الباعة التخطيط للحزب كل حدث برو يجب أن يعرف

by روب هارد

يبقى أفضل منظمي الحدث الحاليين مع أماكن الأحداث العصرية في منطقتهم من الفنادق إلى المنتجعات إلى المطاعم . والأهم من ذلك ، أنها تقيم علاقات عمل جيدة ، وحتى ودية مع إدارة المبيعات والمطاعم في تلك الأماكن حيث سيساعد كلاهما على خلق أو كسر الحدث. سوف تثبت هذه العلاقات قيمة للأحداث المستقبلية ، ونأمل أن تجعل مهمتك في تقديم حدث ممتاز أسهل.

وعلى نفس المنوال ، ينبغي أن يكون لدى كل مخطط للحدث (سواء كان مستقلاً أو مستأجرًا كمخطط اجتماعات في مؤسسة) شبكة أعمال شخصية لموردي ومورّدي الأحداث الموثوقين الذين يمكن توظيفهم لمختلف الأحداث.

لن يقتصر الأمر على خفض هذه الشبكة في الوقت المخصص للبحث عن هؤلاء المتعاقدين ، بل سيتعلم مخطط الأحداث كيفية العمل مع تلك الشركات والأفراد للحصول على أفضل خدمة لعملائهم. في النهاية ، يعد التواصل أمرًا مهمًا للغاية في صناعة الاجتماعات والمناسبات.

عندما يتعلق الأمر بالإحالات ، فإن شبكتك (أو عدم وجودها) يمكن أن تعني الفرق بين إنزال وظيفة ومشاهدتها تذهب إلى المنافسة. هنا بائعي خدمات الحدث والموردين والمقاولين يجب أن يكون كل مخطط حدث كبير على شبكتهم.

01 - شركة إدارة الوجهات (DMC)

قد تظهر شركة لإدارة الوجهات (DMC) على السطح لتكون منافسًا لمخطط أحداث محلي ، نظرًا لتركيزها على الحفاظ على العلاقات مع جميع الأماكن المحلية وخدمات الضيافة ، ولكن في الواقع ، يمكن أن تكون شريكًا ممتازًا لمخططي الأحداث.

عند التخطيط لأحداث خارج المدينة أو خارج نطاق خبرتك ، يمكن لـ DMC الجيد أن يصبح أفضل صديق لك وأقرب حليف لك. غالباً ما تغطي علاقاتهم ومعرفتهم المحلية الواسعة جميع جوانب تخطيط الأحداث. يتم توظيف DMCs عادة للمساعدة في تخطيط وتنفيذ جميع الأنشطة خارج الموقع والمساء.

02 - مستشار الاتصالات

يجب إرسال كمية هائلة من المعلومات إلى العملاء والضيوف ، ولكن العديد من مخططي الأحداث لا يتمتعون بالخبرة الفريدة لإنتاج جميع مواد الاتصال مثل الدعوات وجداول الأعمال ومواد المؤتمرات وما إلى ذلك.

سيساعد استشاري الاتصالات في إنشاء مواد نموذجية تتبع آداب وتنسيقات مناسبة لكل نوع من أدوات الاتصالات.

من خلال العمل مع الكتّاب ومصممي الرسوم (أو أداء هذه المسؤوليات مباشرة) ، سيتأكد هذا الشخص من دمج المواد لموضوع الحدث والمراسلة ومعايير العلامة التجارية للعميل. يمكنهم حتى المساعدة في الإنتاج الفعلي وطباعة هذه المواد.

03 - مصمم القرطاسية

كلما كان الحدث أكثر حميمية ، زادت مرونة نمط المواد الورقية التي يمكن استخدامها. محلات القرطاسية المحلية أو عبر الإنترنت لديها خيارات مذهلة ، ويمكن طباعة معظم الصحف اليوم باستخدام طابعة نافثة للحبر التي يمكن أن تضيف بعض التوفير في التكاليف.

