على سبيل المثال ، ماذا لو تعرض أحد المتطوعين لحادث أثناء خدمتك؟ ماذا لو خرق المتطوع القانون أو ألحق الضرر بشخص آخر؟ مؤسستك يمكن أن تكون مسؤولة.
فيما يلي خمس طرق لتقلل من احتمال تعرضك لمشاكل مع متطوعيك.
قد يبدو بعض هذه الأمور مرهقاً ، لكن خذ وقتك للقيام بها بشكل صحيح وحماية منظمتك ومتطوعيك.
تطوير السياسات والإجراءات التطوعية
التشاور مع محام أو أخصائي تطوعي للتأكد من أن هذه كافية. يجب أن توضح السياسات الواجبات التطوعية وتعالج قضايا مثل التمييز والمضايقة وغيرها من السلوكيات غير القانونية المحتملة.
من خلال حظر السلوك السيئ صراحةً ، قد تكون مؤسستك محمية من المسؤولية. تأكد أيضًا من تضمين الحماية للمتطوع من سوء المعاملة من قِبل المنظمة وموظفيها.
اكتب أوصاف وظيفة لجميع المناصب التطوعية
كن صريحًا حول توقعات المتطوع وما يستطيع أو لا يمكنه فعله. توضيح أي خطر محتمل للمتطوعين وطلب تصريح موقَّع من المسئولية. قد يساعد الوصف الوظيفي الشامل والموجز في حماية المنظمة من المسؤولية إذا تجاوز المتطوع ما هو مسموح له القيام به.
فيما يلي بعض الأشياء التي يجب تضمينها في وصف الوظيفة:
- هدفك غير الربحي
- التدريب اللازم لهذا المنصب
- الواجبات المتوقعة من المتطوع
- الوقت اللازم للقيام بهذه المهمة
- الموقع الذي سيؤدي فيه المتطوع العمل
مطالبة كل متطوع بملء طلب
في معظم الأحيان ، فإنه يدفع إلى طلب تطبيق .
ومع ذلك ، في بعض الأحيان مع المشاريع الجماعية التي تنطوي على "دعوة الماشية" للمتطوعين ، يمكنك ببساطة أن يملأ المتطوعون تنازلاً يحرر المنظمة من المسؤولية.
سيعتمد تعقيد التطبيق على الموضع. إذا كان المتطوع يعمل مع أشخاص ضعفاء مثل الأطفال أو كبار السن ، فيجب أن يكون الشريط أعلى. بالنسبة للمهام الضيقة ذات المخاطرة القليلة لأي شخص ، سيكون التطبيق الأقصر مناسبًا. كن حذرا في الحصول على تطبيقات مختلفة لوظائف مختلفة. ليس هناك معنى في تثبيط بعض المتطوعين بشكل طويل إذا لم يكن ذلك ضروريا.
في ما يلي بعض الأشياء التي يجب تضمينها في التطبيق ، عند الاقتضاء:
- المعلومات الشخصية مثل العنوان ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني ، الشخص الذي يجب الاتصال به في حالة المرض أو الحوادث ، رخصة القيادة ، إثبات التأمين الشخصي ، إلخ.
- المؤهلات ، عند الضرورة للوظيفة ، مثل المهارات الخاصة أو التحصيل العلمي.
- المراجع التي يمكن أن تشهد على حسن الخلق أو أخلاقيات العمل. قد تكون المراجع من أحد أعضاء المجتمع ، أو غير ربحية أخرى حيث تطوع مقدم الطلب ، أو صاحب العمل.
- إذن خطي لفحص الخلفية ، ضروري إذا كان المتطوعون يعملون مع الأطفال أو غيرهم من السكان المعرضين للخطر
- تنازل عن السرية حتى تتمكن من جمع المعلومات التي تحتاجها ومشاركتها بشكل مناسب.
إجراء الفحص المناسب
كن حذرا هنا. يعتبر الفحص مهمة بشكل خاص للمتطوعين الذين قد يكونون على اتصال مع الأشخاص الضعفاء ، أو الذين يضطرون إلى القيادة أثناء القيام بعملهم التطوعي أو الانخراط في أنواع أخرى من الأعمال الخطرة.
