تعد إدارة العنصر الأساسي ضرورية لفهم صحة شركتك
- من هم الموردين الخاصة بك
- ما المواد الخام والمكونات التي تستخدمها
- كمية المخزون الذي يجب عليك القيام به
- ما هي هوامش الربح الخاصة بك
تعتبر إدارة العناصر الرئيسية بعناية أمرًا ضروريًا لفهم الصحة العامة لشركتك.
ما هو العنصر الرئيسي؟
يجب أن يكون لكل من المنتجات التي تصنعها شركتك وتبيعها عنصرًا رئيسيًا في العنصر. العنصر الرئيسي هو ملف أو سجل يتم وضعه عادة ضمن نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الخاص بك.
يجب إعداد العنصر الرئيسي عند إدخال المنتج إلى شركتك. يجب أن يتم تصميم العنصر الرئيسي بعناية (في كثير من الأحيان ، سيكون لدى الشركات شخص تكون مهمته الوحيدة هي صيانة العنصر الرئيسي) وستحتوي ، على الأقل ، المعلومات التالية:
- اسم العنصر
- وصف السلعة
- فاتورة المواد (BOM)
- تكلفة البضائع (COGS)
- الموجهات الصناعية
- التصنيع وتوريد الرصاص تايمز
- مستويات المخزون السلامة (إن وجدت)
- كميات الطلب الدنيا (موك)
- طلب مضاعفات
لكن لا تحد نفسك لهذه المدخلات. سيحتوي تخطيط موارد المؤسسات لديك على حقول قياسية ليتم تعبئتها لبيانات العنصر الرئيسية الخاصة بك ، ولكن سيكون هناك أيضًا حقول مخصصة يمكنك استخدامها لتخصيص العنصر الرئيسي للاحتياجات الخاصة لشركتك.
من العنصر الرئيسي للبند ، سوف يأخذك ERP المعلومات لإنشاء البيانات من أجل:
- قيمة المخزون
- طوابير الشراء
- وظيفة الإنتاج أو أوامر العمل
- تصنيع الاختلافات
- فروق أسعار الشراء (PPV)
- التحليلات المالية
إن المعلومات التي يتم الاحتفاظ بها داخل مادة رئيسية هي شبيهة بخطوط الجينات الموجودة داخل جزيء DNA.
سوف يخبرك الحمض النووي الخاص بك ما كنت مصنوعة من. سوف يخبرك سيد البند الخاص بك عن شركتك.
كيف تستخدم عنصر رئيسي؟
على الرغم من كونه مستودعًا قيمًا جدًا للمعلومات ، قد لا تفتح أبدًا عنصرًا رئيسيًا للمادة. ما لم تكن مهمتك هي الحفاظ على العنصر الرئيسي لشركتك (بذكاء بما يكفي ، غالباً ما تسمى الوظائف بـ Item Masters) ، قد يتم منعك بالفعل من الدخول وإجراء تغييرات على عنصر رئيسي.
ومع ذلك ، إذا كانت وظيفتك ضمن وظيفة سلسلة التوريد الخاصة بشركتك (التخطيط ، الشراء ، مراقبة المخزون ، إدارة الطلب ، إلخ) أو في التمويل أو في مجال إدارة آخر ، فإنك تستخدم المعلومات التي تجد منزلها ضمن العنصر الرئيسي لشركتك.
يتم تضمين تكلفة منتجاتك البضائع داخل البند الرئيسي. لذا إذا كنت تريد معرفة قيمة مخزونك ، فستتخذ عدد العناصر المتوفرة لديك وتضرب هذا الرقم حسب التكاليف في عنصر القائمة الرئيسية.
وبالمناسبة ، إذا كان منتجك عبارة عن تجميع يتكون من مستويات متعددة من التجميعات الفرعية والمكونات ، فإن جميع هذه التجميعات الفرعية والمكونات ستكون لها عنصر تحكم رئيسي أيضًا.
فروق أسعار الشراء وفروق التصنيع
هل تدفع المبلغ الصحيح للعناصر التي تشتريها؟
استخدم العنصر الرئيسي لمعرفة ذلك. خذ أسعار الشراء الفعلية الخاصة بك وقارنها بالتكلفة (غالباً ما تسمى التكلفة القياسية) الموجودة في العنصر الرئيسي الخاص بك.
