مسك الدفاتر في شركة تجارية هو أساس نظام محاسبة الشركة. أصحاب الحسابات هم المسؤولون عن تسجيل وتصنيف المعاملات المحاسبية لشركة الأعمال والتقنيات التي تنطوي على تسجيل تلك المعاملات.
إذا كنت مالكًا لنشاط تجاري صغير ، فيجب عليك إما إعداد نظام المحاسبة الخاص بك أو عليك تعيين شخص ما لإعداده لك. إذا كنت تعمل لحسابك الخاص وهي شركة تعمل من شخص واحد ، فسوف تفعل ذلك بنفسك. إذا كنت تقوم بتعيين موظفين وتتوقع الكثير من النمو ، فيمكنك استئجار جهاز تحكم للتعامل مع الإدارة المالية والمحاسبة. إذا كان نشاطك التجاري سينمو ولكنك تتوقع نموًا بطيئًا ، يمكنك ببساطة استئجار محاسب أو محاسب للتعامل مع نظام المحاسبة.
ماذا يفعل المحاسب؟
عندما يقوم صاحب الحساب بتسجيل المعاملات المالية للشركة وتصنيفها ، يأخذ المحاسب الخطوات التالية والتحليلات والمراجعات والتقارير ويفسر المعلومات المالية للشركة.
ماذا يفعل المراقب المالي؟
المراقب المالي هو في الواقع مسؤول المحاسبة الرئيسي للشركة. هو / هي مسؤولة عن إنشاء والحفاظ على نظام المحاسبة في الشركة. وحدة التحكم هي المسؤولة عن المحاسبة المالية والإدارية. بمعنى آخر ، الاستجابة للبيانات المحاسبية للشركة بطريقة مناسبة ومسؤولة. عادةً ما يتم تعيين وحدة تحكم كلما زاد حجم النشاط التجاري.
مسك الدفاتر مع وبدون برنامج كمبيوتر
هذا البرنامج التعليمي على مسك الدفاتر يعلمك مسك الدفاتر الأساسية دون استخدام برنامج كمبيوتر. لماذا تحتاج إلى معرفة أنه بما أن هناك الكثير من برامج الكمبيوتر التي يمكنك استخدامها؟ هل سبق لك أن سمعت قول "القمامة في القمامة؟" يجب أن تفهم الدفاتر الأساسية وراء ما تقوم بإدخاله في برنامج الكمبيوتر من أجل إدخال المعلومات الصحيحة. سيتناول برنامج تعليمي لاحق استخدام برنامج كمبيوتر للتعامل مع مسك الدفاتر لمؤسستك التجارية.
01 - هل يجب استخدام مسك الدفاتر المفردة أو المزدوجة؟
إذا كانت شركتك من أي حجم وتعقيد ، فستحتاج إلى إنشاء نظام مسك الدفاتر مزدوج القيد. يتم إدخال اثنين على الأقل ، لكل معاملة. يتم إجراء الخصم على حساب واحد ويتم إجراء ائتمان لمحاسبة أخرى. هذا هو المفتاح للمحاسبة المزدوجة القيد .
02 - يجب عليك استخدام النقدية أو المحاسبة على أساس الاستحقاق؟
إن أحد القرارات الأولى التي يتعين عليك اتخاذها عند إعداد نظام مسك الدفاتر هو ما إذا كنت ستستخدم نظام محاسبة نقدي أو نظام استحقاق . إذا كنت تدير نشاطًا تجاريًا صغيرًا من شخص واحد من المنزل أو حتى ممارسة استشارات أكبر من مكتب واحد ، فقد ترغب في الالتزام بالمحاسبة النقدية . إذا كنت تستخدم المحاسبة النقدية ، فسوف تسجل معاملتك عندما يتغير النقد فعليًا. يمكن أن يكون النقد أي شيء من الأموال الفعلية إلى تحويل الأموال الإلكتروني. في بعض الأحيان تبدأ الشركات أعمالها باستخدام المحاسبة النقدية والتحول إلى المحاسبة على أساس الاستحقاق أثناء نموها.
إذا كنت ستقدم رصيدًا لعملائك أو إذا كنت ستطلب ائتمانًا من مورديك ، فيجب عليك استخدام نظام محاسبة على أساس الاستحقاق. باستخدام المحاسبة على أساس الاستحقاق ، يمكنك تسجيل المشتريات أو المبيعات على الفور ، حتى إذا لم تتغير النقود إلى وقت لاحق ، كما هو الحال في الحسابات الدائنة أو الحسابات المدينة.