حاول العمل مع صاحب المتجر. يجب عليه أن يخزن مئات الأنماط مباشرة في المتجر (ولديه القدرة على طلب المواد المخصصة عند الحاجة). سيقوم مصمم القرطاسية بتقديم الاقتراحات والمساعدة في صياغة الكلمات وطباعة المواد الخاصة بك أيضًا.

نصيحة ثابتة: بالإضافة إلى المزيد من الأدوات المكتبية والقرطاسية الكلاسيكية أو التقليدية ، تأكد من أن المخزون يتضمن خيارات أخرى فريدة أيضًا.

04 - موزع المنتجات الترويجية

أحد قواعد أي حدث هو عدم السماح للضيف بالذهاب إلى المنزل خالي الوفاض. بغض النظر عما إذا كنت تخطط لاجتماع عميل أو ندوة أو مؤتمر أو عرض تجاري أو رحلة تحفيزية أو ما شابه ، يبقى شيء واحد شائعًا: يجب على ضيوفك استلام واستلام عنصر هدايا مناسب.

يجب أن توفر لك جهة الاتصال الخاصة بالمنتجات الترويجية إمكانية الوصول إلى شارات الأسماء ، والمفكرات ، والأقلام ، وأقلام الرصاص ، والملابس ، والجوائز ، وأي عنصر آخر قد تهتم أنت أو عميلك بتقديمه لأولئك الذين يحضرون برنامجك.

نصيحة هدية: من الأفضل دائمًا اختيار الهدايا التي تعكس صورة / العلامة التجارية للمؤسسة المضيفة. عندما يكون ذلك مناسبًا ، قد ترغب أيضًا في امتلاك القدرة على تمييز بعض العناصر بشعار الشركة أو الجمعية.

05 - مصور

هذا هو بند في الميزانية يرغب العديد من العملاء في تجنبه ، ولكن المصور الفوتوغرافي سيعكس جوهر الحدث أو برامج متعددة الأيام ويمنح الضيوف تذكارًا. يمكن أن يكون لديك عدد قليل من المصورين الرائعين في شبكتك لا يقدر بثمن عندما يتم تعيينك للتخطيط لحدث شخصي مثل حفل زفاف.

يجب أن يحافظ المصور أيضًا على شبكة من الموارد مثل إنتاج الفيديو وفنيي الصوت والفيديو وغيرها من المصورين. المصور الذي يجسد الخبرة التقنية مع خبير التسويق هو الشخص الذي تريده في شبكتك. سوف يفهم هو أو هي الفن والأساس المنطقي للأعمال لأي حدث.

06 - مطعم خاص

لا يحدث كل حدث في فندق أو مطعم حيث يتم تقديم خدمات تقديم الطعام تلقائياً. يتم التخطيط للاجتماعات والمناسبات الداخلية في كثير من الأحيان في المنظمات نفسها ، ويتم طلب الطعام وتسليمه. بعض أماكن الأحداث الأكثر تميزًا مثل المعارض الفنية أو المباني التاريخية أو حتى الحدائق الجميلة ستحتاج أيضًا إلى خدمات تقديم الطعام الخاصة.

قد يكون لمقدم الخدمة مطعم خاص به أو مأدبة أو متجر. بالإضافة إلى تقديم مجموعة من عناصر القائمة التي ستجذب تجارب الطعام العامة أو العرقية ، يجب عليه تقديم خيارات رائعة للإفطار والغداء ووجبات الإفطار و / أو العشاء.

07 - صاحب محل نبيذ / سوميلير

من المرجح أن يهتم متدربك بالاحتياجات الخاصة بالحدث ، ولكن سيكون لمخطط الحدث أسبابه الخاصة لتشمل خبيرًا للنبيذ في شبكته.

