في معظم الولايات ، إلى حد بعيد أكبر عدد من شكاوى المستهلكين ، ترتبط عقوبات العمولة ومرفقات الترخيص والإلغاء بإدارة الممتلكات . لا يعني ذلك أن هؤلاء المرخص لهم الذين يقومون بإدارة الممتلكات أغبياء.
إنها تجارة كثيفة للغاية. في حين قد يقوم الوكيل العادي بإجراء 12 عملية بيع سنوياً مع اتفاقية شراء ومستندات ذات صلة ، فقد يقوم مدير العقار المتوسط بإجراء مئات المعاملات الأصغر.
حقيقة أنها أصغر لا تجعل تلك المعاملات أقل أهمية ولا تقلل من المخاطر التي ينطوي عليها القيام بها. بصفتك مديرًا للممتلكات ، فأنت تتعاقد مع مالك لتسويق عقاراته وتأجيرها ، وجمع الإيجارات وتحويلها إلى المالك ، وإدارة الممتلكات ، من الصيانة إلى إنفاذ قواعد المستأجرين.
عند القيام بذلك ، فأنت تتعامل مع المالكين والمستأجرين وشركات الإصلاح ووسائل الإعلان والمتعاقدين وغيرهم. كل واحد من هذه المعاملات يقدم بعض المخاطر في عملك. ليس بالضرورة أن يكون هناك الكثير من المخاطرة في كل حالة ، ولكنه تراكمي.
الوظائف المالية هي على الأرجح إلى خلق مشاكل للسمسار.
الوظائف المالية تشمل:
- تتطلب وظيفة التسويق والمالية سجلات النفقات والدخل ، بالإضافة إلى السجلات الضريبية وفواتير الإعلانات والمزيد ،
- إدارة المستأجر ينطوي على سجلات لجميع طلباتهم ، والتاريخ دفع التأجير وانتهاكات القواعد ، و
- تتطلب صيانة المنشآت والإصلاحات جداول الصيانة ، وسجلات الإصلاح الخاصة بالضمان ، وسجلات العاملين والموظفين من الباطن.
بالطبع عنصر إدارة المخاطر هو مهم جدا. كارثة كبيرة يمكن أن تهدد بقاء الممتلكات اقتصاديا. تعتبر السجلات التي تم الاحتفاظ بها جزءًا من هذا ، حيث يمكن إحباط أي إجراء قانوني يتخذه الآخرون إذا كانت هناك سجلات مفصلة تفند مطالباتهم.
جزء من إدارة المخاطر هو تحديد المخاطر مقابل المكافأة. مثال جيد هو حوض استحمام ساخن أو حوض سباحة في مكان الإقامة. يجب أن يقوم مدير العقار والمالك بموازنة قيمة المجمع مع المخاطر المتكبدة. عندما يتم تحديد مثل هذا الخطر ، هناك ثلاث طرق يمكن معالجتها:
1. تجنب - يمكن اتخاذ قرار لإزالة حوض الاستحمام الساخن أو حمام السباحة ، حيث أن إيرادات الإيجار الإضافية لا تستحق تكلفة التأمين أو المخاطر التي تنطوي عليها.
2. التحكم - إذا تم الاحتفاظ بحوض الاستحمام الساخن ، فربما يتم تثبيت قفل مشفرة وسياج لمنع الأطفال الأصغر سنًا.
3 - نقل المخاطر - الطريقة الأكثر شيوعاً للتعامل مع المخاطر هي شراء التأمين لنقل المخاطر إلى شركة التأمين.
سيقوم مدير العقارات الناجح بالتخطيط للمشاكل ، والحفاظ على ملفات وسجلات ممتازة لكل نشاط ، وتقييم هذه الوظائف باستمرار لتحديد ما إذا كان التغيير ضروريًا.
المستندات والبريد الإلكتروني
في العديد من الولايات ، يُطلب منك فقط الاحتفاظ بسجلات المعاملات لمدة ست سنوات.
ومع ذلك ، فمن المستحسن الاحتفاظ بها لفترة أطول ، خاصةً إذا كان مسموحًا لك بذلك في شكل إلكتروني. يمكنك أن تراهن أنه إذا كان لدى أي من الطرفين مطالبة ، فإن الشخص الذي يريد مقاضاةك على شيء ما قبل ست سنوات وعشرة أيام سيظل لديه نسخ المستندات الخاصة به. من الصعوبة بمكان أن تتذرع بقضيتك إذا كنت قد قمت بالفعل بتدمير نسخك.
عندما يتعلق الأمر بالبريد الإلكتروني ، فإن أي إجراء قضائي يتضمن قرضًا مضمونًا فيدراليًا (إلى حد كبير جميع صفقاتنا السكنية) ، يمكن أن يرغمك على إنتاج رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالمعاملة والاتصالات مع العميل / العميل. هناك العديد من الطرق وبرامج الكمبيوتر لحفظ رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة ، ولكن اقرأ بعض المقالات هنا حول Evernote ، وهو حل لأسباب عديدة. إليك كيفية التعامل مع البريد الإلكتروني باستخدام Evernote وأرشيف Gmail الخاص بك.
تعديل لتناسب حل البريد الإلكتروني الخاص بك.
- إعداد إعادة التوجيه التلقائي في Gmail لكل رسالة إلكترونية إلى أو من عميلك / عميلك.
- يذهبون إلى جهاز كمبيوتر محمول في Evernote لهذه الصفقة.
- بعد مرور أسبوعين على الإغلاق ، اسحب جميع الرسائل الإلكترونية في Evernote واطبعها بترتيب زمني إلى ملف PDF.
نظرًا لأن ملفات PDF قابلة للبحث فيها ، يمكنك بسرعة سحب أي بريد إلكتروني قد يحتاج إليه شخص ما باستخدام كلمات رئيسية. وهو يعمل بشكل جيد.