قائمة مراجعة تخطيط الأحداث

كل مخطط حدث يساوي الملح يعرف أن قائمة مرجعية لتخطيط الحدث ربما تكون الأداة الأكثر قيمة في التخطيط لحدث ناجح. إنها أداة تخطيط الحدث التي تضعك في وضع مريح عندما تستيقظ في منتصف الليل في عرق مذعن مقتنعًا أنك نسيت تفاصيل مهمة في التخطيط لحدثك القادم. مع قائمة مرجعية شاملة لتخطيط الأحداث بجانبك ، يمكنك الاقتراب من الحدث بثقة ، مع العلم أنك لم تغفل عن أي شيء .

ماذا لو اعتبرت نفسك منظّماً جداً وكنت تستخدم بالفعل قائمة مرجعية عند التخطيط لحدث ما ، لكنك واجهت حالات أدركت فيها (متأخرة جداً) أنك لم تميل إلى بعض التفاصيل المهمة. أين أخطأت؟

يتطلب كل حدث قائمة مراجعة لتخطيط الحدث تم تصميمها مع وضع هذا الحدث بعين الاعتبار ومصممة خصيصًا وفقًا لمواصفات الحدث الفردية. لذلك ، تختلف كل قائمة مراجعة لكل حدث. ومع ذلك ، هناك خمسة عناصر يجب أن تكون لديك في قائمة التحقق الخاصة بتخطيط الحدث ، بغض النظر عما إذا كنت تخطط لحفلة عيد ميلاد صغيرة أو وظيفة شركة كبيرة.

توقيع عقود الحدث

قد يبدو ذلك واضحًا ، ولكن تأكد من توقيعك - وتلقي نسخ موقعة في المقابل - جميع العقود التي تحتاجها لحدثك. وهذا يشمل عقود الأحداث مع العميل ، والمكان ، والبائعين ، والفنادق ، والترفيه ، وما إلى ذلك. إن المصافحة القوية هي طريقة لطيفة لإدارة الأعمال ولكن ليس طريقة تأمين توظيف أي بائع وليس طريقة الالتزام بالعمل لصالح عميل .

احصل على كل شيء مكتوبًا ولا تقوم بأي عمل أو تنفق عشرة سنتات على التخطيط للحدث حتى يتم توقيع جميع الأوراق وتسليمها. إذا كنت من منظمي الأحداث الذين يحتاجون إلى عقد حدث لخدمات الحدث الخاص بك ، انقر هنا.

تأكيد تاريخ الحدث والوقت

كنت في عمق الركبة في مراحل التخطيط لهذا الحدث.

كيف يمكن لأي شخص الحصول على التاريخ الخطأ؟ غالبًا ما يكون لدى البائعين عمل آخر. قد يوافق العملاء على تاريخ ووقت الحدث ، ثم ينسون ببساطة إخطاركم بالتغيير في الخطط. قبل البدء في التخطيط لحدثك ، تحقق مرة أخرى من التاريخ ووقت البدء والانتهاء واحصل على كتاباتهم حتى يكون الجميع على نفس الصفحة.

استئجار مساعدة إضافية

لا تقلل من أهمية الحصول على مساعدة إضافية في يوم الحدث. هناك دائمًا شيء يحتاج إلى الاهتمام ، ومعظم منظمي الأحداث مشغولون بالفعل في تشغيل الحدث لتكريس انتباههم إلى المواقف التي تنشأ. يعد الحصول على مساعدة إضافية خطوة مهمة يتم تجاهلها بشكل متكرر حتى يحين وقت متأخر للغاية لتوظيف أفضل موظف للحدث في العمل. لا ترضى عن بقايا الطعام عندما يتعلق الأمر بتعيين موظفين الحدث. ضع هذا العنصر في قائمة التحقق من الأحداث الخاصة بك وقم بتأمين أفضل الموظفين المدربين من ذوي الخبرة التي تحتاجها والتي تناسب ميزانية الحدث الخاص بك.

إجراء جولة في الموقع

لا شيء يقارن بتصور شيء في ذهنك تماما مثل تجربة ذلك مباشرة. إن القيام بمناقشة موقع الحدث مع العميل والموردين يعد خطوة حاسمة في عملية تخطيط الحدث.

إنه يمثل فرصة لإثارة الأسئلة ، ومعالجة المخاوف ، والتوصل إلى اتفاق حول إعداد الغرفة ، والديكور ، وتسجيل التسجيل ، والتدفق العام للحدث. في كثير من الأحيان ، حتى عندما نعتقد أننا نتواصل بوضوح ، فإن رؤيتنا لشيء ما هي في تناقض صارخ مع ما يتخيله شخص آخر بناءً على وصفنا. خذ جولة في الفضاء المادي خلال مراحل التخطيط حتى لا تكون هناك مفاجآت في يوم الحدث.

قم بتضمين تذكيرات للمتابعة

في العالم المثالي ، إخبار شخص ما أنه سيكون كافياً لضمان إنجاز المهمة. لسوء الحظ ، لا يعمل عالم العمل الحقيقي بهذه الطريقة أو على الأقل ليس نشاط تخطيط الحدث. مع الكثير من التفاصيل لإدارة والعديد من اللاعبين المشاركين في مراحل مختلفة من الحدث ، فمن السهل أن تضيع شيئا.

لذلك ، عندما تقوم بتطوير قائمة التحقق الخاصة بتخطيط الحدث الخاص بك لتبقيك منظمًا وفي الموعد المحدد ، قم بتضمين تذكيرات لبعض المتابعات. على سبيل المثال ، إذا تحدثت مع متعهد تقديم الطعام حول أفكار القائمة ، فقم بتضمين عنصر في قائمة التحقق الخاصة بتخطيط الحدث لديك يقرأ ، "تابع مع متعهد تقديم الطعام في القائمة المقترحة" و "جدولة المذاق مع متعهد تقديم الطعام". في تخطيط الحدث ، لا يوجد شيء مثل تأكيد شيء كثير جدا.