوف ترغب في البحث عن:
- عامل بارع - من سيتعامل مع الإصلاحات الأساسية.
- كهربائي - من سيهتم بالمشاكل الكهربائية.
- سباك - من يستطيع التعامل مع الأنابيب ومشاكل الصرف الصحي.
- الليالي المتأخرة وعطلة نهاية الأسبوع - تأكد من أنك تعرف أيضًا ساعات عمل هؤلاء الأفراد. إذا لم تكن متوفرة في ساعات غريبة ، تحتاج إلى التأكد من أن لديك شخص ما. أنت لا تريد أن تبحث بشكل محموم عن مصلح احتياطي عندما تكون في شهر العسل في هاواي في الساعة 2 صباحا
- أرقام الاتصال في حالات الطوارئ - دائما في متناول اليد عدد من الإطفاء المحلية ومركز الشرطة ومركز مكافحة السموم.