يمكن لصاحب متجر نبيذ جيد توفير المخزون (للاستهلاك أو هدايا التقدير) كمورد مباشر للأحزاب الخاصة ، ولكن الأهم من ذلك ، يمكن أن يساعد هذا سوميلير تثقيف المخطط حول النبيذ.

Wine Tip: للحصول على مكافأة إضافية ، قم بعمل علاقة مباشرة مع مالك متجر النبيذ لشحن المخزون مباشرة إلى عملائك وقم بتضمين ملاحظة شخصية منك.

08 - شوكولاته

مماثلة لمحل لبيع النبيذ ، يمكن أن تجعل حقا chocolatier كبيرة مخطط الحدث تبدو جيدة. الجميع يحب ganaches الشوكولاته المصنوعة يدويا والكمأ.

إذا استطعت ، اعمل مع شوكولاتة محلية تستخدم جميع المكونات الطازجة ، لكن هناك العديد من صانعي الشوكولاتة الذواقة التي سترسل مباشرة إلى الحدث الخاص بك. تنتج MarieBelle New York شوكولاتة معروضة بشكل جميل.

نصائح للشوكولاته: إذا كنت تريد حقاً أن تتوهم ، يمكن أن تحتوي الشوكولاتة الرائعة على صورة مخصصة أعلى الشيكولاتة أو حتى إنشاء منحوتة من الشوكولاتة أو قطعة مركزية. كما أنها ليست فكرة سيئة أن تطلب من جهة الاتصال الخاصة بك الاحتفاظ ببطاقات العمل الشخصية الخاصة بك في المتجر للحصول على شحن شخصي للعملاء.

09 - بائع زهور

سوف تضيف ترتيبات الأزهار الكبيرة اللون والرقي والعطر إلى الغرفة. ستشمل العديد من الأحداث ترتيبات الأزهار كجزء من ديكور الحدث مثل القطع المركزية للجدول.

سوف يقدم بائع زهور جيد أفكارًا مختلفة تتناول الموضوع والألوان والميزانية لحدثك. وسوف يقوم أيضًا بتقديم المشورة حول أي الأزهار ستصمد بشكل أفضل لمدة الحدث ودرجة حرارته (على سبيل المثال ، الأحداث في الهواء الطلق) والموسم.

10 - الطرف تأجير المورد

على الرغم من أن معظم الأماكن ستحافظ على العلاقات بشكل مباشر مع شركة توريد طرف إيجار ، إلا أنه من المفيد أن يكون لمخططي الأحداث علاقة خاصة بهم مع مورد موثوق لتأجير الحفلات.

قد يتضمن حدثًا رائعًا أي عدد من العناصر للزينة ، والبياضات ، والأرضيات ، والإضاءة ، والمعدات السمعية / البصرية ، وأواني الطعام ، والأواني الزجاجية ، والدعامات ، والخيام ، وما إلى ذلك. وستوفر شركة تأجير حفلات جيدة كل هذا وأكثر. يمكن أن يكون مورد تأجير الحفلات أيضًا موردًا رائعًا للمساعدة في البحث عن أفضل الطرق لدعم موضوع الحدث.

11 - مكتب الاتفاقية والزوار (CVB)

سيوفر مكتب المؤتمرات والزوار (CVB) معلومات قيّمة عن وجهة الحدث وخدماته ومرافقه. سيوفر CVB الوقت والطاقة لأي مخطط للاجتماعات عند الحاجة إلى البحث عن الخدمات المحلية. كما تقدم بعض CVBs أدوات عبر الإنترنت للمخطّطين لطلب معلومات من الفنادق المشاركة وغيرها من الخدمات والأماكن.

يعد CVB مسؤولًا عن الترويج للوجهة المحلية ويمكنه بشكل عام تقديم معلومات حول التاريخ والميزات الفريدة للوجهة. يجب على مخططي الحدث التواصل مع CVB وموظفيها كمورد واحد للحصول على معلومات مفصلة حول السفر والسياحة المحلية.