جمال العنصر الرئيسي الخاص بك هو أنه ملف حي. إذا كان العنصر الرئيسي الخاص ببندك يقول بأنك قمت بشراء المنتج X مقابل 10 دولارات وأنك تكتشف أنك كنت تشتري المنتج X للسنة الماضية بمبلغ 9 دولارات ، فيمكن لشخص في شركتك (ربما ليس أنت) أن يراجع الرئيسي الخاص بك بحيث تكون التكلفة القياسية يساوي سعر الشراء.
وينطبق الشيء نفسه على أوقات التصنيع. إذا تم إعداد العنصر الرئيسي الخاص بك مع 45 دقيقة كوقت التصنيع للمنتج Y ، وبعد تشغيل تقرير تباين التصنيع ، ستكتشف أنه يأخذك بالفعل 55 دقيقة لجعل المنتج Y ، أنت (أو شخص آخر في شركتك) يمكن مراجعة الرئيسي البند.
شراء قائمة انتظار
إلى جانب دفع أجور موظفيك ، يعد شراء مخزونك أحد الأنشطة ذات التكلفة الأعلى التي تقوم بها أنت وشركتك على أساس منتظم. يجب أن تعتمد على تخطيط موارد المؤسسات لتخبرك ماذا تشتري ومتى تشتريها - وتخمين أين يذهب تخطيط موارد المؤسسات الخاص بك قبل أن يرسل لك إشارات الشرائية الخاصة بك؟
كنت تفكر في ذلك - سيد البند الخاص بك.
يحتوي العنصر الرئيسي على نقاط بيانات الشراء المهمة هذه:
- المهلة
- موك
- مضاعفات النظام
- مستويات المخزون الدنيا
- مستويات المخزون القصوى
- تكلفة الشراء
يستخدم ERP تلك المعلومات ويوفقها مع مستويات المخزون الحالية والطلب على العميل أو الإنتاج لزيادة متطلبات الشراء.
إذا كان العنصر الرئيسي الخاص بك غير دقيق ، فمن الممكن أن تشتري بعد فوات الأوان (أي أن الوقت الذي يستغرقه المورّد هو 6 أسابيع في الحقيقة ولكن سيد البنود الخاصة بك تقول أنه 3 أسابيع فقط). أو يمكنك طلب الكثير (إذا كان MOQ الخاص بك يقول أن الحد الأدنى للوحدات التي يمكنك شراءها من المنتج X هو 100 وحدة ، لكن المورد الخاص بك سيبيع لك بالفعل 50 وحدة). أو لن يسمح لك مستوى المخزون الأقصى بشراء الكمية التي تحتاجها لتغطية طلب العميل .
ومرة أخرى ، تعد تباينات سعر الشراء (PPV) أحد المقاييس التي تتبعها العديد من الشركات - ويمكن الإبلاغ عن مقياس PPV الخاص بك بشكل غير صحيح إذا كانت تكلفة الشراء (أي المعيارية) في العنصر الرئيسي الخاص بك غير صحيحة.
من هم سادة العنصر؟
نعم ، أحيانًا ما تسمى وظيفة الشخص باسم العنصر الرئيسي. هذه الوظائف هي للأشخاص الذين يديرون أسياد المواد ، لكنهم لا يطلقون عليها اسم مدراء رئيسيين (في أغلب الأحيان). العنصر الرئيسي يبدو أكثر برودة في توقيع البريد الإلكتروني.
عادةً ما يقدم مسؤولو المادة تقريرًا إلى مدير سلسلة التوريد ، أو مدير المواد ، أو مدير مراقبة المخزون ، أو حتى مدير الشؤون المالية.
إذا كنت عضوًا في برنامج "العنصر الرئيسي" ، فستحتاج إلى اهتمام دقيق بالتفاصيل. يجب أن تكون متهورًا بشدة بشأن ملكيتك لأية مادة تابعة لشركتك. ويجب أن تكون قادرًا على التأكد من دقة كل التفاصيل داخل العنصر الرئيسي لشركتك.
نظرًا لأن إدارة الوقت الوحيدة التي تهتم بالحمض النووي - وهو عنصر التحكم في العنصر - هو عندما يكون هناك خطأ ما في ذلك . وقد أدى هذا القليل من التفاصيل الخاطئة على ما يبدو إلى إجراء عملية شراء أو مخزون أو خطأ تخطيطي ، مما تسبب في إنفاق الأموال عندما لم تكن بحاجة إلى ذلك.