كيفية إعداد اقتراح الأعمال التخطيط للحدث
بالإضافة إلى ذلك ، يحتاج مخططو الأحداث إلى مهارات تجارية معينة لتشغيل أعمال تخطيط الأحداث بفعالية.
واحد من هؤلاء هو معرفة كيفية إعداد اقتراح تخطيط أعمال الحدث ، وهو خطوة مهمة في تسويق خدماتك وتأمين أعمال العميل.
لماذا أحتاج إلى اقتراح مشروع لتنظيم الحدث؟
في ما يلي سيناريو مألوف لمخطط الحدث: لديك اجتماع عمل مع عميل محتمل لمناقشة حدث قادم.
انها سارت على ما يرام. لقد قمت بتفصيل تجربتك ، خدمات تخطيط الحدث التي تقدمها ، وشرحت مدى توافقك مع ما يبحث عنه العميل. لقد صافحت ، وشكرهم على وقتهم وبعد ذلك ... ماذا؟ خطوتك التالية هي المتابعة وإرسال العميل إلى اقتراح مفصل لتخطيط الحدث.
ما هو بالضبط اقتراح الأعمال تخطيط الحدث؟
اقتراح الأعمال التخطيط للحدث هو وثيقة شاملة تحدد الخدمات التي ستقدمها للحدث. هو كتيب شركتك وحملة التسويق الخاصة بك ، وكلمة المبيعات الخاصة بك في ملف واحد.
يجب أن يقدم لك مقترح الأعمال هذا حدثًا محترفًا ذو خبرة ومهارة ومؤهل بشكل فريد لتنفيذ هذا الحدث. يجب أن يميزك عن غيرك من منظمي الأحداث وأن يثبتك كشخص يمكن أن يثق به العميل.
يجب كتابة مقترح الأعمال الخاص بتخطيط الحدث بشكل جيد ، وأن يحتوي على تفاصيل تتعلق بالخدمات التي يتم تضمينها في الاقتراح (وأيها غير متوفرة) ، وتوضيح كيفية تنفيذ الحدث ، وتوفير التفاصيل الضرورية بحيث يمكن للعميل بسهولة تصور ما يقترحون.
امنحه اللمسة الشخصية
بالتأكيد ، من الأسهل تنزيل قالب "مقترح الأعمال" وبمجرد إدخال المعلومات المفقودة وإرسالها باستخدام بطاقة العمل الخاصة بك. ولكن هل هذا حقا كيف تريد أن تمثل شركتك أو خدماتك؟
إذا كنت لا تأخذ الوقت الكافي لوضع خطة عمل تخطيط بحث مدروس ومدروس بعناية لعميل محتمل ، فماذا تقول عن الجهد الذي ستقدمه إلى العميل الذي أعطاك إيداعات بالفعل؟
تبدأ علاقة العمل الخاصة بك مع أول اتصال لديك مع أي عميل ويتم احتساب مرات الظهور الأولى. لذا خذ وقتك وافعل ذلك بشكل صحيح. قم بإعداد اقتراح مشروع لتخطيط الفعاليات يكون مهنيًا ومخصصًا لحدث العميل الخاص بك - وهو انعكاس لخدمات تخطيط الأحداث الفريدة والمدروسة والفريدة التي توفرها.
7 الأشياء التي ينبغي تضمينها في اقتراح مشروع تنظيم الأعمال
- مقدمة الأعمال - قدم باختصار نشاطك في تخطيط الأحداث. ناقش الخلفية الخاصة بك ، أي شهادات مهنية ، وطول الوقت في العمل ، والخبرة ذات الصلة ، ومكانة خاصة بك إذا كان لديك واحدة.
- وصف الحدث - قدّم نطاقًا شاملاً للحدث ، بما في ذلك التفاصيل التي تمت مناقشتها أثناء اجتماع العميل الأولي ، مثل هدف الحدث ، والتواريخ المحتملة ، وأماكن الانتظار ، وعدد الضيوف ، وما إلى ذلك.
- يجب توفير خدمات تنظيم الحفلات - B محددة للغاية في هذا القسم ، تسرد جميع الخدمات التي ستقدمها لهذا الحدث. تعتبر عناصر الإدراج ذات النقاط أو العناوين الفرعية فعالة للغاية لأنها طريقة سهلة للعميل لمعرفة نطاق الخدمات المضمنة. أدرج أي بائعين ستستخدمهم وأي خدمات اختيارية مقابل رسوم إضافية. من المهم أن تكون مفصلاً في هذا القسم بحيث يكون لدى العميل فهم واضح لما هو مدرج وما هو إضافي.
- أمثلة على عملك - إذا كنت قد خططت لحدث مشابه للحدث الذي تقترحه لهذا العميل ، فهذه هي فرصتك لإظهار هذه المهارات. ضمّن الصور أو الرسومات أو قصاصات الأخبار أو أي صور أخرى تساعد في رسم صورة في ذهن العميل بما يمكنك فعله. هذه طريقة رائعة لتسويق أعمال التخطيط للمناسبات الخاصة بك.
- التكاليف المقترحة - التعبير الدقيق عن جميع التكاليف المرتبطة بتخطيط وتنفيذ هذا الحدث. إن تنسيق هذا القسم كسلسلة من الخطوات سيوجه العميل خلال جميع مراحل الحدث ، مما يساعدهم على تصور كل جانب أثناء ظهوره. كن محددًا ضمن فئة عامة من التكاليف. على سبيل المثال ، إذا كان لديك بندًا لتقديم الطعام ، فاختر التكاليف الفردية للأغذية التي تشير إلى المبلغ لكل شخص ، وعدد الخوادم المطلوبة والسعر بالساعة ، ومصاريف تأجير الطاولة ، والبياضات ، وما إلى ذلك. بدلاً من إعداد اقتراح بعلامة سعر كبيرة واحدة في الأسفل ، اكتب اقتراحًا مفصلاً حتى يتمكن العميل من فهم التكاليف الفردية. هذا مفيد لسببين: أنه يحبط "صدمة لاصقة" لا مفر منها عندما يتم تجميع كل العناصر وهناك علامة سعر كبيرة في الأسفل ، ويمنح العميل الفرصة لتحديد ما إذا كانت تكلفة ساعة الكوكتيل الإضافية تستحق التكاليف.
- الخطوات التالية - في الجزء السفلي من اقتراح مشروع الحدث الخاص بك ، قم بتضمين أي تفاصيل بخصوص التوقيت أو الخطوات التالية. إذا كان للحدث تاريخ ثابت ، تأكد من الإشارة إلى أنه يجب استلام عقد موقع بتاريخ معين حتى تتمكن من تخطيط الحدث وتنفيذه.
حدد الإيداع المطلوب وتاريخ استلامه.
معلومات الاتصال - تأكد من تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك التجارية في الجزء السفلي من اقتراح الأعمال الحدث. أدرج موقعك على الويب وعنوان بريدك الإلكتروني وأرقام هواتفك وأرقام الفاكس والعنوان البريدي. قم بإرفاق بطاقة أعمال باقتراحك أيضًا للرجوع إليها بسهولة.
إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة
بعد إرسال العميل اقتراحك الخاص بتخطيط الحدث ، اتصل به لإعلامه بأن الاقتراح في طريقه. أخبرهم أنك ستتابع في غضون بضعة أيام لمعرفة ما إذا كان لديهم أي أسئلة. إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة. كن متجاوبًا ووفر انتباهًا شخصيًا. إنه مؤشر على كيفية القيام بالأعمال التجارية وإغلاق الصفقة.