03 - الأساسيات - فهم الأصول والخصوم والأسهم
قبل إعداد نظام مسك الدفاتر ، يجب أن تفهم حسابات الشركة الأساسية - الأصول والخصوم وحقوق الملكية . الأصول هي تلك الأشياء التي تمتلكها الشركة مثل المخزون ومستحقات الذمم المدينة. الخصوم هي تلك الأشياء التي تدين بها الشركة مثل ما تدين به لمورديها (الحسابات المستحقة الدفع) ، والقروض المصرفية والأعمال التجارية ، والرهون العقارية ، وأي دين آخر على الكتب. الأسهم هي ملكية مالك الشركة وأي مستثمر في الشركة.
موازنة الكتب
لتحقيق التوازن بين كتبك ، يجب عليك متابعة تتبع هذه العناصر بعناية والتأكد من تسجيل المعاملات التي تتعامل مع الأصول والخصوم وحقوق الملكية بشكل صحيح وفي المكان المناسب. هناك صيغة رئيسية يمكنك استخدامها للتأكد من توازن كتبك دائمًا. تسمى هذه المعادلة المعادلة المحاسبية :
الأصول = الخصوم + حقوق الملكية
المعادلة المحاسبية تعني أن كل شيء يمتلكه البنك (الموجودات) متوازن ضد المطالبات ضد الأعمال (المطلوبات وحقوق الملكية). الخصوم هي مطالبات تستند إلى ما تدين به للموردين والمقرضين. يملك مالكو النشاط التجاري مطالبات ضد الأصول المتبقية (حقوق الملكية).
شروط مسك الدفاتر الأولية المتعلقة بالمعادلة المحاسبية
دعونا نلقي نظرة فاحصة على الأصول والخصوم والمساواة حتى يكون لديك فهم كامل لما يتضمن كل منها.
- الأصول : إذا نظرت إلى شكل الميزانية ، فسوف تشاهد الأصول والخصوم وحسابات الأسهم. تبدأ حسابات الأصول عادة بالحساب النقدي وحساب الأوراق المالية القابل للتداول. ثم يتم سرد حسابات المخزون المستحقة والأصول الثابتة مثل الأراضي والمباني والمنشآت والمعدات. هذه أصول ملموسة. يمكنك فعلا لمسها. لدى الشركات أيضًا أصولًا غير ملموسة مثل شهرة العميل.
- المطلوبات : تشتمل حسابات الخصوم في الميزانية العمومية على الخصوم الحالية والبعيدة المدى. الخصوم المتداولة هي عادة حسابات مستحقة الدفع ومستحقات. الحسابات الدائنة هي عادة ما تدين به الشركة لمورديها وبطاقات الائتمان والقروض المصرفية. سوف تتكون المستحقات من الضرائب المستحقة بما في ذلك ضريبة المبيعات المستحقة والضرائب الفدرالية ، والضمان الاجتماعي ، والضمان الاجتماعي ، وضريبة الرعاية الطبية على الموظفين والتي يتم دفعها بشكل عام كل ثلاثة أشهر.
- حقوق الملكية : تشمل حسابات حقوق الملكية جميع المطالبات التي يمتلكها المالك ضد الشركة. من الواضح أن مالك الشركة لديه استثمار ، وقد يكون الاستثمار الوحيد في الشركة. إذا كانت الشركة قد اتخذت استثمارات أخرى ، فهذا يعتبر هنا كذلك.
04 - أساسيات بيان الدخل - الإيرادات والمصروفات والتكاليف
إذا نظرت إلى الميزانية العمومية في الخطوة 4 ، فستتعرف على الأصول والخصوم وحقوق الملكية. إذا انتقلت إلى بيان الدخل ، ستتعرف على الإيرادات والمصروفات والتكاليف.
الإيرادات هي كل الدخل الذي يستلمه النشاط التجاري عند بيع منتجاتها أو خدماتها. التكاليف ، وتسمى أيضا تكلفة البضائع المباعة ، هي كل الأموال التي ينفقها قطاع الأعمال لشراء أو تصنيع السلع أو الخدمات التي يبيعها لعملائه. يتتبع حساب المشتريات البضائع المشتراة. المصروفات هي جميع الأموال التي يتم إنفاقها لإدارة الشركة التي لا ترتبط على وجه التحديد بمنتج أو خدمة يتم بيعها. مثال على حساب المصروفات هو الرواتب والأجور.
كاتب الحسابات مسؤول عن تحديد الحسابات التي يجب تسجيل المعاملات بها. على سبيل المثال ، إذا كان النشاط التجاري يُجري عملية بيع نقدًا لأحد العملاء ، وكان نشاطك التجاري يستخدم مسك الدفاتر بنظام القيد المزدوج ، فستقوم بتسجيل النقد المستلم في حساب الأصل باسم Cash وسيتم تسجيل البيع في حساب الإيرادات المسمى Sales. في ما يلي مثال آخر على إدخال مسك الدفاتر لبيع نقدي. هذا واحد يلقي في متغير آخر - ما يتعين على صاحب العمل القيام به عندما يتعلق الأمر بضريبة المبيعات.