ومع ذلك ، فإن 31٪ من المنظمات غير الربحية لا تجري فحوصات تطوعية وفقًا لدراسة واحدة. غالباً ما تعتقد المنظمات غير الربحية أنها تستطيع أن تراقب متطوعيها بأنفسهم وتهمل إجراء فحوصات خلفية مناسبة. ولكن هذا يمكن أن يترك المنظمة مفتوحة للمسؤولية. فكر في الفحص كجزء من إجراءات السلامة وإدارة المخاطر.
يجب أن يكون الفحص دائماً محترماً ويحمي خصوصية المتطوعين قدر الإمكان. الحصول على موافقة كتابية للفحص قبل المتابعة.
أيضا ، الشاشة من وقت لآخر كإجراء وقائي.
يمكن أن يكون الفحص سهلاً مثل المقابلة الشخصية ، أو يمكن أن يشمل:
- الشيكات الخلفية الجنائية
- سجلات القيادة والتراخيص
- تأكيد التأمين
- فحص الظروف الصحية أو طلب إثبات بعض اللقاحات
- التحقق من أوراق الاعتماد مثل شهادة التدريس أو تقييم المهارات الخاصة
توفير التدريب والإدارة الممتازة
لا تقم مطلقًا بتفكيك المتطوع بدون تدريب كافٍ . يقدّر المتطوعون أنهم مدربون ، لذا فهم يعرفون ماذا يفعلون ومتى. تدريب في مجموعات أو واحد على واحد. تطوير مواد مكتوبة يمكن للمتطوع أن يأخذها معهم ، والتدريب على مهامهم المحددة. تعيين المتطوع لشخص من الموظفين للرقابة.
التدريب يمكن أن يشمل:
- قواعد السلوك الخاصة بمؤسستك
- كيفية التصرف عند تمثيل المنظمة
- كيفية تحديد والإبلاغ عن سوء المعاملة
- كيفية الحفاظ على سرية المنظمة والأشخاص الذين تخدمهم
- ما تتوقعه بالتحديد من المتطوع
- كيفية الإبلاغ عن أي مشاكل
- من هو المسؤول وكيف تصل إليهم
أخيرًا ، كن راغباً في فصل أحد المتطوعين إذا انتهك أيًا من القواعد ، أو يصعب التوافق معه ، أو لا يمكن الاعتماد عليه ، أو يكون مسيئًا بأي شكل من الأشكال. قم بتطوير إجراء مكتوب للموظفين إذا كان يجب عليهم السماح للمتطوع بالذهاب.
أخبر المتطوع دائمًا لماذا تسمح له بالرحيل ، ثم ثبِّت الفصل ، تمامًا كما تفعل مع موظف مدفوع الأجر. سيساعدك اتباع الإجراء ومتابعته وتسجيلك في الإجراء إذا قرر المتطوع تقديم شكوى إلى الإدارة العليا أو محاولة العودة إليك.
لا تنسَ أن تضع سياسات لموظفيك تتناول كيفية التعامل مع المتطوعين. صف المضايقات وكيفية تجنبها. قم بإعداد إجراءات التظلمات التي يمكن للمتطوعين استخدامها للإبلاغ عن أي إساءة.
يريد المتطوعون أن يفعلوا الخير ويقدرون عندما تكون المنظمة مستعدة للعمل معهم. انهم يريدون سياسات جيدة في مكان والحصول على التدريب والإدارة المناسبة. إن الإبقاء على المتطوعين حولك لا يتطلب فقط الامتنان من جانبك بل أيضًا نهجًا منظمًا يحمي كل من المتطوعين ومن منظمتك غير الربحية.
الموارد الموصى بها:
المتطوعون: موازنة المخاطر والمكافآت (مجموعة تحالف التأمين غير الربحي)
فحص التطوع - من شركة إنرجايز ، وهي مركز للخبرات التطوعية.