ابدأ بالأساسيات
تبدأ أفضل الأفكار بأساس متين ، لذلك من المهم إعداد إطار الحدث الخاص بك قبل النظر إلى الأمام بعيدًا جدًا.
يجب إكمال أشياء مثل التواريخ والأوقات ومسارات الرحلة قبل الانتقال إلى أي تفاصيل معقدة.
اختيار المكان المناسب
سيكون لديك وقت أسهل في العثور على غرفة لمجموعة أصغر ، ولكن عتبات السعة ستكون أكثر إحكاما. إذا توسع الحدث الخاص بك من 50 شخصًا إلى 100 ، فقد تضطر إلى الانتقال إلى غرفة أكبر اعتمادًا على قدرات المكان. بشكل عام ، من الأسهل أن تصبح أصغر في الحضيض ، لذا تسوق في غرفة يمكنها استيعاب أكبر توقعات الحضور.
خريطة خارج استراتيجية التسويق
حتى إذا كنت تستضيف "حدثًا مجانيًا" ، فستظل بحاجة إلى تقديمه بطريقة تجذب التسجيلات . يريد الناس أن يعرفوا كيف سيستفيدون من حضور هذه المناسبة ، والطريقة التي ترسل بها دعواتك وموادك التسويقية يمكن أن يكون لها تأثير كبير على ما إذا كانت ستظهر أم لا. على الرغم من أن هذا الحدث يبدو مثيرًا لك ، إلا أن التحدي الحقيقي هو جذب الآخرين أيضًا.
الميزانية لكل شخص
الجانب السلبي الوحيد للأحداث الصغيرة هو أنها عادة ما تكلف أكثر لكل شخص لأن أسعار الفنادق والمطاعم تنخفض مع زيادة الكميات. لجعل الأمور أكثر تعقيدًا ، قد يؤدي الانخفاض بنسبة 20٪ في عدد الأحداث الصغيرة إلى التأثير على حالة تسعير المجموعة. مع أخذ ذلك في الاعتبار ، فأنت ترغب في وضع ميزانية للميزانية للشخص الواحد تحت رقم الحضور الأقل المتوقع.
إذا قمت بذلك بدقة ، فسيزيد هامش الربح الفعلي لكل شخص تضيفه على العرض.
اللعب على نقاط القوة الخاصة بك
توفر المجموعات الصغيرة مزيدًا من الفرص للمناقشات المنظمة ، لذا استخدمها لصالحك عند التخطيط لمسار الرحلة. ليس من الممتع كثيرًا "التحدث إليه" طوال اليوم ، ولهذا السبب تقدم العديد من الأحداث الصغيرة جلسات جماعية أو خيارات منفصلة. يمكن دمج حتى المشاريع الجماعية في ظل الظروف المناسبة. فكر في طرق لإشراك الحاضرين في الحوار لأن ذلك سيزيد من معدل الاحتفاظ بكل عرض تقديمي.
قم بتضمين جلسات الأسئلة والأجوبة والاستفسارات
أفضل طريقة للحصول على قفزة في التخطيط لحدثك التالي هو الاستماع إلى الملاحظات من حسابك الحالي. اترك الكثير من الوقت للأسئلة في نهاية كل مقطع. يمكنك أيضًا طرح أسئلة من موظفيك من أجل بدء المحادثة. تكون نماذج الملاحظات سهلة بما يكفي لتضمينها في حزم المعلومات الخاصة بك ، ولكن تأكد من إرشاد الحاضرين حول كيفية إرسالهم.
إضافة شبكة ما بعد الحدث
يمكن لوظيفة شبكة جيدة إضافة قيمة هائلة لجميع المشاركين. إذا كنت فعالا في تشجيع الحوار بين الحاضرين فيجب أن يعرف الجميع شيئًا ما عن بعضهم البعض في نهاية اليوم.
يساعد دائمًا على توفير الطعام في وظيفة كهذه ، وقد ترغب أيضًا في تعيين التزامات قبل يوم الحدث. كما يقولون ، لا شيء يرسم حشداً مثل الحشد ، لذا كن سباقاً في تعزيز جميع وظائف ما بعد الحدث.
الأحداث الصغيرة لديها القدرة على أن تكون تجربة ثرية ومجزية للجميع ، لكنك تحتاج إلى تخطيط كل دقيقة مع مراعاة الجمهور. والخبر السار هو أنه يصبح أسهل في كل مرة لأنك ستفهم بدقة ما يأمله ضيوفك.